5 sätt att sätta fart på din kalender inför det nya året

Du har haft en härlig jullov och är återvända till kontoret I januari, full av förväntan på vad det nya året ska innebära för ditt företag. Vid det första mötet möts du av en lista med nyårslöften från kollegorna. Vissa planerar att gå ner i vikt, andra planerar att äntligen lära sig spanska efter sex års försök. Det är en blandning av stora och små mål, varav väldigt få kommer att uppnås.

I år har du chansen att vara annorlunda. Du kan ta kontroll över din kalender, öka din produktivitet och visa dina kollegor att nyårslöften inte behöver vara tomma löften.

Vi har sammanställt några tips som hjälper dig att effektivisera din kalenderhantering och lägga grunden för ett fantastiskt nytt år.

Bestäm vilka prioriteringar du har 

Att identifiera dina prioriteringar är avgörande när det gäller att hantera din tid och få ordning på din kalender. Detta är särskilt viktigt för företagare och ledare. Utan en tydlig förståelse för vad som är viktigt för dig kan det lätt hända att du fastnar i uppgifter som du inte behöver fokusera på eller som kanske inte stämmer överens med dina mål och värderingar. Detta kan lätt leda till känna sig utbränd, överväldigad och ineffektiv.

Ett effektivt sätt att reda ut vilka dina prioriteringar är, är att använda Eisenhower-matrisen. Detta verktyg utvecklades av den tidigare presidenten Dwight D. Eisenhower och används för att hjälpa individer att prioritera sina uppgifter utifrån hur viktiga och brådskande de är.

För att använda Eisenhower-matrisen måste du först göra en lista över alla dina uppgifter och sedan dela in dem i fyra kategorier:

Viktigt och brådskande: Det här är saker som kräver omedelbar uppmärksamhet och bör utföras först. Till exempel att hantera en nödsituation.

Viktigt men inte brådskande: Det här är uppgifter som är viktiga men som inte behöver utföras omedelbart. Det kan till exempel handla om att utarbeta en personlig utvecklingsplan.

Brådskande men inte viktigt: Saker som är brådskande men inte nödvändigtvis viktiga för det du vill uppnå. Förfrågningar i sista minuten från andra eller möten som inte är nödvändiga skulle kunna ingå i denna kategori.

Varken viktigt eller brådskande: Allt som hamnar här kan oftast elimineras eller delegeras och bör inte ta någon av din tid i anspråk.

Genom att dela in allt du behöver göra i dessa kategorier kan du få en bättre förståelse för vad som är viktigt för dig och fördela din tid därefter.

Det kan också vara bra att skapa en värdelista - en uppsättning principer som du vill leva efter i ditt liv. Genom att regelbundet gå igenom listan och se till att dina uppgifter stämmer överens med dina värderingar kan du försäkra dig om att du använder din tid på ett meningsfullt och tillfredsställande sätt.

Planera i förväg

Att planera i förväg är avgörande för att hantera din tid, det säger sig självt. Men det är också viktigt av ett annat skäl – att minska stressen.

Ett av de bästa sätten att planera i förväg är att göra ett schema. Det behöver inte vara särskilt komplicerat, utan kan vara så enkelt som att lista veckans uppgifter eller avsätta tid för att se till att du hinner med allt. Om du behöver träffa andra kan du skapa en Booking Page kan se till att mötet passar in i din kalender och att du i förväg vet allt du behöver.

En annan fördel med planera i förväg är att du kan se till att du är förberedd på allt. Om du vet vad som väntar kan du ha en reservplan på plats ifall något oväntat skulle inträffa.

Håll ordning

För att få ut så mycket som möjligt av din kalender gäller det att hålla ordning. Om du har koll på vad du har att göra kan du använda tiden effektivt.

Ett sätt att hålla koll på läget är att skapa en arkiveringssystem i din inkorg. Eftersom de flesta har kopplat ihop sin kalender med sin e-post, blir det en fördel för båda delarna om man fyller i den ena på ett effektivt sätt. Några möjliga kategorier är till exempel: möten, arbetsrelaterade uppgifter och personliga ärenden. Använd olika färger för de olika kategorierna, så får du enkelt en överblick över vad som står på programmet för en viss dag, vecka eller månad när du tittar i din kalender.

De bästa metoderna för mötesledning börjar redan före mötet, så en annan viktig sak är att regelbundet rensa bort onödiga saker. Det kan till exempel handla om att gå igenom din kalender och ta bort eller flytta fram uppgifter som inte längre är relevanta. Om du gör detta regelbundet kan du undvik distraktioner, lägg mer fokus på de möten du behöver och förbättra produktiviteten överlag.

Använd tidsbesparande verktyg

Den bästa appen för kalenderhantering är den som hjälper dig att hantera din tid och organisera ditt schema på ett mer effektivt sätt. Dessa kan vara allt från enkla verktyg som Doodle från verktyg som hjälper dig att snabbt boka in möten med andra, till mer avancerade verktyg som programvara för tidrapportering.

Med hjälp av programvara för tidrapportering kan du följa upp hur mycket tid du lägger på olika uppgifter och projekt, vilket kan hjälpa dig att identifiera områden där du kanske kan förenkla dina arbetsflöden eller arbeta mer effektivt. Vissa program har även funktioner som uppgiftshantering schemaläggning och projektledning, för att hjälpa dig att hålla koll på dina deadlines.

Ta pauser

Det kan alltså verka motsägelsefullt, men att ta regelbundna pauser är avgörande för att du ska kunna utnyttja din tid på bästa sätt. Det hjälper dig att hålla fokus och ha koll på allt du behöver göra.

En effektiv metod som du kan använda kallas Pomodoro-tekniken. Den går ut på att arbeta under en bestämd tid, vanligtvis cirka 25 minuter, följt av en kort paus på ungefär fem minuter. Du upprepar detta mönster under dagen och tar längre pauser efter varje fjärde ”Pomodoro”. Detta är användbart för att undvika utbrändhet, eftersom det säkerställer att du hela tiden vilar och laddar batterierna. Om du skapar en Booking Page kan du lägga in buffertider mellan mötena och enkelt integrera denna teknik.

Det är också viktigt att planera in raster i din kalender. Det kan till exempel handla om att avsätta tid för lunch eller ta en promenad för att få lite frisk luft mellan olika arbetsuppgifter. Genom att boka in pauser i din kalender blir det mycket mer troligt att du faktiskt tar dem.

Så medan dina kollegor pratar om nyårslöften som knappast har någon chans att lyckas, kan du istället fokusera på ordna din kalender, att ligga steget före och lägga grunden för ett mycket framgångsrikt år.