Jak zachować produktywność podczas pracy zdalnej

Skoro, miejmy nadzieję, koniec pandemii COVID-19 jest już w zasięgu wzroku, z wielkim zainteresowaniem będziemy obserwować, jak świat dostosuje się do tego okresu zawirowań i wstrząsów. Czy wszyscy powrócimy do życia sprzed pandemii, czy też pandemia ta stanowi punkt zwrotny?

Wydaje się mało prawdopodobne, byśmy kiedykolwiek znów spojrzeli na żel do rąk czy maseczki w ten sam sposób. Możliwość zjedzenia posiłku w restauracji, zrobienia zakupów w prawdziwym sklepie stacjonarnym czy wysłania dzieci do prawdziwej szkoły nigdy więcej nie będzie czymś oczywistym. A co z pracą? Czy 40-godzinny tydzień pracy w biurze zniknął na zawsze?

Wydaje się, że tak. Nawet firmy, które wcześniej nie oferowały elastyczności w zakresie pracy zdalnej lub oferowały ją w bardzo ograniczonym zakresie, zdały sobie sprawę, że korzyści wynikające z umożliwienia pracownikom pracy zdalnej lub przynajmniej zdecydować, kiedy praca w biurze jest najbardziej efektywna. Obecnie nieco mniej niż połowa Amerykanów pracuje zdalnie, chociaż powrót do pracy bez wątpienia już się rozpoczęło. Jednak badania wskazują, że liczba Amerykanów pracujących wyłącznie zdalnie wzrośnie po pandemii aż o 87%, przy czym jeszcze większy odsetek odnotował większą elastyczność w zakresie harmonogramu pracy i miejsc jej wykonywania.

Początkowo, gdy na całym świecie wprowadzono ograniczenia związane z pandemią, organizacje musiały szybko dostosować swoje systemy, narzędzia i procedury, aby umożliwić pracę zdalną swoim pracownikom. Obecnie wyzwaniem nie jest już to, jak stworzyć środowisko, w którym pracownicy zdalni będą mogli nadal wykonywać swoje obowiązki, ale jak stworzyć środowisko, w którym pracownicy zdalni będą mogli się rozwijać.

Początki cyfrowego środowiska pracy

Fizyczną przestrzeń roboczą traktujemy jako coś oczywistego: biurka, monitory, ekspres do kawy, sale konferencyjne. Aby firmy i pracownicy mogli osiągać wysoką wydajność, musimy zapewnić im przestrzeń roboczą, w której będą mogli się rozwijać. Istotne jest, aby firmy nie próbowały przy tym jedynie zastąpić fizycznych narzędzi ich wirtualnymi odpowiednikami, ale aby na nowo przemyślały całość doświadczenia z perspektywy pracy zdalnej.

Wybór pakietu narzędzi zwiększających wydajność oraz narzędzia do współpracy ma kluczowe znaczenie dla stworzenia skutecznego cyfrowego środowiska pracy. Jednak przy tak szerokim wyborze rozwiązań, skąd wiadomo, które z nich wybrać?

1. Skup się przede wszystkim na czynnikach zwiększających wydajność. Chociaż niektóre narzędzia są po prostu miłym dodatkiem lub mogą sprawiać, że pracownicy mają wrażenie, iż otrzymują najnowszą i najlepszą aplikację do pracy, powinieneś wykazać się bezwzględnością rodem z filmu „Terminator” i wdrażać wyłącznie te narzędzia, które przyczynią się do rozwoju firmy lub zwiększą wydajność pracowników.

2. Terminator był bezlitośnie skuteczny, ale na imprezach nie był zbyt zabawny. Gdy już określisz, jakiego rodzaju narzędzia potrzebujesz, wybierz rozwiązanie zapewniające najlepszy komfort użytkowania – takie, z którego Twoi pracownicy będą chętnie korzystać.

3. Zastanów się nad wszystkimi sposobami, w jakie Twoi pracownicy współpracują ze sobą. Chociaż zazwyczaj skupiamy się na bardziej znanych narzędziach, takich jak aplikacje do współpracy i narzędzia do zarządzania projektami, co się stanie, jeśli laptopy pracowników nagle przestaną działać? Trudno jest być produktywnym, gdy nie ma się dostępu do swoich materiałów roboczych, a przecież nie da się wysłać Dave’a z działu IT na drugą stronę świata, żeby naprawił problemy z hasłami. W takiej sytuacji oprogramowanie do zdalnego dostępu może okazać się kluczowe. Jakie inne problemy mogłyby spowodować całkowite zatrzymanie pracy Twoich działów?

4. Narzędzia, które można łatwo zintegrować, przyczynią się do zwiększenia zadowolenia i wydajności pracowników oraz usprawnią funkcjonowanie cyfrowego środowiska pracy. Integracje pozwalają pracownikom zaoszczędzić czas i wysiłek związany z przełączaniem się między aplikacjami, co – jak wykazano – zakłóca koncentrację i rytm pracy w większym stopniu, niż spodziewają się tego menedżerowie.

5. Wreszcie, najlepsze narzędzia zwiększające produktywność są proste w obsłudze – działają na zasadzie „podłącz i używaj” – ale można je dostosować do potrzeb każdego pracownika lub zespołu. Na przykład Doodle’s Konsola administracyjna umożliwia menedżerom i administratorom tworzenie różnych poziomów uprawnień oraz przypisywanie różnych funkcji do poszczególnych grup. Każdy pracownik otrzymuje dokładnie takie narzędzie do planowania harmonogramów, jakiego potrzebuje, i nic więcej.

Siła przyzwyczajenia

Chociaż technologia z pewnością sprzyja wydajności, bycie naprawdę skutecznym i wydajnym pracownikiem zdalnym zależy również od rozwijania indywidualne nawyki i przeszkody. Chociaż aplikacje i narzędzia mogą stanowić wsparcie w tym zakresie, nie są w stanie (jeszcze) całkowicie ich zastąpić.

1. Stwórz harmonogram i trzymaj się go. Twój harmonogram to nie tylko kwestia godzin pracy – powinien on uwzględniać takie elementy, jak poranny rytuał, i mieć na celu optymalizację Twojego dnia pracy. Jeśli na przykład rano masz najwięcej energii, możesz utworzyć kalendarz z możliwością rezerwacji terminów, aby umawiać się na wymagające spotkania z klientami wyłącznie między śniadaniem a obiadem. Zastanów się, jak wygląda Twój najlepszy i najbardziej produktywny dzień, i wykorzystaj dostępne narzędzia, aby jak najczęściej go realizować.

2. Bob Dylan, AC Cobra, fish and chips… czasami klasyki są po prostu najlepsze. Sprawdzonym klasykiem w dziedzinie produktywności jest lista zadań do wykonania I niezależnie od tego, czy korzystasz z papieru i długopisu, czy z aplikacji na wiele urządzeń, lista zadań jest teraz tak samo niezawodna jak zawsze. Mam jednak kilka wskazówek. Zamiast przeładowywać swoją listę niekończącą się listą ambicji, wybierz codziennie trzy zadania, które koniecznie musisz wykonać, i skup się na nich, zanim zrobisz cokolwiek innego. Pójdź o krok dalej i zastosuj się do rady Briana Tracy’ego, aby „Zjedz tę żabę” – Najpierw zajmij się najtrudniejszym zadaniem, a reszta dnia pracy minie Ci jak z bicza strzelił.

3. Znajdź czas, aby opanować do perfekcji narzędzia, którymi dysponujesz, i zapoznać się z najnowszymi funkcjami. Kilka godzin poświęconych teraz na naukę prawdopodobnie pozwoli Ci zaoszczędzić dziesiątki godzin w przyszłości. Jeśli na przykład Twoja firma korzysta z Doodle, a Ty poświęcasz ponad 10 minut tygodniowo na organizowanie swojego harmonogramu, to prawie na pewno robisz to nieprawidłowo. Podaruj sobie oszczędność czasu.

4. Nie da się być produktywnym przez każdą godzinę dnia pracy. Robienie przerw – zarówno krótkich, jak i dłuższych – ma kluczowe znaczenie dla maksymalizacji wydajności. Badania wskazują, że średnio 52 minuty pracy, a następnie 17 minut odpoczynku przynosi najlepsze efekty, podczas gdy wielu z najbardziej znanych przedsiębiorców i autorytetów świata biznesu stawia na spacery w porze lunchu, długie przerwy obiadowe lub krótkie sesje ćwiczeń.

5. Firmy mogą organizować (wirtualne) warsztaty lub szkolenia poświęcone produktywności, aby zwiększyć świadomość pracowników zdalnych na temat najnowszych trendów i narzędzi zwiększających produktywność, które mogą pomóc w poprawie morale oraz wydajności organizacji. Pomocne jest również, gdy liderzy dzielą się swoją poranną rutyną lub wyjaśniają, dlaczego spacer w porze lunchu czy popołudniowe sesje medytacyjne stanowią kluczowe elementy ich dnia. Rola

   Wprowadzanie dobrych praktyk stanowi dla pracowników lepszy przykład do naśladowania niż samo wydawanie pustych deklaracji na temat kultury firmy.

Ostateczna analiza

Peter Drucker jest niemal na pewno najczęściej cytowaną postacią w świecie biznesu i zarządzania, ale wynika to z faktu, że sformułował kilka absolutnie genialnych sentencji, które w jednym zdaniu doskonale oddają istotę strategii biznesowej. Za jego najważniejszą sentencję uważa się prawdopodobnie: „Jeśli nie da się tego zmierzyć, nie da się tego poprawić”. Dotyczy to również wydajności pracowników.

Pomiar wydajności organizacji może wydawać się trudnym i kosztownym zadaniem, ale istnieją dwa sposoby, dzięki którym każda firma może uporać się z tym problemem:

1. Spójrz na sytuację z szerszej perspektywy i przeanalizuj wyniki firmy. Ogólnie rzecz biorąc, czy firma radzi sobie dobrze? A konkretniej – czy wskaźniki takie jak NPS, ankiety dotyczące zaangażowania pracowników oraz oceny pracowników wykazują pozytywny trend?

2. Zanurz się po pas w morzu danych. Wszystkie platformy i narzędzia tworzące Twoje cyfrowe środowisko pracy powinny posiadać solidne zaplecze techniczne, które umożliwi Ci analizę trendów użytkowania oraz zachowań pracowników. Na przykład Doodle’s Konsola administracyjna umożliwi administratorom generowanie natychmiastowych raportów zawierających szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób i kiedy członkowie zespołu korzystają z serwisu Doodle. Dzięki temu nie tylko zyskasz pewność, że inwestycja w korzystanie z platformy przynosi oczekiwane korzyści, ale także odkryjesz trendy, które pomogą Ci jeszcze bardziej zoptymalizować sposób prowadzenia działalności.

No i proszę. Praca zdalna nie musi być gorszym odpowiednikiem pracy na miejscu. Istnieje góra badań co sugeruje, że praca zdalna jest co najmniej tak samo wydajna jak praca w biurze, a może nawet bardziej. Trzeba jednak podchodzić do niej w sposób właściwy i przemyślany – zarówno ze strony pracownika, jak i organizacji. Skorzystaj z poniższych wskazówek, a Ty i Twoja organizacja w mgnieniu oka staniecie się mistrzami wydajności.

Oprócz tego, że warto jak najlepiej wykorzystać możliwości pracy zdalnej, ważne jest również zrozumienie różnicy między spotkaniami wewnętrznymi a zewnętrznymi. Zapoznaj się z naszymi wskazówkami tutaj.