Wie man produktiv ist, wenn man aus der Ferne arbeitet

Da das Ende der COVID-19-Pandemie nun hoffentlich in Sicht ist, wird es faszinierend sein zu sehen, wie sich die Welt an eine solche Zeit des Aufruhrs und der Umwälzungen anpasst. Werden wir alle wieder so werden wie vor der COVID-Pandemie oder stellt die Pandemie einen Wendepunkt dar?

Es scheint zweifelhaft, dass wir Handgel oder Gesichtsmasken jemals wieder auf dieselbe Weise betrachten werden. In einem Restaurant zu essen, in einem echten Laden einzukaufen oder die Kinder in eine richtige Schule zu schicken, wird nie wieder als selbstverständlich angesehen werden. Aber was ist mit der Arbeit? Ist die 40-Stunden-Woche im Büro für immer verschwunden?

Es scheint so. Selbst Unternehmen, die früher nur wenig oder gar keine Flexibilität bei der Arbeit von zu Hause aus zuließen, haben die Vorteile erkannt , die sich daraus ergeben, dass sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von zu Hause aus zu arbeiten oder zumindest zu entscheiden, wann es am effizientesten ist, im Büro zu arbeiten. Derzeit arbeitet weniger als die Hälfte der Amerikaner/innen aus der Ferne, obwohl die Rückkehr an den Arbeitsplatz zweifellos begonnen hat. Untersuchungen deuten jedoch darauf hin, dass die Zahl der Amerikaner/innen, die ausschließlich aus der Ferne arbeiten, nach der Pandemie um satte 87 % gestiegen ist, wobei ein noch höherer Prozentsatz eine größere Flexibilität bei den Arbeitszeiten und -orten aufweist.

Als die Pandemie sich weltweit ausbreitete, mussten die Unternehmen ihre Systeme, Werkzeuge und Verfahren schnell anpassen, um die Mitarbeiter/innen aus der Ferne zu beschäftigen. Die Herausforderung besteht nun nicht mehr darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter/innen ihre Arbeit trotzdem erledigen können, sondern darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter/innen wohlfühlen können.

Die Anfänge des digitalen Arbeitsbereichs

Wir halten den physischen Arbeitsplatz für selbstverständlich: die Schreibtische, die Monitore, die Kaffeemaschine, die Besprechungsräume. Damit Unternehmen und Einzelpersonen hochproduktiv sein können, müssen wir ihnen auch einen Arbeitsplatz bieten, an dem sie sich wohlfühlen. Dabei ist es wichtig, dass Unternehmen nicht nur versuchen, physische Arbeitsmittel durch virtuelle Äquivalente zu ersetzen, sondern dass sie die gesamte Arbeitsumgebung aus der Fernperspektive neu überdenken.

Die Auswahl einer Reihe von Produktivitäts- und Kollaborationstools ist entscheidend für die Schaffung eines erfolgreichen digitalen Arbeitsbereichs. Aber woher weiß man bei der großen Auswahl an Lösungen, welche man wählen soll?

1. Konzentriere dich zunächst auf die Produktivitätsfaktoren. Manche Tools sind zwar nett anzusehen oder geben den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie die neueste und beste App für ihren Arbeitsplatz bekommen, aber du solltest wie der Terminator rücksichtslos nur die Tools einsetzen, die das Geschäft vorantreiben oder die Effizienz der Mitarbeiter steigern.

2. Der Terminator war rücksichtslos effizient, aber auf Partys war er nicht sehr lustig. Wenn du herausgefunden hast, welche Art von Tool du brauchst, entscheide dich für die Lösung mit der besten Benutzeroberfläche - eine, die deine Mitarbeiter/innen gerne benutzen.

3. Denke über alle Arten der Interaktion deiner Mitarbeiter/innen nach. Wir denken oft an die wichtigsten Tools, wie Apps für die Zusammenarbeit und Projektmanagement, aber was passiert, wenn die Laptops der Mitarbeiter plötzlich nicht mehr funktionieren? Es ist schwer, produktiv zu sein, wenn man nicht auf seine Arbeit zugreifen kann, und du kannst nicht gerade Dave aus der IT-Abteilung um den Globus schicken, um Passwortprobleme zu lösen. Fernzugriffssoftware könnte in diesem Fall eine wichtige Ergänzung sein. Welche anderen Probleme könnten deine Abteilungen zum Stillstand bringen?

4. Tools, die sich leicht integrieren lassen, sorgen für eine zufriedenere und produktivere Belegschaft und einen digitalen Arbeitsbereich. Integrationen ersparen den Mitarbeitern das Springen zwischen verschiedenen Apps, was nachweislich die Konzentration und den Arbeitsfluss stärker stört, als die Manager erwarten.

5. Die besten Produktivitäts-Tools sind unkompliziert und können auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter/innen oder Teams zugeschnitten werden. Die Admin-Konsole von Doodle ermöglicht es Managern und Administratoren zum Beispiel, verschiedene Berechtigungsstufen einzurichten und verschiedene Funktionen auf verschiedene Gruppen anzuwenden. Jeder Mitarbeiter bekommt genau das Planungswerkzeug, das er braucht, und nicht mehr.

Die Macht der Gewohnheit

Technologie unterstützt zwar die Produktivität, aber ein wirklich erfolgreicher und effizienter Fernarbeitnehmer zu sein, ist auch eine Frage der Entwicklung individueller Gewohnheiten und Barrieren. Apps und Tools können diese zwar unterstützen, sie aber (noch) nicht vollständig ersetzen.

1. Erstelle einen Zeitplan und halte dich an ihn. Dein Zeitplan ist nicht nur eine Frage der Arbeitszeiten, sondern sollte auch Elemente wie ein Morgenritual enthalten und darauf abzielen, deinen Arbeitstag zu optimieren. Wenn du zum Beispiel morgens am energiegeladensten bist, könntest du einen buchbaren Kalender erstellen, um anstrengende Kundentermine nur zwischen Frühstück und Mittag anzunehmen. Überlege dir, wie dein bester und produktivster Tag aussieht, und nutze die Werkzeuge, die dir zur Verfügung stehen, um das so oft wie möglich zu erreichen.

2. Bob Dylan, die AC Cobra, Fish and Chips... manchmal sind die Klassiker die besten. Der altbewährte Klassiker der Produktivität ist die To-Do-Liste, und ob mit Stift und Papier oder mit einer App für mehrere Geräte, die To-Do-Liste ist heute so zuverlässig wie eh und je. Hier ein paar Tipps. Anstatt deine To-Do-Liste mit einer endlosen Liste von Zielen zu überfrachten, solltest du jeden Tag drei Aufgaben auswählen, die du unbedingt erledigen musst, und dich auf diese konzentrieren, bevor du irgendetwas anderes machst. Geh noch einen Schritt weiter und befolge Brian Tracys Ratschlag "Eat That Frog " - erledige deine anspruchsvollste Aufgabe als erstes und du wirst den Rest deines Arbeitstages wie im Flug vergehen lassen.

3. Nimm dir Zeit, die dir zur Verfügung stehenden Tools zu beherrschen und dich mit den neuesten Funktionen vertraut zu machen. Wenn du jetzt ein paar Stunden lernst, sparst du dir in Zukunft wahrscheinlich Dutzende von Stunden. Wenn dein Unternehmen Doodle benutzt und du mehr als 10 Minuten pro Woche damit verbringst, deinen Terminkalender zu organisieren, machst du es mit Sicherheit falsch. Schenke dir selbst das Geschenk der Zeitersparnis.

4. Es ist unmöglich, jede Stunde des Arbeitstages produktiv zu sein. Pausen - ob kurze Verschnaufpausen oder längere Pausen - sind wichtig, um die Produktivität zu maximieren. Untersuchungen zeigen, dass durchschnittlich 52 Minuten Arbeit gefolgt von 17 Minuten Pause zu den besten Ergebnissen führen, während viele der berühmtesten Unternehmer und Geschäftsleute der Welt auf Spaziergänge in der Mittagspause, lange Mittagspausen oder Sport schwören.

5. Unternehmen können (virtuelle) Produktivitäts-Workshops oder -Schulungen veranstalten, um ihre Mitarbeiter/innen für die neuesten Produktivitätstrends und -werkzeuge zu sensibilisieren, die sowohl die Arbeitsmoral als auch die Effizienz des Unternehmens steigern können. Es ist auch hilfreich, wenn Führungskräfte ihre Morgenroutine mit anderen teilen oder erklären, warum ihr Spaziergang in der Mittagspause oder ihre Meditationssitzungen am Nachmittag ein wichtiger Teil ihres Tages sind. Rolle

   Die Vorbildfunktion ist ein besseres Beispiel für die Mitarbeiter/innen als leere Erklärungen über die Unternehmenskultur.

Die abschließende Analyse

Peter Drucker ist mit Sicherheit die meistzitierte Figur in der Wirtschaft und im Management, aber das liegt daran, dass er eine Handvoll absoluter Knaller geliefert hat, wenn es darum geht, die Unternehmensstrategie in einem Einzeiler zusammenzufassen. Sein wohl wichtigster Satz lautet: "Wenn du es nicht messen kannst, kannst du es auch nicht verbessern". Das gilt auch für die Mitarbeiterproduktivität.

Die Produktivität eines Unternehmens zu messen, kann entmutigend und teuer sein, aber es gibt zwei Möglichkeiten, wie alle Unternehmen das Thema angehen können:

1. Nimm eine Helikopterperspektive ein und untersuche, wie das Unternehmen arbeitet. Läuft das Geschäft im Allgemeinen gut? Genauer gesagt: Zeigen Indikatoren wie der NPS, Umfragen zum Mitarbeiterengagement und Mitarbeitergespräche in die richtige Richtung?

2. Steig hüfttief in die Datengräben ein. Alle Plattformen und Tools, die deinen digitalen Arbeitsbereich ausmachen, sollten über robuste Backends verfügen, mit denen du Nutzungstrends und Mitarbeiterverhalten analysieren kannst. Mit der Admin-Konsole von Doodle können Administratoren zum Beispiel sofort Berichte darüber erstellen, wie und wann Teammitglieder Doodle nutzen. So stellst du nicht nur sicher, dass du die Plattform optimal nutzt, sondern kannst auch Trends erkennen, die dir helfen, deine Geschäftsabläufe weiter zu optimieren.

Da hast du es also. Fernarbeit muss nicht das Stiefkind der Arbeit vor Ort sein. Zahlreiche Studien belegen, dass die Arbeit aus der Ferne mindestens genauso effizient ist wie die Arbeit im Büro, wenn nicht sogar noch effizienter. Allerdings muss es richtig und bewusst gemacht werden - sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Unternehmen. Wenn du diese Tipps befolgst, werden du und dein Unternehmen im Handumdrehen zu Produktivitätsprofis.

Um das Beste aus der Fernarbeit herauszuholen, ist es auch wichtig, den Unterschied zwischen internen und externen Meetings zu kennen. Schau dir unsere Tipps hier an.