Como definir objectivos e expectativas claros para as suas reuniões

O inventor do telefone, Alexander Graham Bell, disse uma vez: "Antes de mais nada, a preparação é a chave do sucesso". Quando se trata de compreender o que se pretende alcançar numa reunião isto não poderia ser mais verdadeiro.

A preparação de uma reunião é um dos principais componentes para o seu sucesso. De acordo com a Increuniões ineficazes custam às empresas americanas cerca de 283 mil milhões de dólares por ano. Então, como pode garantir que definir objectivos de reunião para as suas reuniões, de modo a ajudar a sua equipa a corresponder às suas expectativas? Vejamos alguns passos que pode dar para alcançar o sucesso.

Porque é que a reunião se realiza?

Identificar o objetivo da sua reunião é crucial para definir objectivos e expectativas claros. Afinal, como é que se pode esperar alcançar um resultado específico se não se sabe qual é esse resultado?

Enquanto líder empresarial é provável que tenha muito em que pensar. Se não se reúne com as partes interessadas, está a tentar manter-se à frente de decisões importantes. O seu tempo é valioso, por isso é importante certificar-se de que cada reunião que realiza tem um objetivo. Tem de seguir uma regra importante: não perca tempo a falar com as pessoas quando a conversa pode ser feita por correio eletrónico.

Antes mesmo de começar a convidar pessoas para a sua reunião reserve alguns minutos para pensar no problema ou na questão que precisa de abordar. O que é que espera alcançar com esta reunião? Precisa de tomar uma decisão? Resolver um problema? Fazer um brainstorming de novas ideias?

Quando estiver claro na sua mente qual é o objetivo da reunião precisa de o tornar claro para todos os participantes. Isto não só ajuda a definir o tom da reunião, mas também garante que todos estão na mesma página e podem vir preparados com ideias e soluções para contribuir.

Ao fazê-lo, pode garantir que a sua equipa sabe o que se espera dela e estará a preparar o terreno para uma reunião bem sucedida. Isto não só poupará tempo e aumentará a eficiência, como também ajudará a garantir que está a progredir em direção aos seus objectivos empresariais.

Quem precisa de estar presente?

Isto é mais crucial para o sucesso da sua reunião do que pensa - especialmente quando se trata de agendamento de reuniões de grupo. Se estiverem presentes as pessoas erradas, a reunião pode dar origem a muitas conversas paralelas e é muito mais provável que se desvie do tema. Tudo isto é tempo perdido que pode facilmente resultar na necessidade de uma nova reunião e afastá-lo ainda mais daquilo que pretende alcançar.

Enquanto líder empresarial ou empreendedor é importante considerar cuidadosamente de quem precisa para abordar eficazmente a questão em causa. Isto pode incluir partes interessadas relevantes, decisores e membros da equipa com conhecimentos ou experiência relevantes.

Também é importante considerar a dimensão da reunião. Se estiver presente um grande número de pessoas, pode ser mais difícil ter uma discussão produtiva e chegar a uma decisão. Demasiados cozinheiros estragam o caldo, como se costuma dizer. Por outro lado, se não convidar as pessoas certas, pode não haver adesão ou perder oportunidades de dar o seu contributo. Pense cuidadosamente com antecedência, faça uma lista ou fale com outros gestores para saber quem deve participar.

Depois de saber quem convidar, o desafio será encontrar uma hora. Uma ferramenta de agendamento como o Doodle pode ajudá-lo a encontrar rapidamente uma hora sem ter de se perder num vai e vem de e-mails. Pode fazer uma sondagem e começar a receber confirmações em minutos.

Criar uma agenda

Muitas pessoas esquecem-se frequentemente delas, mas uma ordem de trabalhos é uma das formas mais simples e eficazes de definir objectivos e expectativas claras. Não só ajuda a garantir que se mantém no caminho certo e que não se desvia do tempo ou da discussão previstos, como também ajuda os participantes a virem preparados com as suas próprias ideias e soluções.

Para os diretores executivos e presidentes, é importante dedicar alguns minutos a delinear os tópicos que pretende discutir na reunião, bem como o tempo atribuído a cada um. Isto pode ajudar a garantir que todos os tópicos são abordados e que a reunião se mantém concentrada.

Também é uma boa ideia identificar quem será responsável por liderar cada discussão. Pode ser você ou alguém da sua equipa com mais conhecimentos nessa área. Isto vai ajudá-lo a obter resultados tangíveis da reunião.

Não se esqueça de fazer o acompanhamento

Não faz muito sentido realizar uma reunião se não se obtiver qualquer resultado. É por isso que o seguimento é importante. É a melhor forma de garantir que os próximos passos ou itens de ação acordados na reunião estão a ser concretizados. Com o Doodle é fácil encontrar tempo para a reunião para que isso aconteça.

Em primeiro lugar, é importante analisar os progressos efectuados para atingir os objectivos definidos na reunião. Isto pode incluir a verificação do estado de quaisquer itens de ação atribuídos ou a revisão do progresso feito para resolver um problema específico. Ao fazê-lo, poderá garantir que tudo está no bom caminho e tomar medidas se começar a sair dos carris. A deteção precoce de situações problemáticas é fundamental para mitigar potenciais desastres.

Acompanhamentos eficazes também ajudam a promover um sentido de responsabilidade entre a sua equipa e a garantir que as tarefas são concluídas atempadamente. É uma boa ideia estabelecer um sistema de acompanhamento, como o envio de um resumo da reunião, juntamente com os pontos de ação, a todos os participantes. Um processo regular de 1:1 é também uma boa forma de garantir que se mantém atualizado sobre tudo o que está a acontecer na empresa.

Será muito mais fácil obter sucesso nas suas reuniões se planear com antecedência, utilizar um programador de reuniões online e tiver objectivos e expectativas claros. Perceba porque é que se vai reunir, quem precisa de estar presente, crie uma agenda estruturada e, mais importante, não se esqueça de fazer o acompanhamento. Aplique estes passos sempre que precisar de ter uma reunião e a produtividade irá certamente aumentar.