55 trucos de calendario aprobados por Doodle que cambiarán tu vida

Tiempo de lectura: 6 minutos

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Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

Two laughing people sitting on the sofa during a meeting

¿Alguna vez se ha preguntado cómo hacer que su calendario trabaje para usted? Bueno, esta lista es tu única parada. Siga leyendo y descubrirá 55 consejos superprácticos para llevar su calendario al siguiente nivel. ¿Por qué 55? Bueno, cuando vives y respiras la programación y la productividad como nosotros, es difícil parar una vez que empiezas...

Empieza con estos trucos para el calendario


Go Digital

Si todavía utilizas un calendario de papel, seguro que sigues jugando al ping-pong con el correo electrónico cada vez que necesitas programar una reunión. Un calendario online ofrece muchas más funciones que uno de papel: programación inteligente, calendarios colaborativos, recordatorios de eventos y mucho más. ¿Puede tu calendario de pared del Gato del Mes hacer todo eso? Deje de leer este artículo y familiarícese con un calendario digital: ¡una pista! Probablemente haya una en el escritorio de su ordenador esperando a ser descubierta. ¿Por qué no pruebas Doodle? Te esperamos.

Keep it Simple

Si utilizas más de un calendario, es inevitable: tarde o temprano, un evento importante o una cita urgente se te escapará. Limítate a una agenda online y aprende a sacarle el máximo partido: esta guía es un buen punto de partida.

Sincroniza tu calendario de Google

No olvides sincronizar el calendario online gratuito de Doodle con tu software de calendario preferido: todas las reuniones que programes a través de Doodle aparecerán automáticamente en tu calendario. ¡Qué fácil!

Conócete a ti mismo

Una vez que hayas elegido un calendario digital con el que trabajar y lo hayas sincronizado con Doodle para controlar tus reuniones sin esfuerzo, es hora de llenarlo con los eventos y obligaciones que tengas en tu agenda online. Antes de dejarte llevar por los bloqueos de tiempo y los códigos de colores (más adelante te contaremos más sobre estos trucos: TL;DR, puedes encontrarlos aquí), tómate un minuto para reflexionar sobre tus preferencias de programación. Es demasiado fácil entusiasmarse y llenar las mañanas con desayunos de trabajo, sólo para recordar que, en realidad, no eres coherente hasta que te has tomado tu tercera taza de café a las 10 de la mañana. Si reflexionas sobre el tipo de horario que realmente te conviene, evitarás comprometerte en exceso, cansarte demasiado y desmotivarte.

No tiene sentido concertar una cita...

...si no te acuerdas de acudir a ella. No anotes una reunión en tu calendario para luego olvidarte de ella. Hay una forma supersencilla de asegurarse de que su calendario no está "fuera de la vista, fuera de la mente". ¿Estás preparado? Aquí la tienes:

Establece tu Calendario Online como Fondo de Escritorio

Cada vez que te conectes a tu ordenador, verás exactamente lo que tienes programado para el día, la semana y el mes.

Utiliza recordatorios de eventos

Para asegurarte por partida doble de que estás al tanto de todas tus obligaciones, asegúrate de activar los recordatorios de eventos: estas notificaciones automáticas te mantendrán al día.

¡Pero NO utilices los recordatorios predeterminados!

Cuando tienes la agenda llena, lo último que necesitas es un aluvión de recordatorios de eventos. Juega con la configuración de tu planificador para personalizar los recordatorios de la forma que más te convenga. Tal vez no necesites recordatorios para eventos recurrentes. Si un recordatorio 2 minutos antes de una reunión es menos molesto que un recordatorio 15 minutos antes, establece un tiempo de recordatorio más corto. Por otro lado, algunas reuniones requieren más preparación: configura tu recordatorio para que se active, por ejemplo, una hora antes de una reunión de este tipo.

No pierdas el ritmo

Los recordatorios son geniales... siempre que no interrumpan tu flujo de trabajo. A veces, una notificación de evento por correo electrónico es todo el estímulo que necesitas para dejar de pensar en el trabajo y hacer clic en tu bandeja de entrada. Y si abres la invitación al evento, también podrías revisar los demás correos nuevos... ¿no? Si esta situación te resulta familiar, evita la bandeja de entrada y configura las notificaciones de escritorio.

¿Prefieres toda la información de una sola vez?

Algunos calendarios te permiten optar por un correo electrónico de agenda diaria en lugar de recibir recordatorios y notificaciones a lo largo del día. Y si prefieres ver las cosas "de un vistazo"...

Utiliza el Tablero Personalizado de Doodle

Todas tus encuestas y convocatorias de reunión se muestran aquí, en un solo lugar. Así de sencillo.

Reuniones más inteligentes para gente ocupada

Use Doodle para Programar sus Reuniones

Lo primero es lo primero: confirma las reuniones e introdúcelas en tu calendario con un mínimo de complicaciones, utilizando las solicitudes de invitación a reuniones de Doodle. Sugiere horarios, invita a los participantes y deja que voten sobre sus horarios preferidos. A continuación, selecciona la mejor opción y comunícaselo a los participantes mediante un enlace o un correo electrónico.

Enviar invitaciones de calendario

Una vez hayas encontrado la mejor hora para reunirte, con Doodle Premium puedes enviar una invitación de calendario a todos tus participantes, para que la reunión se introduzca automáticamente en el *calendario de todos. Genial, ¿verdad? Si quieres probarlo, inicia tu prueba de Doodle Premium. Si ya eres usuario de Doodle Premium, probablemente sepas que también puedes...

Enviar Recordatorios y Actualizaciones

Si quieres enviar un recordatorio personalizado a los participantes de la reunión o actualizarlos con cualquier información nueva relacionada con la reunión, Doodle Premium también te permite hacerlo. ¿Hemos mencionado que la versión de prueba es gratuita?

Usar Doodle 1:1

Los usuarios Premium también tienen acceso a Doodle 1:1, una herramienta intuitiva para organizar reuniones individuales. Es como una convocatoria de reunión normal, pero aún más ágil. Envía una invitación con algunas horas posibles, espera a que la otra persona confirme su hora preferida y, a continuación, escribe la reunión en tu calendario... espera, ¿hemos dicho "escribe la reunión en tu calendario"? Siéntese y relájese: ya la hemos añadido por usted.

Crear reuniones periódicas

Si su semana laboral empieza siempre con una reunión el lunes por la mañana, o si tiene una sesión periódica de feedback con su jefe, no pierda el tiempo introduciendo las mismas reuniones semana tras semana: configure estas reuniones para que se repitan y aparezcan automáticamente en su calendario.

Ajusta tus franjas horarias

La mayoría de los calendarios en línea utilizan por defecto franjas horarias de 30 minutos y una hora. A menos que cambies esta configuración, te encontrarás programando 30 minutos para llamadas que deberían durar como mucho 20 minutos, y una hora para reuniones que podrían completarse en 45 minutos. Personaliza tus franjas horarias para programar reuniones de forma más eficiente.

Programar reuniones por partes

Es una de las cosas más irritantes de las reuniones: cuando están mal planificadas y organizadas, pueden distraerte del trabajo real que tienes que hacer cada día. Los estudios demuestran que necesitas tiempo libre de distracciones para alcanzar el "estado de flujo" y que cada vez que te interrumpen, tardas una media de 25 minutos en volver a concentrarte. Dedica el tiempo que necesites a tareas complejas programando las reuniones por partes: por ejemplo, tres reuniones seguidas por la tarde, en lugar de espaciarlas a lo largo del día.

Establecer contacto

Mantén la información de contacto de todos los invitados a la reunión en tu evento del calendario, para que sea fácil contactar con ellos en cualquier momento: Doodle Premium lo hace automáticamente con las invitaciones del calendario. Si te vas a reunir a distancia, añade también los nombres de usuario de Skype.

Utiliza títulos inteligentes

Etiquetar todas las reuniones de tu calendario como "Reunión" no sólo es poco imaginativo, sino también poco útil. Dale a cada reunión un título específico, para que puedas ver exactamente qué hay en la agenda: "Actualización del presupuesto" o "Presentación" son mucho más informativos que "Reunión".

Ubicación, Ubicación

No te olvides de anotar el lugar de cada reunión: te ahorrará un lío de última hora al intentar averiguar dónde tienes que estar exactamente.

Dedica menos tiempo a programar y más a hacer. Pruébalo gratis durante 14 días.

**Consejos de gestión del tiempo que puede adoptar ahora mismo##


Integra Tu Lista De Tareas Pendientes

La mayoría de los calendarios digitales permiten integrar la lista de tareas para ver las tareas del día junto con las citas. Puede resultar tentador llenar todos los huecos libres del calendario con reuniones y compromisos sociales, pero echar un vistazo a la lista de tareas pendientes de quince puntos que aparece en la esquina de la pantalla puede incitarte a emplear tu tiempo de forma más inteligente...

No programes las tareas en función de las reuniones

Si no le das la misma importancia a tus tareas diarias que a tus reuniones diarias, puede que te encuentres corriendo para terminar todo lo que tienes en la lista, o metiendo una tarea que normalmente te lleva una hora en tres descansos de 20 minutos. Programar las tareas y las reuniones evita el exceso de tiempo y te da muchas más posibilidades de terminar tu trabajo. En este sentido, ¿por qué no pruebas...?

Bloqueo del tiempo

Si es lo bastante bueno para Richard Branson y Michelle Obama, merece la pena probarlo. El bloqueo temporal toma el concepto de lista de tareas pendientes y lo traslada a un formato de calendario: básicamente, asignas una porción de tiempo a cada tarea y la tratas como lo harías con cualquier otra obligación de tu calendario. Asignar un límite de tiempo a cada tarea significa que es probable que la completes de forma más eficiente; además, traducir esa irrealista lista de tareas pendientes de 37 puntos en bloques de tiempo puede hacerte replantearte qué tareas son importantes y cuáles pueden delegarse, posponerse o incluso olvidarse.

¡Prioriza!

A la hora de bloquear el tiempo, asegúrate de abordar primero las tareas más importantes. Los planes cambian y las distracciones ocurren, así que date la mejor oportunidad posible de completar tu trabajo más urgente cada día.

Piensa en pequeño

¿Has oído hablar de la microprogramación? Se trata de un sistema por el que planificas tu tiempo al minuto, y algunos expertos en productividad confían en él. No te estamos sugiriendo que programes tu día en trozos de 5 minutos como hacen algunos microprogramadores, pero esos molestos diez minutos de descanso entre reuniones no tienen por qué ser una pérdida de tiempo. Utiliza tu calendario para asignar pequeños espacios de tiempo a tareas rápidas, como enviar uno o dos correos electrónicos.

Trabaja por lotes

Intente realizar tareas similares por lotes. Si tienes que escribir tres evaluaciones de empleados, reserva tiempo suficiente en tu calendario para completarlas todas a la vez en lugar de trabajar en ellas en diferentes momentos del día. Cada tarea requiere una atención distinta y requiere habilidades diferentes. Abordar tareas similares al mismo tiempo significa hacer menos ajustes mentales a lo largo del día. Para ello, intente...

Ordenar las tareas por tipos

Piense en tareas como escribir correos electrónicos, concertar reuniones y concertar citas como tareas administrativas, piense en tareas como la lluvia de ideas o la escritura como tareas creativas, etcétera. Intenta agrupar las tareas de tu calendario por tipos.

Tiempo de viaje

A la hora de organizar reuniones, puede resultar tentador programarlas una detrás de otra, pero no olvides tener en cuenta el tiempo de viaje. Aunque sólo tengas que desplazarte de una sala de reuniones a otra, si te tomas 5 minutos para llegar hasta allí evitarás sentirte apurado.

Tiempo de espera

El tiempo de espera puede ser tan importante como el tiempo de desplazamiento. Si sabes que la primera reunión del día será intensa y basada en datos, mientras que la segunda consistirá en intercambiar ideas con un posible cliente, deja tiempo suficiente entre ambas para mentalizarte.

Programar descansos

¿Te olvidas de comer? Sí, a nosotros tampoco nos parece posible. Pero lo cierto es que, en días ajetreados, puede ser fácil olvidarse de comer o beber agua, ya sabes, todas esas cosas básicas que te mantienen vivo. No puedes hacer un buen trabajo si no estás bien alimentado e hidratado, así que ve programando algunos descansos en tu jornada.

Programa distracciones

Aunque a veces nos olvidemos de comer, hay algunas cosas que nunca nos olvidamos de hacer. Cosas importantes, como mirar las redes sociales o los memes de gatitos. No hay nada malo en permitirse una distracción ligera, siempre y cuando no dejes que se apodere de tu día. Si sabes que vas a hacer clic en Twitter, planifícalo. Programa una pausa de diez minutos en Twitter y cíñete a ese límite de tiempo. Así, tu inocente distracción no se convertirá en una problemática pérdida de tiempo.

Programa tiempo para no hacer nada

Del mismo modo que debes intentar programar descansos y distracciones, también debes intentar programar un tiempo a la semana para no hacer... nada. Es tu tiempo para pensar, tener una lluvia de ideas, soñar despierto, relajarte, desconectar... y es tan productivo como el tiempo que pasas centrado en tu trabajo. El tiempo para no hacer nada es esencial para recargar el cerebro y alimentar la creatividad.

Márcate Ocupado

En muchos lugares de trabajo, no serás el único que tenga acceso a tu calendario. Tu jefe y tu equipo también pueden verlo, así que sabrán cuándo estás disponible. Y siempre que no estés en una reunión, debes estar disponible, ¿no? Si no tienes una reunión, pero aun así no quieres que te molesten, márcate ocupado en tu calendario. Tus compañeros sabrán que no deben interrumpirte y tú podrás jugar al Candy Crush -perdón, nos referimos a ultimar los números del presupuesto- en paz.

No dejes que el trabajo se apodere de ti

Aunque utilices la agenda principalmente para trabajar, considera la posibilidad de añadir a tu calendario compromisos personales (como la cena de cumpleaños de tu pareja) y objetivos (ir al gimnasio tres veces por semana). Es una forma sencilla de intentar .(https://doodle.com/en/resources/research-and-reports/the-2020-doodle-work-life-balance-survey/)



Handy Hacks Too Good Not to Share (Trucos prácticos demasiado buenos para no compartirlos)

Las categorías son tus amigas

¿Utiliza su calendario para controlar sus compromisos laborales, citas personales, eventos sociales, objetivos de fitness, cumpleaños familiares y mucho más? Esperamos que la respuesta sea afirmativa y, si no lo es, vuelve a leer nuestro consejo número 35, por favor. Pero cuando tu calendario trabaja tanto, a veces es difícil hacer un seguimiento de todos tus compromisos. ¿Por qué no organizarlos en categorías? Trabajo, Social, Familia, Fitness, etcétera. Incluso puedes ocultar ciertas categorías si te distraen demasiado.

Codificación por colores

¿Qué hay mejor que las categorías? Las categorías por colores. Asigne un color diferente a cada categoría y podrá distinguir todos sus compromisos de un vistazo.

Obtenga una nueva perspectiva

La mayoría de los calendarios ofrecen cuatro modos de visualización estándar: Día, Semana, Mes y Año. Si utilizas el modo diario, es fácil que te atasques en los objetivos a corto plazo y pierdas de vista el panorama general. Tómate un tiempo para cambiar de perspectiva: comprueba también cómo se está desarrollando tu semana, tu mes y tu año.

Visión de la semana laboral

No hay nada peor que mirar el fin de semana en tu calendario, lleno de prometedores compromisos sociales, cuando sólo es lunes por la mañana. Si no quieres distraerte pensando en las fiestas del sábado y los picnics del domingo por la tarde cuando la semana apenas ha empezado, puedes cambiar a una vista de semana laboral.

Conoce tus atajos

Un auténtico ninja del calendario conoce todos los atajos de teclado relevantes. ¿Recuerdas que hablábamos de cambiar el modo de visualización? Si eres usuario de Google Calendar, utiliza "1" o "d" para ver en modo diario, "2" o "w" para ver en modo semanal y, lo has adivinado, "3" o "m" para ver en modo mensual. Y aún hay más. Familiarízate con los atajos de teclado de tu agenda y haz que la programación sea aún más rápida y sencilla.

Rechazar invitaciones automáticamente

En un mundo ideal, no trabajarías fuera del horario de oficina. Y tampoco aceptarías invitaciones a reuniones fuera del horario de oficina. Puede que tu calendario no pueda evitar que *trabajes horas extra, pero sí puede evitar que programes reuniones una vez terminada la jornada laboral. Sólo tienes que indicar tu horario laboral en el calendario y configurarlo para que rechace automáticamente cualquier reunión que se celebre fuera de ese horario.

Utiliza el reloj mundial

Si haces negocios con socios internacionales o trabajas para una multinacional con oficinas en todo el mundo, familiarízate con la función de reloj mundial: ¡ya no tendrás que preguntarte si es demasiado temprano para llamar a la oficina de Nueva York!

Añadir zonas horarias específicas

También puedes añadir una zona horaria concreta -o varias- directamente en la vista del calendario.

Programar reuniones en distintas zonas horarias con Doodle

Los relojes mundiales y los ajustes de zona horaria son muy útiles, pero cuando se trata de coordinar calendarios con clientes y compañeros en zonas horarias diferentes, es mejor no arriesgarse. Utiliza la función de zonas horarias de Doodle para acordar sin problemas las horas de las reuniones con participantes de varias zonas horarias.




Compartir es cuidar (también para los calendarios)

Compartir calendarios con tu equipo

Activa los ajustes de uso compartido para que todos los miembros de tu equipo puedan ver cuáles son tus compromisos y cuándo estás disponible (no olvides marcarte como ocupado cuando no quieras que te interrumpan).

Y Crear un Calendario Compartido de Equipo

Disponer de un calendario maestro, al que todo el equipo pueda acceder, con fechas límite, reuniones de equipo y vacaciones compartidas puede ayudar a mantener a todo el mundo en el buen camino.

Prueba el calendario basado en proyectos

Un calendario basado en proyectos funciona según un principio similar al del calendario compartido del equipo. Si estás tratando de ejecutar un proyecto grande, un calendario dedicado puede garantizar que todo el mundo se mantenga en la tarea. Configúralo de forma que todos los interesados en el proyecto puedan acceder a él y añade todas las reuniones, objetivos y plazos pertinentes.

Comparte calendarios con familiares y amigos

Cuando se lleva una vida ajetreada, puede resultar muy difícil encontrar tiempo para quedar a cenar con los amigos, y demasiado fácil olvidarse de llamar a los abuelos por sus bodas de oro. Compartir calendarios con tu familia y amigos puede ayudarte a controlar los compromisos sociales y familiares. Y si intentar organizar una cena con tus tres mejores amigos sigue implicando semanas de lío de calendarios, no olvides que las encuestas de Doodle son igual de útiles para fijar reuniones sociales que profesionales.

Ocultar calendarios compartidos

Si has seguido nuestro consejo y has compartido calendarios con compañeros de trabajo, familiares y amigos, y has creado algunos calendarios dedicados por si acaso, puede que te encuentres rebuscando entre las apretadas agendas de citas de tus amigos y las reuniones del club de lectura de tu madre para llegar a tus propios compromisos. Esto tiene fácil solución: opta por ocultar los calendarios que no necesites ver en todo momento. Siempre puedes hacer clic en ellos cuando necesites consultar algo.

Hacks para calendarios extra

Mira hacia delante y hacia atrás

Seguro que utilizas tu calendario para gestionar tu futuro, pero ¿sabías que también puedes utilizarlo para archivar tu pasado? Añade notas a las reuniones más importantes después de haberlas celebrado (lo que se habló, lo que surgió en la charla, cualquier otro punto de interés) y luego busca en tu calendario cuando quieras refrescar la memoria. Colegas y clientes quedarán impresionados por tu capacidad de memoria, y tu agenda cumple ahora una doble función. Todos salen ganando.

Explorar complementos

¿Estás pensando qué ropa ponerte por la mañana? Pide a tu calendario que te muestre el tiempo. ¿Te preguntas si Mercurio está retrógrado este mes? Descúbrelo con seguridad añadiendo un calendario astrológico. Sea cual sea el calendario digital que utilices, seguro que incluye un montón de extras interesantes: ¡aprovéchalos!

No te olvides de las vacaciones

La mayoría de los calendarios muestran automáticamente los días festivos de tu región, aunque si eres como nosotros, es probable que no los olvides. Pero, ¿sabías que también puedes configurar tu calendario para que muestre los días festivos de otras regiones? Es una forma práctica de saber qué días festivos celebran tus colegas de otros países.

Sé brillante con los cumpleaños

Conviértete en el empleado que trae la tarta para el cumpleaños del jefe añadiendo los cumpleaños de todo el mundo a tu calendario: pronto serás el empleado más popular de la oficina.

Explorar Extensiones

Mejora las funciones de tu calendario con extensiones, como la extensión](https://chrome.google.com/webstore/detail/doodle-smart-scheduling/kajbnblhfjgifcjcdobijephafjimpod?hl=en)Doodle, diseñada específicamente para su uso con Google Calendar. Programar nunca ha sido tan fácil.

Descarga una aplicación de calendario

Mantente al día de todos tus compromisos y tareas con una aplicación móvil que te permita acceder a tu calendario y a toda su información sobre la marcha. ¿Te sugerimos que pruebes la nuestra? Doodle Mobile no sólo se sincroniza con tu calendario personal, sino que te permite hacer un seguimiento de todas tus encuestas doodle actuales y crear y responder a otras nuevas, estés donde estés. Ahora ya no tienes excusa para no estar al tanto de tu calendario: ¡feliz programación!

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