Come essere produttivi quando si lavora da remoto

Con la fine della pandemia COVID-19 che si spera sia ormai alle porte, sarà affascinante vedere come il mondo si adatterà a questo periodo di turbolenze e sconvolgimenti. Torneremo tutti alle nostre abitudini pre-COVID o la pandemia segnerà un momento di svolta?

Sembra improbabile che guarderemo ancora al gel per le mani o alle mascherine per il viso nello stesso modo. La possibilità di cenare in un ristorante, di fare acquisti in un vero negozio o di mandare i bambini in una vera scuola non sarà mai più data per scontata. Ma che dire del lavoro? La settimana lavorativa di 40 ore è scomparsa per sempre?

Sembrerebbe di sì. Anche le aziende che prima concedevano poca o nessuna flessibilità al lavoro da casa hanno capito i vantaggi di permettere ai dipendenti di lavorare da remoto o, per lo meno, di scegliere quando è più efficiente lavorare in ufficio. Attualmente, poco meno della metà degli americani lavora da remoto, anche se il ritorno al posto di lavoro è indubbiamente iniziato. Tuttavia, la ricerca suggerisce che il numero di americani che lavorano completamente da remoto sarà aumentato di ben l'87% dopo la pandemia, con una percentuale ancora più alta che vedrà una maggiore flessibilità nei propri orari e luoghi.

All'inizio, quando i blocchi hanno preso piede a livello globale, le organizzazioni hanno dovuto adattare rapidamente i loro sistemi, strumenti e procedure per accogliere la forza lavoro da remoto. Ora la sfida non è come creare un ambiente in cui i dipendenti remoti possano continuare a svolgere il proprio lavoro, ma come creare un ambiente in cui i dipendenti remoti possano prosperare.

L'alba dello spazio di lavoro digitale

Diamo per scontato lo spazio di lavoro fisico: le scrivanie, i monitor, la macchina del caffè, le sale riunioni. Affinché le aziende e gli individui siano altamente produttivi, dobbiamo anche offrire loro uno spazio di lavoro in cui prosperare. È essenziale che, nel farlo, le aziende non si limitino a sostituire gli strumenti fisici con equivalenti virtuali, ma che ripensino l'intera esperienza da una prospettiva remota.

La scelta di una suite di strumenti di produttività e collaborazione è fondamentale per creare uno spazio di lavoro digitale di successo. Ma con così tante soluzioni tra cui scegliere, come si fa a sapere quali scegliere?

1. Concentrati innanzitutto sui fattori di produttività. Sebbene alcuni strumenti siano piacevoli o possano far sentire i dipendenti come se stessero ricevendo l'ultima e più bella applicazione per il posto di lavoro, dovresti dimostrare una spietatezza in stile Terminator nell'adottare solo gli strumenti che stimolano l'attività o aumentano l'efficienza dei dipendenti.

2. Terminator era spietatamente efficiente, ma non era molto divertente alle feste. Una volta individuato il tipo di strumento necessario, scegli la soluzione con la migliore UX, che i tuoi dipendenti utilizzino con piacere.

3. Pensa a tutti i modi in cui i tuoi dipendenti interagiscono. Anche se tendiamo a pensare agli strumenti più importanti, come le app di collaborazione e gli strumenti di gestione dei progetti, cosa succede se i laptop dei dipendenti smettono improvvisamente di funzionare? È difficile essere produttivi quando non si può accedere al proprio lavoro e non si può certo mandare Dave dell'IT in giro per il mondo a risolvere i problemi di password. Il software di accesso remoto potrebbe essere un elemento fondamentale in questo caso. Quali altri problemi potrebbero bloccare i tuoi reparti?

4. Gli strumenti che possono essere integrati facilmente renderanno la forza lavoro e lo spazio di lavoro digitale più felici e produttivi. Le integrazioni risparmiano ai dipendenti il tempo e lo sforzo di passare da un'app all'altra, cosa che, come è stato dimostrato, interrompe la concentrazione e il flusso di lavoro più di quanto i manager si aspettino.

5. Infine, i migliori strumenti di produttività sono semplici da usare, ma possono essere adattati alle esigenze di ciascun dipendente o team. Ad esempio, l'Admin Console di Doodle permette ai manager e agli amministratori di creare diversi livelli di autorizzazione e di applicare varie funzioni a diversi gruppi. Ogni dipendente riceve lo strumento di pianificazione degli orari di cui ha bisogno e niente di più.

La forza dell'abitudine

Sebbene la tecnologia favorisca la produttività, essere un dipendente remoto efficiente e di successo è anche una questione di abitudini e barriere individuali. Sebbene le app e gli strumenti possano essere di supporto, non possono (ancora) sostituirli del tutto.

1. Crea un programma e rispettalo. Il tuo programma non è solo una questione di orari di lavoro, ma dovrebbe includere elementi come un rituale mattutino e cercare di ottimizzare la tua giornata lavorativa. Se i tuoi livelli di energia sono più alti al mattino, ad esempio, potresti creare un calendario prenotabile per accettare gli incontri con i clienti più impegnativi solo tra la colazione e l'ora di pranzo. Pensa a quale sia la tua giornata migliore e più produttiva e usa gli strumenti a tua disposizione per far sì che ciò accada il più spesso possibile.

2. Bob Dylan, l'AC Cobra, pesce e patatine... a volte i classici sono i migliori. Il classico della produttività è la lista delle cose da fare e, che si tratti di carta e penna o di un'applicazione multidispositivo, la lista delle cose da fare è affidabile come non mai. Un paio di consigli però. Piuttosto che affollare la tua lista delle cose da fare con un elenco infinito di ambizioni, scegli tre compiti irrinunciabili ogni giorno e concentrati su quelli prima di fare qualsiasi altra cosa. Fai un ulteriore passo avanti e segui il consiglio di Brian Tracy: "Mangia quella rana ": affronta il tuo compito più impegnativo come prima cosa e riuscirai a superare il resto della tua giornata lavorativa.

3. Ritagliati del tempo per diventare un esperto degli strumenti che hai a disposizione e rispolvera le ultime funzionalità. Qualche ora di apprendimento adesso ti farà risparmiare decine di ore in futuro. Se la tua azienda usa Doodle e stai spendendo più di 10 minuti a settimana per organizzare i tuoi impegni, ad esempio, quasi sicuramente stai sbagliando. Regalati un risparmio di tempo.

4. È impossibile essere produttivi ogni ora della giornata lavorativa. Fare delle pause, sia brevi che più lunghe, è essenziale per massimizzare la produttività. Le ricerche suggeriscono che una media di 52 minuti di lavoro seguiti da 17 minuti di riposo porta ai migliori risultati, mentre molti degli imprenditori e delle menti aziendali più famose al mondo giurano di fare passeggiate in pausa pranzo, pranzi lunghi o esercizi fisici.

5. Le aziende possono organizzare workshop (virtuali) sulla produttività o corsi di formazione per sensibilizzare i dipendenti remoti sulle ultime tendenze e sugli strumenti di produttività che possono contribuire ad aumentare il morale e l'efficienza dell'organizzazione. Inoltre, è utile che i leader condividano la loro routine mattutina o spieghino perché la passeggiata in pausa pranzo o le sessioni di meditazione pomeridiane sono parti cruciali della loro giornata. Il modello di ruolo

   La modellazione dei ruoli è un esempio migliore da seguire per i dipendenti rispetto alle dichiarazioni vuote sulla cultura aziendale.

L'analisi finale

Peter Drucker è quasi certamente la figura più citata nel mondo degli affari e del management, ma questo perché ha fornito una manciata di frasi assolutamente entusiasmanti quando si tratta di racchiudere la strategia aziendale in una sola frase. La più importante è probabilmente: "Se non puoi misurarlo, non puoi migliorarlo". Questo vale anche per la produttività dei dipendenti.

Misurare la produttività di un'organizzazione può essere scoraggiante e costoso, ma ci sono due modi in cui tutte le aziende possono affrontare il problema:

1. Guardare dall'alto e studiare l'andamento dell'azienda. In termini generali, gli affari vanno bene? Nello specifico, indicatori come NPS, sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti e recensioni dei dipendenti stanno andando nella giusta direzione?

2. Immergiti nelle trincee dei dati. Tutte le piattaforme e gli strumenti che costituiscono il tuo spazio di lavoro digitale dovrebbero avere dei back-end solidi che ti permettano di analizzare le tendenze di utilizzo e i comportamenti dei dipendenti. Ad esempio, l'Admin Console di Doodle consente agli amministratori di ottenere rapporti istantanei su come e quando i membri del team utilizzano Doodle. In questo modo non solo ti assicuri di ottenere il massimo in termini di utilizzo della piattaforma, ma riveli anche le tendenze che possono aiutarti a ottimizzare ulteriormente il tuo modo di lavorare.

Ecco come stanno le cose. Il lavoro a distanza non deve essere per forza il parente povero del lavoro in sede. Numerose ricerche indicano che lavorare da remoto è efficiente almeno quanto lavorare in ufficio, se non addirittura di più. Tuttavia, deve essere fatto in modo corretto e deliberato, sia dal dipendente che dall'organizzazione. Segui questi consigli e tu e la tua azienda diventerete dei professionisti della produttività in pochissimo tempo.

Oltre a sfruttare al meglio il lavoro da remoto, è importante anche capire la differenza tra riunioni interne ed esterne. Dai un'occhiata ai nostri consigli qui.