3 consigli per comunicare con i lavoratori frontali COVID-19 da remoto

Come residente a Berlino, in Germania, e come persona che ha lavorato a tempo pieno da remoto per alcuni anni in un ruolo precedente, capisco perfettamente come molti si sentano in agitazione in questi giorni. Una cosa è scegliere di stare a casa e ibernarsi (perché lo si è scelto). Ma un'altra cosa è sentirsi dire dal governo che non si può uscire di casa o che non si può stare in un gruppo di più di due persone.

Ma poi vedo i lavoratori in prima linea: i dipendenti dei negozi di alimentari che riforniscono di cibo e articoli per la casa il più rapidamente possibile, i farmacisti che rispondono alle domande e forniscono i farmaci necessari, gli operatori ospedalieri che si occupano di migliaia di pazienti infetti in strutture sovraffollate e gli addetti alla vendita al dettaglio e alla consegna di generi alimentari che portano tutti gli ordini online a casa delle persone. Riesamino i miei sentimenti e mi rendo conto di quanto sono grato per il coraggio e l'altruismo di questi lavoratori in prima linea.

Ultimamente mi sono chiesto se e come i dirigenti di questi lavoratori in prima linea stiano adattando i loro metodi, la frequenza e lo stile di comunicazione per raggiungere il gran numero di lavoratori in prima linea - a distanza. Deve essere difficile. Ho quindi voluto condividere tre modi in cui i manager possono comunicare efficacemente con i loro lavoratori di prima linea durante l'attuale incertezza del coronavirus.

Comunicare con frequenti e digeribili raffiche di informazioni.

Bisogna ricordare che i lavoratori in prima linea non stanno seduti a una scrivania o lavorano da un computer. Il loro lavoro è pratico, faticoso e richiede una forte interazione con i clienti. Ma si tratta comunque di dipendenti. Hanno ancora bisogno di indicazioni, chiarezza, supporto e consigli da parte dei loro manager.

Ma poiché non sono seduti davanti a un computer, gli strumenti e i metodi con cui i manager comunicano con questi dipendenti sono molto importanti. E non c'è tempo o spazio per i ritardi o per le innumerevoli e-mail, messaggi di testo o chiamate per cercare di fissare gli orari di grandi gruppi di lavoratori in prima linea. I ritardi potrebbero far sì che i lavoratori in prima linea siano sopraffatti e stressati, con un conseguente impatto sulla loro produttività e sul loro benessere mentale.

Suggerimenti per i professionisti:

• Condividete regolarmente informazioni, aggiornamenti e indicazioni. Se in precedenza, come manager, lo facevate su base bisettimanale, allora fatelo settimanalmente. Se lo facevate settimanalmente, ora fatelo due volte alla settimana. Una comunicazione più frequente allevierà lo stress e consentirà ai lavoratori di prima linea di esprimere qualsiasi preoccupazione o problema che potrebbero trovarsi ad affrontare.

• Condividete le informazioni in frammenti digeribili. Quanto più breve, interattivo e facile è il coinvolgimento dei dipendenti nei contenuti, tanto meglio è.

• Non usate un linguaggio complicato o formale. Parlate loro con una voce umana ed empatica. Rendete le informazioni comprensibili.

**Costruite e incoraggiate la cultura dell'incontro digitale one-to-one.

Per la maggior parte dei dipendenti, la riunione one-to-one è un evento comune nella nostra vita lavorativa. È un modo per i manager di mantenere una regolare cadenza di comunicazione con i propri collaboratori, sia per ottenere un aggiornamento sullo stato dei progetti in corso, sia per discutere i principali ostacoli che potrebbero trovarsi ad affrontare, sia per verificare come si sentono i propri dipendenti in generale (felici, impegnati, soddisfatti).

Ma secondo il Soapbox's State of One-on-Ones Report, il 34% dei manager intervistati ha dichiarato che la sfida più grande da affrontare con gli incontri one-to-one è quella di assicurarsi che stiano fornendo valore ai loro diretti collaboratori. Si tratta di una preoccupazione valida, che immagino molti manager di lavoratori frontline stiano affrontando. Con migliaia di dipendenti che lavorano in prima linea (ad esempio, operatori sanitari, dipendenti di negozi di alimentari, fattorini, ecc.), i manager o i team delle risorse umane potrebbero lavorare da casa e cercare di trovare il modo di fornire valore ai loro team e ai loro diretti collaboratori, che lavorano tutti in prima linea e semplicemente non possono venire in una sala riunioni fisica per le loro riunioni one-to-one.

Suggerimenti per i professionisti:

• In qualità di manager, rendetevi prontamente disponibili per incontri digitali one-to-one con i vostri riporti diretti.

• Rendete super facile per i dipendenti prenotare il tempo a tu per tu nel vostro calendario. Inviate ai vostri riporti diretti un URL personalizzato. Possono semplicemente fare clic e selezionare. Fatto. Niente e-mail o messaggi/chiamate per sapere che giorno/ora va bene.

• Tenete la videocamera accesa per le vostre riunioni digitali one-to-one. Vedere le espressioni facciali, il linguaggio del corpo e la connessione in quei momenti reali contribuirà a mantenere i lavoratori in prima linea motivati, impegnati e di buon umore. E approfittate dell'integrazione Zoom in Doodle, così non dovrete preoccuparvi di creare e aggiungere il collegamento a Zoom nell'invito al calendario. Il tutto avviene automaticamente, direttamente da Doodle.

**Sfruttate gli strumenti e i canali digitali che i dipendenti utilizzano quotidianamente.

Come in ogni crisi, è probabile che i dirigenti, il team delle risorse umane e gli altri dipartimenti dell'organizzazione creino molti documenti, guide, promemoria e altri materiali. Si tratta di informazioni fondamentali per i lavoratori in prima linea, che devono riceverle e leggerle.

Ma ricordate che questi dipendenti non sono seduti tutto il giorno davanti a un computer, bensì stanno in piedi, camminano o guidano nel loro ruolo quotidiano. Pertanto, i canali utilizzati per discutere e condividere gli aggiornamenti rilevanti sono importanti. I lavoratori in prima linea devono poter accedere alle informazioni tramite i loro dispositivi mobili. Ciò significa utilizzare gli strumenti e i canali digitali che i vostri dipendenti utilizzano già quotidianamente. Inserite i link principali, i materiali scritti e i video negli strumenti di comunicazione e collaborazione interna che i vostri dipendenti già utilizzano. Questi possono includere l'intranet aziendale, i canali sociali, il blog aziendale, la newsletter per i dipendenti, ecc.

Se inviate gli aggiornamenti importanti solo via e-mail, un gran numero di lavoratori in prima linea potrebbe perdere informazioni critiche, il che potrebbe non solo compromettere la loro capacità di svolgere le funzioni essenziali, ma anche generare inutile confusione, paura e panico.

Suggerimenti per i professionisti:

• Se i vostri dipendenti sono iscritti alla newsletter aziendale, utilizzate questo canale per comunicare e inviare avvisi a questi lavoratori.

• Se volete essere sicuri di catturare l'attenzione di questi lavoratori (che hanno poco tempo da perdere), provate a inviare un video di 60 secondi con un suggerimento quotidiano o settimanale per motivarli.

• Se utilizzate uno strumento o un'applicazione specifica per le comunicazioni interne per comunicare con questo gruppo di dipendenti, come Slack, StaffConnect, Beekeeper o SocialChorus, assicuratevi che le vostre comunicazioni confluiscano direttamente e frequentemente anche in questi canali. E se potete programmare la riunione direttamente da Slack o da un altro canale, fatelo. Si tratta di tempo critico risparmiato.

Scopri come Doodle ha aiutato Lullabot a gestire il suo team remoto di sviluppatori di prodotti.