Behöver vi ett möte för det här? En checklista för att undvika onödiga möten

Minns du senaste gången du deltog i ett riktigt bra möte? Ett sådant där teamet var fullt av energi, viktig information delades och avgörande beslut fattades? Det är nog mer troligt att du minns de hemska mötena: de du egentligen inte behövde vara med på, där alla var mentalt frånvarande, eller där den där kollegorna (du vet vem jag menar) fortsatte att ställa frågor långt efter att alla andra var redo att gå. Visst, ibland är ett möte precis vad du behöver: en chans att samla alla i samma rum och låta magin hända. Men andra gånger kan ett välformulerat e-postmeddelande eller en gruppchatt räcka. Så innan du bokar konferensrummet, gå igenom vår checklista och fråga dig själv: behöver du verkligen det där mötet?

Har jag en egen agenda?

Innan du ber alla dina kollegor att avbryta det de håller på med, se till att du vet varför du behöver ett möte. Har du en tydlig dagordning med frågor som ska tas upp eller diskuteras? Om inte, ta dig tid att fundera strategiskt över vad du vill uppnå med mötet. Skriv sedan en konkret dagordning med de punkter som ska behandlas. På så sätt kan du dela den med teamet i förväg, så att de kan komma väl förberedda och du kan se till att ingen avleder mötet med andra frågor.

Är det här det viktigaste jobbet just nu?

Vår stora Rapport om mötesläget påpekar att möten medför produktivitetskostnader, i form av tid som går förlorad från andra arbetsuppgifter. Innan du tar personalen bort från deras arbete bör du försäkra dig om att mötet har ett strategiskt värde för företaget. Fråga dig också om detta verkligen är det viktigaste arbetet som personalen behöver ägna sig åt just nu. Finns det krockande deadlines eller är det bråttom? Skulle det vara bättre att vänta en dag eller två, så att medarbetarna hinner avsluta sina pågående uppgifter? Ett bra sätt att kontrollera om ett möte verkligen är avgörande är att fråga sig själv: ”Vad skulle hända om vi inte höll mötet?”

Har jag all information jag behöver?

Fråga dig själv vad du behöver för att komma vidare. Det finns inget värre än att ta upp en fråga, bara för att sedan inse att du inte har tillräckligt med information för att fatta ett beslut. Ta dig tid att samla ihop de viktigaste pusselbitarna innan du ens funderar på att boka in tid hos andra.

Är det information som man behöver känna till?

Fråga dig själv vem som verkligen behöver veta. Är det något som berör hela kontoret, eller är det bara relevant för ett fåtal utvalda personer? Ibland kan det vara mer effektivt att helt enkelt stanna till vid de rätta personernas skrivbord för ett kort samtal öga mot öga. Om det är om det är relevant för en större grupp, kontrollera då om alla teammedlemmar kan delta. Om du ändå ska sammanfatta för vissa personer kan du kanske hoppa över mötet och istället skicka en sammanfattning av ärendet till alla. Avsluta med att ta dig tid att kolla upp folks scheman, så att du vet att de personer som har den viktigaste informationen eller beslutsbefogenheten kommer att vara tillgängliga.

Vilka andra kanaler skulle jag kunna använda?

Vi har idag fler verktyg för kommunikation på arbetsplatsen än någonsin tidigare till vårt förfogande. Dessa kan vara mycket effektiva sätt att hålla alla informerade eller nå enighet. Behöver du feedback på en idé? Via e-post kan människor ta sig mer tid att läsa igenom en presentation och ge väl genomtänkt feedback. Som en bonus undviker du risken för grupptänkande och ger människor möjlighet att uttrycka sina åsikter diskret. Vill du ha ett beslut? Använd ett verktyg som Slack för att starta en diskussionstråd eller be människor att rösta på olika alternativ. Som en bonus behöver du inte föra protokoll – allt finns redan skriftligt, snyggt lagrat i tråden. Behöver du uppdateringar? Använd projektledningstavlor som Trello, där deltagarna kan lägga upp regelbundna uppdateringar om projekten så att hela teamet kan se dem. Som en bonus kan du också använda tavlorna för att delegera uppgifter eller följa upp framstegen.

Är det brådskande?

Det finns inget värre än att skicka ett brådskande mejl och inte få något svar alls. Gruppchattar kan vara ett bra alternativ för att få snabb återkoppling, men i det här fallet kan ett möte faktiskt vara det snabbaste sättet att få ett omedelbart svar.

Wrike har tagit fram en praktisk infografik som hjälper dig att avgöra om ett möte verkligen är nödvändigt. För ibland är det ju så, förstås. Så om du går igenom vår checklista och kommer fram till att du verkligen behöver samla alla i ett rum, se då till att det blir ett så bra möte som möjligt. Ett möte med en tydlig dagordning, där alla nödvändiga förberedelser är gjorda och rätt personer är på plats. Och fråga dig sedan en gång till: är du visst Kunde du inte bara skicka det här via e-post?