3 tips för att kommunicera på distans med personal i frontlinjen mot covid-19

Som bosatt i Berlin, Tyskland, och som någon som tidigare arbetat på distans på heltid i några år, förstår jag fullständigt hur utom sig många människor känner sig just nu. Det är en sak att välja att stanna hemma och gå i ide (för att man själv har valt det). Men det är en helt annan sak att få höra av myndigheterna att man inte får lämna sitt hem, eller att man, om man ändå gör det, inte får vistas i en grupp med fler än två personer.

Men sedan ser jag dem som arbetar i frontlinjen – butiksanställda som fyller på mat och hushållsartiklar så snabbt som möjligt, apotekare som svarar på frågor och tillhandahåller nödvändiga läkemedel, sjukhuspersonal som tar hand om tusentals smittade patienter i överfulla lokaler samt anställda inom detaljhandeln och matleveranser som ser till att alla onlinebeställningar levereras hem till människor. Då omprövar jag mina känslor och inser hur tacksam jag är för dessa frontlinjearbetares mod och osjälviskhet.

På senare tid har jag funderat på om och hur cheferna för dessa medarbetare i frontlinjen anpassar sina metoder, hur ofta de kommunicerar och sin kommunikationsstil för att nå det stora antalet medarbetare i frontlinjen – på distans. Det måste vara svårt. Därför vill jag dela med mig av tre sätt på vilka chefer kan kommunicera effektivt med sina medarbetare i frontlinjen under den rådande osäkerheten kring coronaviruset.

Kommunicera med täta, lättsmälta informationsdoser

Man måste komma ihåg att personalen i frontlinjen inte sitter vid ett skrivbord eller arbetar vid en dator. Deras arbete är praktiskt, slitsamt och kräver mycket personlig kontakt med kunderna. Men de är ändå anställda. De behöver fortfarande vägledning, tydlighet, stöd och råd från sina chefer.

Men eftersom de inte sitter framför en dator spelar de verktyg och metoder som cheferna använder för att kommunicera med dessa medarbetare en mycket stor roll. Och det finns varken tid eller utrymme för förseningar eller oändliga fram- och tillbaka-mejl, sms eller samtal för att försöka boka in tid för stora grupper av medarbetare i frontlinjen. Förseningar kan leda till att medarbetarna i frontlinjen blir överbelastade och stressade, vilket kan påverka både deras produktivitet och deras psykiska välbefinnande.

Proffstips:

• Dela regelbundet med dig av information, uppdateringar och vägledning. Om du som chef tidigare gjorde detta varannan vecka, bör du nu göra det en gång i veckan. Om du gjorde det en gång i veckan, bör du nu göra det två gånger i veckan. Mer frekvent kommunikation minskar stressen och ger medarbetarna i frontlinjen möjlighet att ta upp eventuella farhågor eller utmaningar de står inför.

• Dela information i lättsmälta bitar. Ju kortare, mer interaktivt och enkelt det är för dem att ta del av innehållet, desto bättre.

• Använd inte ett komplicerat eller formellt språk. Tala till dem på ett mänskligt och empatiskt sätt. Se till att informationen känns relevant för dem.

Skapa och främja en kultur med digitala en-till-en-möten

För de flesta medarbetare är enskilda möten en vanlig del av arbetslivet. Det är ett sätt för chefer att upprätthålla en regelbunden kommunikation med sina direktunderställda – vare sig det handlar om att få en statusuppdatering om pågående projekt, diskutera viktiga hinder som de kan stå inför eller att ta pulsen på hur deras medarbetare mår överlag (glada, engagerade, tillfredsställda).

Men enligt Soapbox rapport ”State of One-on-Ones” uppgav 34 procent av de tillfrågade cheferna att deras största utmaning med individuella möten var att se till att de tillförde värde för sina direktunderställda. Detta är en berättigad oro, och en som jag kan tänka mig att många chefer för personal i frontlinjen också står inför just nu. Med tusentals anställda som arbetar i frontlinjen (t.ex. vårdpersonal, butiksanställda, budbärare, osv.) kan chefer eller HR-team arbeta hemifrån och försöka hitta sätt att tillföra värde till sina team och direktunderställda, som alla arbetar i frontlinjen och helt enkelt inte kan ta sig till ett fysiskt mötesrum för sina enskilda möten.

Proffstips:

• Som chefer bör ni se till att ni alltid är tillgängliga för digitala enskilda samtal med era direktunderställda.

• Gör det superenkelt för medarbetarna att boka tid för enskilda samtal i din kalender. Skicka en personlig länk till dina direktunderställda. De behöver bara klicka och välja. Klart. Inget fram och tillbaka med e-post, sms eller telefonsamtal för att ta reda på vilken dag och tid som passar.

• Se till att ha videokameran påslagen under era digitala en-till-en-möten. Att kunna se varandras ansiktsuttryck och kroppsspråk och skapa en kontakt i dessa äkta ögonblick bidrar i hög grad till att hålla personalen i frontlinjen motiverad, engagerad och på gott humör. Och utnyttja Zoom-integration i Doodle, så att du slipper bekymra dig om att skapa och lägga till Zoom-länken i din kalenderinbjudan. Det sker automatiskt, direkt från Doodle.

Utnyttja de digitala verktygen och kanalerna som medarbetarna använder dagligen

Precis som vid alla kriser kommer det sannolikt att upprättas en mängd dokument, vägledningar, cirkulär och annat material av organisationens ledning, HR-avdelningen och andra avdelningar. Allt detta är viktig information för personalen i frontlinjen – de måste få tillgång till och ta del av den.

Men kom ihåg att dessa medarbetare inte sitter framför en dator hela dagen – de står, går eller kör bil i sitt dagliga arbete. Därför spelar det roll vilka kanaler du använder för att diskutera och dela relevant information. Medarbetare i frontlinjen måste kunna komma åt informationen via sina mobila enheter. Det innebär att du ska använda digitala verktyg och kanaler som dina medarbetare i frontlinjen redan använder dagligen. Lägg upp viktiga länkar, skriftligt material och videor i de interna kommunikations- och samarbetsverktyg som dina medarbetare redan använder. Det kan till exempel vara företagets intranät, sociala kanaler, företagsbloggen, personalbladet osv.

Om ni endast skickar viktiga uppdateringar via e-post riskerar ett stort antal av era medarbetare i frontlinjen att gå miste om viktig information, vilket inte bara kan påverka deras förmåga att utföra sina väsentliga arbetsuppgifter, utan också leda till onödig förvirring, rädsla och panik.

Proffstips:

• Om dina anställda prenumererar på företagets personalnyhetsbrev, använd då denna kanal för att kommunicera och skicka meddelanden till dessa medarbetare.

• Om du vill vara säker på att fånga dessa medarbetares uppmärksamhet (som inte har mycket tid att slösa bort) kan du prova att skicka en 60-sekundersvideo med ett dagligt eller veckovis motivationstips.

• Om du använder ett specifikt verktyg eller en app för internkommunikation för att kommunicera med denna grupp av medarbetare, till exempel Slack, StaffConnect, Beekeeper eller SocialChorus, se då till att din kommunikation också flödar direkt och regelbundet in i dessa kanaler. Och om du kan boka ditt möte direkt inifrån Slack eller en annan kanal, gör det. Det sparar avgörande tid.

Ta reda på hur Doodle hjälpte Lullabot att hantera sitt distansarbetande team av produktutvecklare.