O inventor do telefone, Alexander Graham Bell, disse certa vez: "Antes de tudo, a preparação é a chave para o sucesso". Quando se trata de entender o que se quer a>a alcançar em uma reunião, isto não poderia ser mais verdadeiro.

A preparação para uma reunião é um dos componentes-chave para seu sucesso. Segundo a Inc, reuniões ineficazes custam às empresas americanas cerca de US$283 bilhões por ano. Então, como você pode garantir estabelecer metas de reuniões para que suas reuniões ajudem sua equipe a atender às suas expectativas? Vamos dar uma olhada em alguns passos que você pode dar para atingir o sucesso.

Por que você está se reunindo?

Identificar o propósito de sua reunião é crucial para estabelecer metas e expectativas claras. Afinal, como você pode esperar alcançar um resultado específico se não souber qual é esse resultado?

Como líder empresarial, você provavelmente tem muito em seu prato. Se você não está se reunindo com as partes interessadas, você está tentando se manter no topo das decisões importantes. Seu tempo é valioso, por isso é importante ter certeza de que cada reunião que você realiza serve a um propósito. Você precisa viver de acordo com uma regra importante, não perca tempo conversando com as pessoas quando a conversa puder ser um e-mail.

Antes mesmo de começar convidar pessoas para sua reunião, tome alguns minutos para pensar sobre o problema ou questão que você precisa resolver. O que você espera conseguir ao realizar esta reunião? Você precisa tomar uma decisão? Resolver um problema? Tormentar novas idéias?

Uma vez que esteja claro em sua mente qual é o propósito da reunião, você precisa deixar isso claro para todos os participantes. Isto não só ajuda a definir o tom da reunião, mas também garante que todos estejam na mesma página e possam vir preparados com idéias e soluções para contribuir.

Ao fazer isso, você pode garantir que sua equipe saiba o que se espera deles e estará preparando o terreno para uma sucesso da reunião. Isto não só economizará tempo e aumentará a eficiência, mas também ajudará a garantir que você esteja progredindo em direção aos seus objetivos comerciais.

Quem precisa estar lá?

Isto é mais crucial para o sucesso de sua reunião do que você pensa - especialmente quando se trata de agendamento de reuniões de grupo. Se as pessoas erradas estiverem lá, isso pode levar a muitas conversas paralelas e é muito mais provável que se desloque para fora do tópico. Tudo isso é perda de tempo que pode facilmente resultar em você ter que se encontrar novamente e afastá-lo ainda mais daquilo que você quer alcançar.

Como líder empresarial ou empresário, é importante considerar cuidadosamente quem você precisa para tratar efetivamente do assunto em questão. Isto pode incluir partes interessadas relevantes, tomadores de decisão e membros da equipe que tenham conhecimentos ou experiência relevantes.

Também é importante considerar o tamanho da reunião. Se você tiver muitas pessoas presentes, pode ser mais difícil ter uma discussão produtiva e chegar a uma decisão. Demasiados cozinheiros estragam o caldo como dizem. Por outro lado, se você não convidar as pessoas certas, isso pode levar a uma falta de adesão ou a oportunidades perdidas de entrada. Pense bem antes, faça uma lista ou fale com outros gerentes para refinar a quem você precisa atender.

Uma vez que você saiba quem convidar, o desafio será encontrar um tempo. Uma ferramenta de agendamento como Doodle pode ajudá-lo a encontrar um tempo rapidamente sem ter que se perder em um e-mail para frente e para trás. Você pode fazer uma pesquisa e começar a obter confirmações em minutos.

Criar uma agenda

Muitas pessoas frequentemente as esquecem, mas uma agenda é uma das formas mais simples, mas eficaz, de estabelecer objetivos e expectativas claras. Não só ajuda a garantir que você se mantenha no caminho certo e não se afaste do tempo ou da discussão, mas também ajuda os participantes a virem preparados com suas próprias idéias e soluções.

Para CEOs e executivos, é importante dedicar alguns minutos para delinear os tópicos que deseja discutir na reunião, bem como o tempo alocado para cada um deles. Isto pode ajudar a garantir que todos os tópicos sejam cobertos e que a meeting permaneça focalizada.

É também uma boa idéia identificar quem será responsável por liderar cada discussão. Pode ser você ou alguém de sua equipe com uma visão maior dessa área. Isto vai realmente ajudá-lo a tirar resultados tangíveis da reunião.

Não se esqueça de fazer o acompanhamento

Há muito pouco sentido em se encontrar se você não conseguir algo com isso. É por isso que os seguimentos são importantes. É a melhor maneira de garantir que quaisquer próximos passos ou itens de ação acordados na reunião estejam acontecendo. Com o Doodle, é fácil dar tempo de reunião para fazer isso acontecer.

Primeiro, é importante rever o progresso feito em direção ao cumprimento dos objetivos estabelecidos na reunião. Isto pode incluir a verificação do status de quaisquer itens de ação atribuídos ou a revisão do progresso feito para a solução de um problema específico. Ao fazer isto, você será capaz de assegurar que tudo está nos trilhos e tomar providências se começar a sair dos trilhos. A detecção precoce de situações problemáticas é a chave para mitigar qualquer potencial desastre.

Seguimientos eficaces também ajudam a fomentar um senso de responsabilidade entre sua equipe e garantir que as tarefas sejam concluídas em tempo hábil. É uma boa idéia estabelecer um sistema de acompanhamento, como o envio de um resumo da reunião junto com os itens de ação a todos os participantes. Um processo regular 1:1 também é uma boa maneira de se manter atualizado com tudo o que está acontecendo no negócio.

Você descobrirá que alcançar o sucesso em suas reuniões é muito mais fácil se você planejar com antecedência, usar um agendador de reuniões on-line e ter objetivos e expectativas claras. Entenda porque você está se reunindo, quem você precisa para estar presente, crie uma agenda estruturada e, o que é importante, não se esqueça de fazer o acompanhamento. Aplique estes passos toda vez que precisar ter uma reunião e um aumento na produtividade certamente será seguido.