Comment être productif en travaillant à distance

La fin de la pandémie de COVID-19 étant, espérons-le, en vue, il sera fascinant de voir comment le monde s'adapte à une telle période de troubles et de bouleversements. Reviendrons-nous tous à nos habitudes d'avant COVID ou la pandémie marque-t-elle un tournant décisif ?

Il semble peu probable que nous considérions à nouveau le gel pour les mains ou les masques de la même façon. Pouvoir dîner dans un restaurant, faire ses courses dans un magasin en dur ou envoyer ses enfants dans une vraie école ne sera plus jamais considéré comme acquis. Mais qu'en est-il du travail ? La semaine de 40 heures a-t-elle définitivement disparu ?

Il semblerait que oui. Même les entreprises qui n'autorisaient auparavant que peu ou pas de flexibilité en matière de travail à domicile ont compris l'intérêt de permettre aux employés de travailler à distance ou, à tout le moins, de choisir le moment où il est le plus efficace de travailler au bureau. Actuellement, un peu moins de la moitié des Américains travaillent à distance, bien que le retour sur le lieu de travail ait indubitablement commencé. Cependant, les recherches suggèrent que le nombre d'Américains travaillant entièrement à distance aura augmenté de 87 % après la pandémie, et qu'un pourcentage encore plus élevé d'entre eux bénéficieront d'une plus grande flexibilité dans leur emploi du temps et leur lieu de travail.

Dans un premier temps, lorsque les fermetures ont pris de l'ampleur dans le monde entier, les organisations ont dû rapidement adapter leurs systèmes, leurs outils et leurs procédures pour accueillir une main-d'œuvre à distance. Aujourd'hui, le défi n'est pas de savoir comment créer un environnement dans lequel les employés à distance peuvent continuer à faire leur travail, mais comment créer un environnement dans lequel les employés à distance peuvent s'épanouir.

L'aube de l'espace de travail numérique

Nous tenons l'espace de travail physique pour acquis : les bureaux, les écrans, la machine à café, les salles de réunion. Pour que les entreprises et les individus soient très productifs, nous devons aussi leur donner un espace de travail où s'épanouir. Il est essentiel que, ce faisant, les entreprises ne se contentent pas d'essayer de remplacer les outils physiques par des équivalents virtuels, mais qu'elles reconsidèrent l'ensemble de l'expérience d'un point de vue à distance.

Le choix d'une suite d'outils de productivité et de collaboration est essentiel pour créer un espace de travail numérique réussi. Mais avec un tel choix de solutions, comment savoir lesquelles choisir ?

1. Concentre-toi d'abord sur les facteurs de productivité. Bien que certains outils soient agréables à utiliser ou puissent donner aux employés l'impression qu'ils bénéficient de la dernière et de la meilleure application pour leur lieu de travail, tu dois faire preuve d'une impitoyabilité digne de Terminator en adoptant uniquement les outils qui stimuleront l'activité de l'entreprise ou augmenteront l'efficacité des employés.

2. Terminator était impitoyablement efficace, mais il n'était pas très amusant lors des fêtes. Une fois que tu as identifié le type d'outil nécessaire, opte pour la solution avec la meilleure interface utilisateur - une solution que tes employés aiment utiliser.

3. Réfléchis à toutes les façons dont tes employés interagissent. Bien que nous ayons tendance à penser aux outils les plus en vue, tels que les applications de collaboration et les outils de gestion de projet, que se passe-t-il si les ordinateurs portables des employés cessent soudainement de fonctionner ? Il est difficile d'être productif lorsque tu ne peux pas accéder à ton travail, et tu ne peux pas vraiment envoyer Dave du service informatique à travers le monde pour résoudre les problèmes de mot de passe. Le logiciel d'accès à distance pourrait être un élément essentiel dans ce cas. Quels sont les autres problèmes qui pourraient paralyser tes services ?

4. Les outils qui peuvent être intégrés facilement rendront les employés et l'espace de travail numérique plus heureux et plus productifs. Les intégrations évitent aux employés de perdre du temps et de l'énergie à sauter d'une application à l'autre, ce qui a pour effet d'interrompre la concentration et le flux de travail plus que ne l'espèrent les responsables.

5. Enfin, les meilleurs outils de productivité sont simples et prêts à l'emploi, mais ils peuvent être adaptés aux besoins de chaque employé ou de chaque équipe. Par exemple, la console d'administration de Doodle permet aux responsables et aux administrateurs de créer différents niveaux d'autorisation et d'appliquer diverses fonctionnalités à différents groupes. Chaque employé obtient l'outil de planification d'horaires précis dont il a besoin et rien de plus.

La force de l'habitude

Bien que la technologie soutienne certainement la productivité, être un employé à distance vraiment performant et efficace est aussi une question de développement d'habitudes et de barrières individuelles. Si les applications et les outils peuvent aider à les soutenir, ils ne peuvent pas (encore) les remplacer entièrement.

1. Crée un emploi du temps et respecte-le. Ton emploi du temps ne se résume pas à tes heures de travail, mais il doit intégrer des éléments tels qu'un rituel matinal et chercher à optimiser ta journée de travail. Si ton niveau d'énergie est le plus élevé le matin, par exemple, tu pourrais créer un calendrier réservable pour n'accepter les réunions taxantes avec les clients qu'entre le petit déjeuner et l'heure du déjeuner. Réfléchis à ce à quoi ressemble ta journée la meilleure et la plus productive et utilise les outils à ta disposition pour que cela se produise le plus souvent possible.

2. Bob Dylan, l'AC Cobra, le fish and chips... parfois, les classiques sont les meilleurs. Le classique éprouvé de la productivité est la liste des choses à faire et, qu'il s'agisse d'un stylo et d'un papier ou d'une application multi-appareils, la liste des choses à faire est aussi fiable aujourd'hui qu'elle l'a toujours été. Quelques conseils cependant. Plutôt que d'encombrer ta liste de choses à faire avec une liste interminable d'ambitions, choisis trois tâches incontournables chaque jour et concentre-toi sur celles-ci avant de faire quoi que ce soit d'autre. Fais un pas de plus et suis le conseil de Brian Tracy : "Eat That Frog " ( mange cette grenouille ) - attaque-toi d'abord à ta tâche la plus exigeante et tu passeras le reste de ta journée de travail à toute vitesse.

3. Prends le temps de devenir un maître utilisateur des outils que tu as à ta disposition et de te familiariser avec les dernières fonctionnalités. Quelques heures d'apprentissage maintenant te permettront probablement d'économiser des dizaines d'heures à l'avenir. Si ton entreprise utilise Doodle et que tu passes plus de 10 minutes par semaine à organiser ton emploi du temps, par exemple, il est presque certain que tu t'y prends mal. Offre-toi le cadeau d'un gain de temps.

4. Il est impossible d'être productif à chaque heure de la journée de travail. Faire des pauses, qu'il s'agisse de courtes respirations ou de pauses plus longues, est essentiel pour maximiser la productivité. Les recherches suggèrent qu'une moyenne de 52 minutes de travail suivies de 17 minutes de repos conduit aux meilleurs résultats, tandis que de nombreux entrepreneurs et esprits d'affaires parmi les plus célèbres au monde ne jurent que par les promenades à l'heure du déjeuner, les déjeuners prolongés ou les séances d'exercice.

5. Les entreprises peuvent organiser des ateliers de productivité (virtuels) ou des formations pour sensibiliser les employés à distance aux dernières tendances et outils de productivité qui peuvent contribuer à améliorer le moral ainsi que l'efficacité de l'organisation. Il est également utile que les dirigeants partagent leur routine matinale ou expliquent pourquoi leur promenade à l'heure du déjeuner ou leurs séances de méditation de l'après-midi sont des éléments cruciaux de leur journée. Le rôle

   La modélisation donne un meilleur exemple à suivre aux employés que la simple publication de déclarations vides de sens sur la culture de ton entreprise.

L'analyse finale

Peter Drucker est certainement la personnalité la plus citée dans le monde des affaires et de la gestion, mais c'est parce qu'il a fourni une poignée d'idées absolument géniales lorsqu'il s'agit de résumer une stratégie d'entreprise en une seule phrase. La plus importante est sans doute la suivante : "Si tu ne peux pas le mesurer, tu ne peux pas l'améliorer". Cela s'applique également à la productivité des employés.

Mesurer la productivité d'une organisation peut être décourageant et coûteux, mais il y a deux façons dont toutes les entreprises peuvent s'attaquer au problème :

1. Prendre une vue d'hélicoptère et étudier les performances de l'entreprise. D'une manière générale, les affaires vont-elles bien ? Plus précisément, les indicateurs tels que le NPS, les enquêtes sur l'engagement des employés et les évaluations des employés sont-ils orientés dans la bonne direction ?

2. Rentre dans les tranchées des données jusqu'à la taille. Toutes les plateformes et tous les outils qui constituent ton espace de travail numérique devraient avoir des backends robustes qui te permettent d'analyser les tendances d'utilisation et les comportements des employés. Par exemple, la console d'administration de Doodle permettra aux administrateurs de tirer des rapports instantanés détaillant comment et quand les membres de l'équipe utilisent Doodle. Cela permet non seulement de s'assurer que tu en as pour ton argent en termes d'utilisation de la plateforme, mais aussi de révéler des tendances qui peuvent t'aider à optimiser davantage la façon dont tu fais des affaires.

Et voilà. Le travail à distance ne doit pas nécessairement être le parent pauvre du travail sur place. De nombreuses recherches suggèrent que le travail à distance est au moins aussi efficace que le travail au bureau, si ce n'est plus. Cependant, cela doit être fait correctement et délibérément - à la fois par l'employé et par l'organisation. Suis ces conseils, et toi et ton organisation deviendrez des pros de la productivité en un rien de temps.

En plus de tirer le meilleur parti du travail à distance, il est également important de comprendre la différence entre les réunions internes et externes. Découvre nos conseils ici.