Hur man arbetar produktivt på distans

Nu när slutet på covid-19-pandemin förhoppningsvis är i sikte blir det spännande att se hur världen anpassar sig efter en sådan period av turbulens och omvälvningar. Kommer vi alla att återgå till våra vanor från tiden före covid, eller utgör pandemin en vattendelare?

Det verkar osannolikt att vi någonsin kommer att se på handdesinfektionsmedel eller ansiktsmasker på samma sätt igen. Att kunna äta på en restaurang, handla i en riktig butik eller skicka barnen till en riktig skola kommer aldrig mer att tas för givet. Men hur är det med arbetet? Har den 40-timmars arbetsveckan på kontoret försvunnit för gott?

Det verkar så. Även företag som tidigare tillät liten eller ingen flexibilitet när det gäller att arbeta hemifrån har insett fördelen med att låta anställda arbeta på distans eller åtminstone att välja när det är mest effektivt att arbeta på kontoret. För närvarande arbetar knappt hälften av amerikanerna på distans, även om återgången till arbetsplatsen har utan tvekan börjat. Forskningen tyder dock på att Antalet amerikaner som arbetar helt på distans kommer att ha ökat med hela 87 % efter pandemin, och en ännu större andel upplever ökad flexibilitet när det gäller arbetstider och arbetsplatser.

I början, när nedstängningarna började gälla världen över, var organisationerna tvungna att snabbt anpassa sina system, verktyg och rutiner för att kunna hantera en personalstyrka som arbetade på distans. Utmaningen nu är inte hur man skapar en miljö där distansanställda fortfarande kan utföra sitt arbete, utan hur man skapar en miljö där distansanställda kan trivas.

Den digitala arbetsplatsens gryning

Vi tar den fysiska arbetsmiljön för given: skrivborden, bildskärmarna, kaffemaskinen, mötesrummen. För att företag och individer ska kunna vara högproduktiva måste vi också ge dem en arbetsmiljö där de kan trivas. Det är viktigt att företagen i detta sammanhang inte bara försöker ersätta fysiska verktyg med virtuella motsvarigheter, utan att de omprövar hela upplevelsen ur ett distansperspektiv.

Att välja en svit med produktivitets- och samarbetsverktyg är avgörande för att skapa en framgångsrik digital arbetsmiljö. Men med så många lösningar att välja mellan – hur vet man vilka man ska välja?

1. Fokusera först på faktorer som ökar produktiviteten. Även om vissa verktyg är trevliga att ha eller kan ge medarbetarna en känsla av att de får den senaste och bästa arbetsplatsappen, bör du visa en ”Terminator-liknande” hänsynslöshet och endast införa de verktyg som driver verksamheten framåt eller ökar medarbetarnas effektivitet.

2. Terminatorn var skoningslöst effektiv, men han var inte särskilt rolig på fester. När du väl har fastställt vilken typ av verktyg som behövs, välj den lösning som har den bästa användarupplevelsen – en som dina medarbetare tycker om att använda.

3. Tänk igenom alla sätt som dina medarbetare interagerar på. Vi brukar ofta tänka på de mer framträdande verktygen, som samarbetsappar och projektledningsverktyg, men vad händer om medarbetarnas bärbara datorer plötsligt slutar fungera? Det är svårt att vara produktiv när man inte kommer åt sitt arbete, och man kan ju inte direkt skicka Dave från IT-avdelningen jorden runt för att lösa lösenordsproblem. Programvara för fjärråtkomst kan vara avgörande i ett sådant fall. Vilka andra problem skulle kunna få era avdelningar att stanna upp helt?

4. Verktyg som enkelt kan integreras bidrar till en nöjdare och mer produktiv personal samt en bättre digital arbetsmiljö. Integrationer sparar medarbetarna tid och möda genom att de slipper växla mellan olika appar, vilket har visat sig störa koncentrationen och arbetsflödet mer än vad cheferna förväntar sig.

5. Slutligen är de bästa produktivitetsverktygen enkla att använda – i stil med ”plug-and-play” – men kan samtidigt anpassas efter varje medarbetares eller teams behov. Till exempel Doodle Administratörskonsolen gör det möjligt för chefer och administratörer att skapa olika behörighetsnivåer och tillämpa olika funktioner för olika grupper. Varje medarbetare får precis det schemaläggningsverktyg som hen behöver – och inget mer.

Vanan har makt

Även om tekniken utan tvekan bidrar till produktiviteten handlar det för att bli en verkligt framgångsrik och effektiv distansanställd också om att utveckla individuella vanor och hinder. Även om appar och verktyg kan vara till hjälp i detta sammanhang kan de (ännu) inte ersätta dem helt och hållet.

1. Skapa ett schema och håll dig till det. Ditt schema handlar inte bara om dina arbetstider, utan bör även omfatta inslag som en morgonrutin och syfta till att optimera din arbetsdag. Om du till exempel har mest energi på morgonen kan du skapa en bokningsbar kalender där du endast tar emot krävande kundmöten mellan frukost och lunch. Fundera på hur din bästa och mest produktiva dag ser ut och använd de verktyg du har till ditt förfogande för att få det att hända så ofta som möjligt.

2. Bob Dylan, AC Cobra, fish and chips… ibland är klassikerna de bästa. Den beprövade klassikern när det gäller produktivitet är att-göra-listan Och oavsett om det handlar om penna och papper eller en app som fungerar på flera enheter är att-göra-listan lika pålitlig nu som någonsin. Ett par tips dock: Istället för att överbelasta din att-göra-lista med en ändlös rad av ambitioner, välj ut tre uppgifter som du absolut måste göra varje dag och fokusera på dem innan du gör något annat. Gå ett steg längre och följ Brian Tracys råd att ”Ät den där grodan” – Ta itu med din mest krävande uppgift direkt på morgonen, så kommer resten av arbetsdagen att gå som en dans.

3. Ta dig tid att bli en mästare på att använda de verktyg du har till ditt förfogande och friska upp dina kunskaper om de senaste funktionerna. Några timmars inlärning nu kommer sannolikt att spara dig tiotals timmar i framtiden. Om ditt företag använder Doodle och du till exempel lägger mer än 10 minuter per vecka på att organisera ditt schema, gör du det nästan säkert på fel sätt. Ge dig själv gåvan av tidsbesparing.

4. Det är omöjligt att vara produktiv varje timme under arbetsdagen. Att ta pauser, oavsett om det är korta andhämtningspauser eller längre avbrott, är avgörande för att maximera produktiviteten. Forskning tyder på att i genomsnitt 52 minuters arbete följt av 17 minuters vila ger de bästa resultaten, medan många av världens mest kända entreprenörer och affärsmän svär vid promenader under lunchen, långa luncher eller träningspass.

5. Företag kan anordna (virtuella) produktivitetsworkshops eller utbildningar för att öka distansanställdas medvetenhet om de senaste trenderna och verktygen inom produktivitet, som kan bidra till att höja arbetsmoralen och organisationens effektivitet. Det är också till hjälp om cheferna delar med sig av sin morgonrutin eller förklarar varför deras lunchpromenad eller eftermiddagsmeditation är viktiga inslag i deras dag. Roll

   Att föregå med gott exempel genom sitt eget agerande ger medarbetarna en bättre förebild än att bara komma med tomma uttalanden om företagskulturen.

Den slutliga analysen

Peter Drucker är med största sannolikhet den person som citeras mest inom affärs- och ledningsvärlden, men det beror på att han kom med en handfull riktiga fullträffar när det gäller att sammanfatta affärsstrategi i en enda mening. Hans viktigaste citat är förmodligen: ”Om man inte kan mäta det, kan man inte förbättra det.” Det gäller även medarbetarnas produktivitet.

Att mäta en organisations produktivitet kan kännas överväldigande och kostsamt, men det finns två sätt som alla företag kan använda sig av för att ta itu med frågan:

1. Se till helheten och analysera hur företaget presterar. Går verksamheten generellt sett bra? Mer specifikt: visar indikatorer som NPS, undersökningar om medarbetarengagemang och medarbetaromdömen en positiv utveckling?

2. Dyk ner i datavärlden. Alla plattformar och verktyg som ingår i din digitala arbetsmiljö bör ha robusta backend-system som gör det möjligt för dig att analysera användningstrender och medarbetarnas beteenden. Till exempel Doodle Administratörskonsolen gör det möjligt för administratörer att ta fram omedelbara rapporter som visar hur och när teammedlemmarna använder Doodle. Detta säkerställer inte bara att ni får valuta för pengarna när det gäller plattformsanvändningen, utan avslöjar även trender som kan hjälpa er att ytterligare optimera ert sätt att bedriva verksamheten.

Så där har ni det. Distansarbete behöver inte vara den sämre varianten jämfört med arbete på plats. Det finns en mängd forskning Det tyder på att distansarbete är minst lika effektivt som att arbeta på kontoret, om inte till och med mer effektivt. Det måste dock genomföras på rätt sätt och med eftertanke – både av den anställde och av organisationen. Följ dessa tips, så kommer du och din organisation att bli produktivitetsproffs på nolltid.

Förutom att få ut så mycket som möjligt av distansarbetet är det också viktigt att förstå skillnaden mellan interna och externa möten. Ta del av våra tips här.