Sådan er du produktiv, når du arbejder eksternt

Nu, hvor COVID-19-pandemien forhåbentlig er slut, bliver det spændende at se, hvordan verden tilpasser sig sådan en periode med uro og omvæltninger. Vil vi alle vende tilbage til vores præ-COVID-mønstre, eller markerer pandemien et vendepunkt?

Det er tvivlsomt, om vi nogensinde vil se på håndgel eller ansigtsmasker på samme måde igen. At kunne spise på en restaurant, handle i en rigtig butik eller sende børnene i en rigtig skole vil aldrig blive taget for givet igen. Men hvad med arbejde? Er 40-timers arbejdsugen forsvundet for altid?

Det ser sådan ud. Selv virksomheder, der tidligere kun tillod lidt eller ingen fleksibilitet i forhold til at arbejde hjemmefra, har indset fordelene ved at lade medarbejderne arbejde hjemmefra eller i det mindste vælge, hvornår det er mest effektivt at arbejde på kontoret. I øjeblikket arbejder lidt under halvdelen af amerikanerne hjemmefra, selv om tilbagevenden til arbejdspladsen utvivlsomt er begyndt. Undersøgelser viser dog, at antallet af amerikanere, der arbejder helt hjemmefra, vil være steget med hele 87 % efter pandemien, og at en endnu højere procentdel vil opleve øget fleksibilitet i deres arbejdstider og -steder.

I starten, da nedlukningerne tog fat globalt, måtte organisationer hurtigt tilpasse deres systemer, værktøjer og procedurer for at imødekomme en fjernarbejdsstyrke. Udfordringen er nu ikke, hvordan man skaber et miljø, hvor fjernmedarbejdere stadig kan få deres arbejde gjort, men hvordan man skaber et miljø, hvor fjernmedarbejdere kan trives.

Det digitale arbejdsrums begyndelse

Vi tager det fysiske arbejdsområde for givet: skrivebordene, skærmene, kaffemaskinen, mødelokalerne. For at virksomheder og enkeltpersoner kan være yderst produktive, er vi også nødt til at give dem et arbejdsområde, hvor de kan trives. Det er vigtigt, at virksomhederne i den forbindelse ikke bare forsøger at erstatte fysiske værktøjer med virtuelle ækvivalenter, men at de genovervejer hele oplevelsen ud fra et eksternt perspektiv.

At vælge en række produktivitets- og samarbejdsværktøjer er afgørende for at skabe et vellykket digitalt arbejdsområde. Men med så mange løsninger at vælge imellem, hvordan ved man så, hvilke man skal vælge?

1. Fokuser først på produktivitetsdrivere. Mens nogle værktøjer er nice-to-haves eller kan få medarbejderne til at føle, at de får den nyeste og bedste app til arbejdspladsen, bør du udvise en Terminator-agtig hensynsløshed ved kun at anvende de værktøjer, der vil drive forretningen eller øge medarbejdernes effektivitet.

2. Terminator var hensynsløst effektiv, men han var ikke særlig sjov til fester. Når du har fundet ud af, hvilken type værktøj der er brug for, skal du vælge den løsning med den bedste UX - en løsning, som dine medarbejdere kan lide at bruge.

3. Tænk over alle de måder, dine medarbejdere interagerer på. Vi har en tendens til at tænke på de mere fremtrædende værktøjer, f.eks. samarbejdsapps og projektstyringsværktøjer, men hvad sker der, hvis medarbejdernes bærbare computere pludselig holder op med at virke? Det er svært at være produktiv, når man ikke kan få adgang til sit arbejde, og man kan ikke ligefrem sende Dave fra IT på tværs af kloden for at løse problemer med adgangskoder. Fjernadgangssoftware kan være en afgørende hjælp i dette tilfælde. Hvilke andre problemer kan få dine afdelinger til at gå i stå?

4. Værktøjer, der nemt kan integreres, giver en gladere og mere produktiv arbejdsstyrke og et digitalt arbejdsområde. Integrationer sparer medarbejderne for tid og besvær med at springe mellem apps, hvilket har vist sig at forstyrre fokus og flow mere, end ledere forventer.

5. Endelig er de bedste produktivitetsværktøjer enkle på en plug-and-play-agtig måde, men kan skræddersys til hver enkelt medarbejders eller teams behov. For eksempel giver Doodles administratorkonsol ledere og administratorer mulighed for at oprette forskellige tilladelsesniveauer og anvende forskellige funktioner på forskellige grupper. Hver medarbejder får det præcise planlægningsværktøj, som de har brug for, og ikke mere.

Vanens magt

Selv om teknologien bestemt understøtter produktiviteten, er det at være en virkelig succesfuld og effektiv fjernmedarbejder også et spørgsmål om at udvikle individuelle vaner og barrierer. Mens apps og værktøjer kan hjælpe med at understøtte disse, kan de (endnu) ikke erstatte dem helt.

1. Lav et skema, og hold dig til det. Din tidsplan er ikke kun et spørgsmål om din arbejdstid, men den bør indeholde elementer som f.eks. et morgenritual og søge at optimere din arbejdsdag. Hvis dit energiniveau er højest om morgenen, kan du f.eks. oprette en bookbar kalender, hvor du kun accepterer belastende kundemøder mellem morgenmad og frokost. Tænk over, hvordan din bedste og mest produktive dag ser ud, og brug de værktøjer, du har til rådighed, til at få det til at ske så ofte som muligt.

2. Bob Dylan, AC Cobra, fish and chips ... nogle gange er klassikerne de bedste. Den gennemprøvede og sande klassiker inden for produktivitet er to-do-listen, og uanset om det er pen og papir eller en app til flere enheder, er to-do-listen lige så pålidelig nu som nogensinde. Et par tips dog. I stedet for at overfylde din to-do med en endeløs liste af ambitioner, så vælg tre must-do opgaver hver dag, og fokuser på dem, før du gør noget andet. Tag det et skridt videre og følg Brian Tracys råd om at "spise frøen " - tag fat på din mest krævende opgave som det første, så kommer du hurtigt igennem resten af din arbejdsdag.

3. Tag dig tid til at blive en mesterbruger af de værktøjer, du har til rådighed, og sæt dig ind i de nyeste funktioner. Et par timers læring nu vil sandsynligvis spare titusindvis af timer fremover. Hvis din virksomhed bruger Doodle, og du f.eks. bruger mere end 10 minutter om ugen på at organisere dit skema, gør du det næsten helt sikkert forkert. Giv dig selv en gave i form af tidsbesparelser.

4. Det er umuligt at være produktiv hver eneste time på en arbejdsdag. At holde pauser, uanset om det er korte pusterum eller længere pauser, er afgørende for at maksimere produktiviteten. Forskning tyder på, at et gennemsnit på 52 minutters arbejde efterfulgt af 17 minutters hvile giver de bedste resultater, mens mange af verdens mest berømte iværksættere og forretningsfolk sværger til gåture ved frokosttid, lange frokoster eller motion.

5. Virksomheder kan arrangere (virtuelle) produktivitetsworkshops eller -træning for at øge fjernmedarbejdernes bevidsthed om de nyeste produktivitetstendenser og -værktøjer, som kan være med til at øge moralen og den organisatoriske effektivitet. Det hjælper også, hvis ledere deler deres morgenrutine eller forklarer, hvorfor deres gåtur i frokostpausen eller meditationssessioner om eftermiddagen er vigtige dele af deres dag. Rolle

   modellering er et bedre eksempel for medarbejderne at følge end blot at udstede tomme erklæringer om din virksomhedskultur.

Den endelige analyse

Peter Drucker er næsten helt sikkert den mest citerede figur inden for erhvervsliv og ledelse, men det er fordi han leverede en håndfuld absolutte guldkorn, når det gælder om at indkapsle forretningsstrategi i en one-liner. Hans vigtigste er nok: "Hvis du ikke kan måle det, kan du ikke forbedre det." Det gælder også for medarbejdernes produktivitet.

Det kan være uoverskueligt og dyrt at måle en organisations produktivitet, men der er to måder, som alle virksomheder kan tackle problemet på:

1. Tag et helikopterperspektiv og undersøg, hvordan virksomheden klarer sig. Går forretningen generelt godt? Mere specifikt, går indikatorer som NPS, undersøgelser af medarbejderengagement og medarbejderanmeldelser i den rigtige retning?

2. Gå i dybden med data. Alle de platforme og værktøjer, der udgør dit digitale arbejdsområde, bør have robuste backends, der giver dig mulighed for at analysere brugstendenser og medarbejderadfærd. Doodles Admin Console gør det f.eks. muligt for administratorer at trække øjeblikkelige rapporter med detaljer om, hvordan og hvornår teammedlemmer bruger Doodle. Det sikrer ikke bare, at du får noget for pengene med hensyn til brug af platformen, men afslører også tendenser, der kan hjælpe dig med at optimere den måde, du driver forretning på.

Så der har du det. Fjernarbejde behøver ikke at være den fattige slægtning til in situ-arbejde. Der er masser af forskning, der tyder på, at fjernarbejde er mindst lige så effektivt som at arbejde på kontoret, hvis ikke endnu mere. Men det skal gøres korrekt og bevidst - af både medarbejder og organisation. Følg disse tips, og du og din organisation vil blive produktivitets-proffer på ingen tid.

Ud over at få mest muligt ud af at arbejde eksternt er det også vigtigt at forstå forskellen mellem interne og eksterne møder. Se vores tips her.