Cómo ser productivo cuando se trabaja a distancia

Con el final de la pandemia COVID-19 a la vista, será fascinante ver cómo se adapta el mundo a este periodo de agitación y trastorno. ¿Volveremos todos a nuestras costumbres anteriores al COVID o marcará la pandemia un momento decisivo?

Parece dudoso que volvamos a ver el gel de manos o las mascarillas de la misma manera. Nunca volveremos a dar por sentado que podemos cenar en un restaurante, comprar en una tienda de verdad o enviar a los niños a una escuela de verdad. Pero, ¿y el trabajo? ¿Han desaparecido para siempre las 40 horas semanales de oficina?

Eso parece. Incluso las empresas que antes permitían poca o ninguna flexibilidad para trabajar desde casa se han dado cuenta de las ventajas de permitir a los empleados trabajar a distancia o, como mínimo, elegir cuándo es más eficiente trabajar en la oficina. En la actualidad, algo menos de la mitad de los estadounidenses trabajan a distancia, aunque sin duda ha comenzado el retorno al lugar de trabajo. Sin embargo, las investigaciones sugieren que el número de estadounidenses que trabajan totalmente a distancia habrá aumentado la friolera de un 87% tras la pandemia, y que un porcentaje aún mayor verá incrementada la flexibilidad de sus horarios y ubicaciones.

Al principio, cuando los cierres se afianzaron en todo el mundo, las organizaciones tuvieron que adaptar rápidamente sus sistemas, herramientas y procedimientos para dar cabida a una mano de obra remota. El reto ahora no es cómo crear un entorno en el que los empleados remotos puedan seguir haciendo su trabajo, sino cómo crear un entorno en el que los empleados remotos puedan prosperar.

Los albores del espacio de trabajo digital

Damos por sentado el espacio de trabajo físico: los escritorios, los monitores, la máquina de café, las salas de reuniones. Para que las empresas y las personas sean altamente productivas, también necesitamos darles un espacio de trabajo en el que prosperar. Es esencial que, al hacerlo, las empresas no se limiten a intentar sustituir las herramientas físicas por equivalentes virtuales, sino que reconsideren toda la experiencia desde una perspectiva remota.

Elegir un conjunto de herramientas de productividad y colaboración es fundamental para crear un espacio de trabajo digital de éxito. Pero con tantas soluciones entre las que elegir, ¿cómo saber cuáles escoger?

1. Céntrate primero en los impulsores de la productividad. Aunque algunas herramientas son bonitas o pueden hacer que los empleados sientan que están recibiendo la última y mejor aplicación para el lugar de trabajo, debes demostrar una implacabilidad al estilo Terminator adoptando sólo las herramientas que impulsen el negocio o aumenten la eficiencia de los empleados.

2. Terminator era despiadadamente eficiente, pero no era muy divertido en las fiestas. Una vez que hayas identificado el tipo de herramienta necesaria, opta por la solución con la mejor UX, una que tus empleados disfruten utilizando.

3. Piensa en todas las formas en que interactúan tus empleados. Aunque tendemos a pensar en las herramientas más destacadas, como las aplicaciones de colaboración y las herramientas de gestión de proyectos, ¿qué ocurre si los portátiles de los empleados dejan de funcionar de repente? Es difícil ser productivo cuando no puedes acceder a tu trabajo, y no puedes enviar exactamente a Dave de TI a recorrer el mundo para solucionar los problemas de contraseñas. El software de acceso remoto podría ser una inclusión fundamental en este caso. ¿Qué otros problemas podrían paralizar tus departamentos?

4. Las herramientas que pueden integrarse fácilmente harán que la plantilla y el espacio de trabajo digital sean más felices y productivos. Las integraciones ahorran a los empleados el tiempo y el esfuerzo de saltar entre aplicaciones, lo que se ha demostrado que interrumpe la concentración y el flujo más de lo que esperan los directivos.

5. Por último, las mejores herramientas de productividad son sencillas en el sentido de plug-and-play, pero pueden adaptarse a las necesidades de cada empleado o equipo. Por ejemplo, la consola de administración de Doodle permite a los gestores y administradores crear distintos niveles de permisos y aplicar diversas funciones a diferentes grupos. Cada empleado obtiene la herramienta precisa de planificación de horarios que necesita y nada más.

La fuerza de la costumbre

Aunque no cabe duda de que la tecnología favorece la productividad, ser un empleado a distancia realmente exitoso y eficiente también es cuestión de desarrollar hábitos y barreras individuales. Aunque las aplicaciones y las herramientas pueden ayudar a mantenerlos, (todavía) no pueden sustituirlos por completo.

1. Crea un horario y cúmplelo. Tu horario no es sólo una cuestión de tus horas de trabajo, sino que debe incorporar elementos como un ritual matutino y tratar de optimizar tu jornada laboral. Si tus niveles de energía son más altos por la mañana, por ejemplo, tal vez quieras crear un Calendario Reservable para aceptar reuniones exigentes con clientes sólo entre el desayuno y la hora de comer. Piensa en cómo es tu día mejor y más productivo y utiliza las herramientas a tu disposición para que eso ocurra lo más a menudo posible.

2. Bob Dylan, el AC Cobra, pescado y patatas fritas... a veces, los clásicos son los mejores. El clásico probado y verdadero de la productividad es la lista de tareas pendientes y, ya sea con lápiz y papel o con una aplicación multidispositivo, las tareas pendientes son tan fiables ahora como siempre. Un par de consejos, sin embargo. En lugar de abarrotar tu lista de tareas pendientes con una lista interminable de ambiciones, elige tres tareas imprescindibles cada día y céntrate en ellas antes de hacer cualquier otra cosa. Da un paso más y sigue el consejo de Brian Tracy de "Cómete esa rana ": aborda tu tarea más exigente a primera hora y pasarás el resto de tu jornada laboral como un rayo.

3. Dedica tiempo a convertirte en un usuario experto de las herramientas que tienes a tu disposición y repasa las últimas funciones. Unas horas de aprendizaje ahora probablemente te ahorrarán decenas de horas en el futuro. Si tu empresa utiliza Doodle y dedicas más de 10 minutos a la semana a organizar tu agenda, por ejemplo, es casi seguro que lo estás haciendo mal. Regálate el ahorro de tiempo.

4. Es imposible ser productivo todas las horas de la jornada laboral. Tomarse descansos, ya sean pequeños respiros o pausas más largas, es esencial para maximizar la productividad. Las investigaciones sugieren que una media de 52 minutos de trabajo seguidos de 17 minutos de descanso produce los mejores resultados, mientras que muchos de los empresarios y mentes empresariales más famosos del mundo confían en los paseos a la hora de comer, los almuerzos largos o las sesiones de ejercicio.

5. Las empresas pueden organizar talleres (virtuales) de productividad o formación para aumentar el conocimiento de los empleados remotos sobre las últimas tendencias y herramientas de productividad que pueden ayudar a elevar la moral, así como la eficacia organizativa. También ayuda que los líderes compartan su rutina matutina o expliquen por qué su paseo a la hora de comer o sus sesiones de meditación por la tarde son partes cruciales de su día. Rol

   es un mejor ejemplo para los empleados que limitarse a hacer declaraciones vacías sobre la cultura de la empresa.

El análisis final

Peter Drucker es casi con toda seguridad la figura más citada en el mundo de la empresa y la gestión, pero eso se debe a que proporcionó un puñado de frases geniales cuando se trata de resumir la estrategia empresarial en una sola línea. Posiblemente la más importante: "Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo". Esto también se aplica a la productividad de los empleados.

Medir la productividad de una organización puede ser desalentador y costoso, pero hay dos formas en que todas las empresas pueden abordar la cuestión:

1. Adoptar una visión de helicóptero y estudiar cómo está funcionando la empresa. En términos generales, ¿va bien el negocio? Más concretamente, ¿los indicadores como el NPS, las encuestas de compromiso de los empleados y las opiniones de los empleados tienden en la dirección correcta?

2. Métete hasta la cintura en las trincheras de los datos. Todas las plataformas y herramientas que constituyen tu espacio de trabajo digital deben tener robustos back-ends que te permitan analizar las tendencias de uso y los comportamientos de los empleados. Por ejemplo, la consola de administración de Doodle permitirá a los administradores obtener informes instantáneos que detallen cómo y cuándo utilizan Doodle los miembros del equipo. Esto no sólo te asegura que estás sacando partido a tu dinero en términos de uso de la plataforma, sino que revela tendencias que pueden ayudarte a optimizar aún más tu forma de hacer negocios.

Ahí lo tienes. El trabajo a distancia no tiene por qué ser el pariente pobre del trabajo presencial. Hay un montón de investigaciones que sugieren que trabajar a distancia es al menos tan eficaz como trabajar en la oficina, si no más. Sin embargo, tiene que hacerse correcta y deliberadamente, tanto por parte del empleado como de la organización. Sigue estos consejos, y tú y tu organización seréis profesionales de la productividad en un abrir y cerrar de ojos.

Además de aprovechar al máximo el trabajo a distancia, también es importante comprender la diferencia entre reuniones internas y externas. Consulta nuestros consejos aquí.