Hoe blijf je productief als je op afstand werkt?

Nu het einde van de COVID-19-pandemie hopelijk in zicht is, wordt het heel interessant om te zien hoe de wereld zich aanpast aan zo’n periode van onrust en omwentelingen. Gaan we allemaal weer terug naar hoe het vroeger was, of betekent de pandemie een keerpunt?

Het lijkt me twijfelachtig of we ooit nog op dezelfde manier naar handgel of mondkapjes zullen kijken. Binnen in een restaurant kunnen eten, winkelen in een echte fysieke winkel of de kinderen naar een echte school sturen: dat zullen we nooit meer als vanzelfsprekend beschouwen. Maar hoe zit het met werk? Is de 40-urige werkweek op kantoor voorgoed verdwenen?

Dat lijkt er wel op. Zelfs bedrijven die voorheen weinig of geen flexibiliteit boden om thuis te werken, hebben zich gerealiseerd het voordeel dat werknemers op afstand kunnen werken of op zijn minst te bepalen wanneer het het meest efficiënt is om op kantoor te werken. Op dit moment werkt iets minder dan de helft van de Amerikanen op afstand, hoewel de terugkeer naar het werk is ongetwijfeld begonnen. Uit onderzoek blijkt echter dat het aantal Amerikanen dat volledig op afstand werkt, zal na de pandemie met maar liefst 87% zijn gestegen, waarbij een nog groter percentage aangeeft meer flexibiliteit te hebben in hun werktijden en werkplekken.

Toen de lockdowns wereldwijd van kracht werden, moesten bedrijven in eerste instantie hun systemen, tools en procedures snel aanpassen om ruimte te bieden aan medewerkers die op afstand werkten. De uitdaging ligt nu niet meer in het creëren van een omgeving waarin medewerkers op afstand gewoon hun werk kunnen doen, maar in het creëren van een omgeving waarin ze zich kunnen ontplooien.

Het begin van de digitale werkplek

We zien de fysieke werkplek als vanzelfsprekend: de bureaus, de beeldschermen, het koffiezetapparaat, de vergaderruimtes. Om ervoor te zorgen dat bedrijven en mensen superproductief kunnen zijn, moeten we ze ook een werkplek bieden waar ze tot hun recht komen. Het is essentieel dat bedrijven daarbij niet alleen proberen fysieke hulpmiddelen te vervangen door virtuele equivalenten, maar dat ze de hele ervaring vanuit een perspectief op afstand heroverwegen.

Een pakket met productiviteits- en samenwerkingstools is essentieel voor het opzetten van een succesvolle digitale werkplek. Maar met zoveel oplossingen om uit te kiezen, hoe weet je dan welke je moet kiezen?

1. Richt je eerst op factoren die de productiviteit stimuleren. Hoewel sommige tools leuk zijn om te hebben of medewerkers het gevoel kunnen geven dat ze de allernieuwste en allerbeste app voor op het werk krijgen, moet je een meedogenloosheid à la Terminator aan de dag leggen en alleen die tools invoeren die het bedrijf vooruithelpen of de efficiëntie van je medewerkers verhogen.

2. De Terminator was meedogenloos efficiënt, maar op feestjes was hij niet echt een gezellige gast. Zodra je hebt vastgesteld welk soort tool je nodig hebt, kies je voor de oplossing met de beste gebruikerservaring – een die je medewerkers graag gebruiken.

3. Denk eens goed na over alle manieren waarop je medewerkers met elkaar communiceren. We denken vaak aan de meer opvallende tools, zoals samenwerkingsapps en projectmanagementtools, maar wat gebeurt er als de laptops van je medewerkers ineens niet meer werken? Het is lastig om productief te zijn als je geen toegang hebt tot je werk, en je kunt Dave van IT natuurlijk niet zomaar de hele wereld rond laten vliegen om wachtwoordproblemen op te lossen. Software voor toegang op afstand zou in dit geval van cruciaal belang kunnen zijn. Welke andere problemen zouden je afdelingen tot stilstand kunnen brengen?

4. Tools die makkelijk te integreren zijn, zorgen voor gelukkiger en productiever personeel en een betere digitale werkplek. Dankzij integraties hoeven medewerkers niet meer heen en weer te schakelen tussen apps, wat – zoals blijkt – hun concentratie en werkritme meer verstoort dan managers denken.

5. Tot slot zijn de beste productiviteitstools heel simpel, een soort plug-and-play, maar kunnen ze wel worden aangepast aan de behoeften van elke medewerker of elk team. Bijvoorbeeld, Doodle’s Beheerdersconsole Hiermee kunnen managers en beheerders verschillende toegangsniveaus instellen en verschillende functies toewijzen aan verschillende groepen. Elke medewerker krijgt precies die planningstool die hij of zij nodig heeft, en niets meer dan dat.

De kracht van de gewoonte

Hoewel technologie zeker bijdraagt aan de productiviteit, is het om een echt succesvolle en efficiënte telewerker te zijn ook een kwestie van het ontwikkelen van persoonlijke gewoonten en belemmeringen. Hoewel apps en tools hierbij kunnen helpen, kunnen ze deze (nog) niet helemaal vervangen.

1. Maak een schema en houd je eraan. Je schema gaat niet alleen over je werktijden, maar moet ook dingen bevatten zoals een ochtendritueel en erop gericht zijn je werkdag zo goed mogelijk in te delen. Als je ’s ochtends bijvoorbeeld het meest energie hebt, kun je misschien een ‘Bookable Calendar’ maken om zware klantafspraken alleen tussen het ontbijt en de lunch in te plannen. Bedenk hoe jouw beste en meest productieve dag eruitziet en gebruik de tools die je tot je beschikking hebt om dat zo vaak mogelijk te realiseren.

2. Bob Dylan, de AC Cobra, fish and chips… soms zijn de klassiekers gewoon het allerbest. De beproefde klassieker op het gebied van productiviteit is de takenlijst En of je nu pen en papier gebruikt of een app die op meerdere apparaten werkt: je takenlijst is nog net zo betrouwbaar als altijd. Maar hier zijn wel een paar tips. In plaats van je takenlijst vol te proppen met een eindeloze lijst van ambities, kies je elke dag drie taken die je echt moet doen en concentreer je je daarop voordat je iets anders gaat doen. Ga nog een stapje verder en volg het advies van Brian Tracy om “Pak die kikker aan” – Pak meteen de lastigste klus aan, dan gaat de rest van je werkdag als een speer.

3. Maak tijd vrij om de tools die je tot je beschikking hebt volledig onder de knie te krijgen en verdiep je in de nieuwste functies. Een paar uur leren nu zal je later waarschijnlijk tientallen uren besparen. Als je bedrijf bijvoorbeeld Doodle gebruikt en je besteedt meer dan 10 minuten per week aan het organiseren van je agenda, dan doe je het vrijwel zeker verkeerd. Geef jezelf het cadeau van tijdwinst.

4. Het is onmogelijk om elk uur van de werkdag productief te zijn. Pauzes nemen, of het nu gaat om korte adempauzes of langere onderbrekingen, is essentieel om je productiviteit te maximaliseren. Onderzoek wijst uit dat gemiddeld 52 minuten werken, gevolgd door 17 minuten rust levert de beste resultaten op, terwijl veel van ’s werelds beroemdste ondernemers en zakelijke grootheden zweren bij wandelingen tijdens de lunchpauze, lange lunches of korte work-outs.

5. Bedrijven kunnen (virtuele) productiviteitsworkshops of trainingen organiseren om medewerkers die op afstand werken bewust te maken van de nieuwste productiviteitstrends en -tools die zowel het moreel als de efficiëntie binnen de organisatie kunnen verbeteren. Het helpt ook als leidinggevenden hun ochtendroutine delen of uitleggen waarom hun wandeling tijdens de lunchpauze of hun meditatiesessies in de middag zo’n belangrijk onderdeel van hun dag zijn. Rol

   Door het goede voorbeeld te geven, geef je je medewerkers een beter voorbeeld om te volgen dan door alleen maar loze uitspraken te doen over je bedrijfscultuur.

De eindanalyse

Peter Drucker is vrijwel zeker de meest geciteerde figuur op het gebied van bedrijfsleven en management, maar dat komt omdat hij een paar absolute pareltjes heeft geleverd als het gaat om het samenvatten van bedrijfsstrategie in één zin. Zijn belangrijkste uitspraak is waarschijnlijk: “Als je het niet kunt meten, kun je het niet verbeteren.” Dat geldt ook voor de productiviteit van medewerkers.

Het meten van de productiviteit van een organisatie kan best lastig en duur zijn, maar er zijn twee manieren waarop alle bedrijven dit kunnen aanpakken:

1. Bekijk het geheel vanuit een helikopterperspectief en ga na hoe het bedrijf presteert. Gaat het in het algemeen goed met het bedrijf? En meer specifiek: gaan indicatoren zoals de NPS, enquêtes over de betrokkenheid van medewerkers en beoordelingen van medewerkers de goede kant op?

2. Duik tot aan je middel in de datagaten. Alle platforms en tools waaruit je digitale werkplek bestaat, moeten beschikken over robuuste back-ends waarmee je gebruikstrends en het gedrag van medewerkers kunt analyseren. Bijvoorbeeld Doodle’s Beheerdersconsole Hiermee kunnen beheerders direct rapporten opvragen waarin precies staat hoe en wanneer teamleden Doodle gebruiken. Dit zorgt er niet alleen voor dat je waar voor je geld krijgt wat betreft het gebruik van het platform, maar brengt ook trends aan het licht die je kunnen helpen je bedrijfsvoering nog verder te optimaliseren.

Nou, daar heb je het dan. Werken op afstand hoeft niet per se het ondergeschoven kindje te zijn van werken op kantoor. Er is een berg aan onderzoek om aan te geven dat thuiswerken minstens zo efficiënt is als op kantoor werken, zo niet nog efficiënter. Het moet echter wel op de juiste manier en bewust worden aangepakt – zowel door de medewerker als door de organisatie. Volg deze tips, en jij en je organisatie zijn binnen de kortste keren echte productiviteitsprofs.

Naast het optimaal benutten van het werken op afstand, is het ook belangrijk om het verschil tussen interne en externe vergaderingen te begrijpen. Bekijk onze tips hier.