Så här sätter du upp tydliga mål och förväntningar inför dina möten

Telefonens uppfinnare, Alexander Graham Bell, sa en gång: ”Framför allt är förberedelserna nyckeln till framgång.” När det gäller att förstå vad du vill uppnå under ett möte, det kunde inte vara mer sant.

Att förbereda sig inför ett möte är en av de viktigaste faktorerna för att det ska bli lyckat. Enligt Inc, ineffektiva möten kostar amerikanska företag cirka 283 miljarder dollar per år. Så hur kan du se till att du fastställa mål för mötet för att dina möten ska hjälpa ditt team att uppfylla dina förväntningar? Låt oss ta en titt på några åtgärder du kan vidta för att nå framgång.

Varför träffas ni?

Att fastställa syftet med mötet är avgörande för att kunna sätta upp tydliga mål och förväntningar. Hur kan man egentligen förvänta sig att uppnå ett specifikt resultat om man inte vet vad det resultatet är?

Som en företagsledare, har du förmodligen fullt upp. Om du inte sitter i möten med intressenterna försöker du hålla koll på viktiga beslut. Din tid är värdefull, så det är viktigt att se till att varje möte du håller fyller ett syfte. Du måste följa en viktig regel: slösa inte tid på att träffa människor när samtalet kan skötas via e-post.

Innan du ens börjar bjud in folk till ditt möte, ta några minuter att fundera över det problem eller den fråga du behöver ta itu med. Vad hoppas du uppnå med det här mötet? Behöver du fatta ett beslut? Lösa ett problem? Komma på nya idéer?

När du väl har klarat ut för dig själv vad syftet med mötet Det är viktigt att du klargör detta för alla deltagare. Detta bidrar inte bara till att sätta tonen för mötet, utan säkerställer också att alla är på samma våglängd och kan komma väl förberedda med idéer och lösningar att bidra med.

På så sätt kan du se till att ditt team vet vad som förväntas av dem och du lägger grunden för en lyckat möte. Detta sparar inte bara tid och ökar effektiviteten, utan bidrar också till att du gör framsteg mot dina affärsmål.

Vem måste vara där?

Detta är viktigare för att mötet ska bli lyckat än du tror – särskilt när det gäller planering av gruppmöten. Om fel personer är med kan det leda till en massa sidodiskussioner och risken är mycket större att man kommer bort från ämnet. Allt detta är bortkastad tid som lätt kan leda till att ni måste träffas igen och som för er längre bort från det ni vill uppnå.

Som en företagsledare eller entreprenör, är det viktigt att noga överväga vilka personer som behövs för att effektivt kunna hantera den aktuella frågan. Det kan handla om berörda intressenter, beslutsfattare och teammedlemmar som har relevant sakkunskap eller erfarenhet.

Det är också viktigt att ta hänsyn till mötets storlek. Om det är många deltagare kan det vara svårare att ha ett fruktbar diskussion och fatta ett beslut. Som man brukar säga: för många kockar förstör soppan. Å andra sidan kan det leda till bristande engagemang eller förlorade möjligheter till synpunkter om du inte bjuder in rätt personer. Tänk igenom saken noggrant i förväg, gör en lista eller prata med andra chefer för att avgöra vilka som bör delta.

När du väl vet vilka du ska bjuda in blir utmaningen att hitta en tidpunkt. Ett schemaläggningsverktyg som Doodle kan hjälpa dig att snabbt hitta en tid utan att behöva fastna i ett långdraget mejlväxling. Du kan skapa en omröstning och börja få bekräftelser inom några minuter.

Skapa en dagordning

Många glömmer ofta bort dem, men en dagordning är ett av de enklaste men samtidigt mest effektiva sätten att fastställa tydliga mål och förväntningar. Den hjälper inte bara till att se till att man håller sig till planen och inte avviker från den avsatta tiden eller diskussionen, utan den hjälper också deltagarna att komma väl förberedda med egna idéer och lösningar.

För VD:ar och ledande befattningshavare är det viktigt att avsätta några minuter för att sammanfatta de ämnen som ska tas upp under mötet, samt den tid som avsätts för varje ämne. Detta kan bidra till att alla ämnen behandlas och att mötet håller sig till sakfrågorna.

Det är också en bra idé att bestämma vem som ska ansvara för att leda varje diskussion. Det kan vara du själv eller någon i ditt team som har bättre insikt i det området. Det här kommer verkligen att hjälpa dig att få fram konkreta resultat från mötet.

Glöm inte att följa upp

Det är inte särskilt meningsfullt att träffas om man inte får ut något av det. Det är därför Uppföljningar är viktiga. Det är det bästa sättet att se till att de nästa steg eller åtgärder som man kommit överens om under mötet verkligen genomförs. Med Doodle är det enkelt att hitta mötestid för att få detta att hända.

För det första är det viktigt att utvärdera de framsteg som gjorts för att uppfylla mål som fastställdes vid mötet. Det kan till exempel handla om att följa upp statusen för tilldelade åtgärdsuppgifter eller granska framstegen i arbetet med att lösa ett specifikt problem. På så sätt kan du se till att allt går enligt plan och vidta åtgärder om det börjar gå snett. Att upptäcka problem i ett tidigt skede är avgörande för att förhindra eventuella katastrofer.

Effektiva uppföljningar Det bidrar också till att skapa en känsla av ansvarstagande bland teammedlemmarna och säkerställer att uppgifterna slutförs i tid. Det är en bra idé att införa ett system för uppföljning, till exempel genom att skicka ut en sammanfattning av mötet tillsammans med åtgärdslistan till alla deltagare. Regelbundna 1:1-samtal är också ett bra sätt att se till att du håller dig uppdaterad om allt som händer i verksamheten.

Du kommer att upptäcka att det blir mycket enklare att nå framgång i dina möten om du planerar i förväg, använder ett verktyg för att boka möten online och har tydliga mål och förväntningar. Fundera över varför ni har mötet, vilka som behöver delta, skapa en strukturerad dagordning och, framför allt, glöm inte att följa upp. Tillämpa dessa steg varje gång du behöver hålla ett möte, så kommer produktiviteten garanterat att öka.