Faut-il une réunion pour cela ? Une liste de contrôle pour éviter les réunions inutiles

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez assisté à une réunion vraiment formidable ? Le genre de réunion où l'équipe était stimulée, où des informations importantes étaient partagées et où des décisions cruciales étaient prises ? Plus probablement, vous vous souvenez des réunions terribles : celles auxquelles vous n'aviez pas vraiment besoin d'assister, où tout le monde était à bout de nerfs, ou où ce collègue (vous savez de qui je parle) n'arrêtait pas de poser des questions, bien après le moment où tout le monde était prêt à partir. Bien sûr, parfois une réunion est exactement ce dont vous avez besoin : une chance de réunir tout le monde dans la même pièce et de laisser la magie opérer. Mais d'autres fois, un e-mail bien formulé ou un chat de groupe peuvent suffire. Alors, avant de réserver la salle de conférence, consultez notre liste de contrôle et demandez-vous si vous avez vraiment besoin de cette réunion.

Ai-je un ordre du jour ?

Avant de demander à tous vos collègues d'arrêter ce qu'ils sont en train de faire, assurez-vous de savoir pourquoi vous avez besoin d'une réunion. Avez-vous un ordre du jour précis des points à soulever ou à discuter ? Si ce n'est pas le cas, prenez le temps d'une réflexion stratégique sur ce que vous voulez obtenir avec votre réunion. Ensuite, rédigez un véritable ordre du jour des points à aborder. Ainsi, vous pourrez le communiquer à l'équipe à l'avance, ils pourront arriver préparés et vous pourrez vous assurer que personne ne fera dérailler votre réunion avec d'autres préoccupations.

Est-ce le travail le plus important en ce moment ?

Notre grand Rapport sur l'état des réunions souligne que les réunions ont un coût de productivité, en termes de temps passé loin d'autres tâches. Avant d'éloigner les gens de leur travail, assurez-vous que votre réunion a une valeur stratégique pour votre entreprise. De même, demandez-vous s'il s'agit du travail le plus important que les gens doivent faire en ce moment. Y a-t-il des délais contradictoires ou une urgence ? Ne serait-il pas préférable d'attendre un jour ou deux, afin que les gens puissent conclure leurs engagements actuels ? Une bonne façon de vérifier si une réunion est vraiment essentielle est de se demander "Que se passerait-il si nous ne la tenions pas ?

Est-ce que je dispose de toutes les informations dont j'ai besoin ?

Demandez-vous ce dont vous avez besoin pour progresser. Il n'y a rien de pire que de présenter un problème, pour se rendre compte que vous n'avez pas assez d'informations pour prendre une décision. Prenez le temps d'assembler les pièces essentielles du puzzle avant même de penser à réserver le temps des gens.

S'agit-il d'une information confidentielle ?

Demandez-vous qui a vraiment besoin de savoir. S'agit-il d'une affaire qui concerne l'ensemble du bureau ou seulement quelques personnes ? Parfois, il peut être plus efficace de passer au bureau des bonnes personnes pour une discussion rapide et individuelle. Si l'événement concerne un groupe plus important, vérifiez si tous les membres de l'équipe pourront y participer. Si vous devez de toute façon faire un résumé pour certaines personnes, vous pouvez peut-être sauter la réunion et simplement envoyer un résumé du problème à tout le monde. Enfin, prenez le temps de vérifier l'emploi du temps des personnes, afin de savoir si les personnes détenant les informations clés ou le pouvoir de décision seront disponibles.

Quels autres canaux pourrais-je utiliser ?

Nous avons actuellement à notre disposition plus d'outils de communication sur le lieu de travail que jamais auparavant. Ils peuvent être des moyens très efficaces de tenir les gens au courant ou de parvenir à un consensus. Vous avez besoin d'un retour d'information sur une idée ? Le courrier électronique permet aux gens de prendre plus de temps pour lire une présentation et donner un retour réfléchi. En prime, vous évitez le risque de pensée de groupe et permettez aux gens d'exprimer leurs opinions en toute discrétion. Vous voulez une décision ? Utilisez un outil comme Slack pour lancer un fil de discussion ou demander aux gens de voter sur des options. En prime, il n'est pas nécessaire de rédiger un procès-verbal : tout est déjà écrit, bien rangé dans le fil de discussion. Vous avez besoin de mises à jour ? Utilisez des tableaux de gestion de projet tels que Trello, où les participants peuvent ajouter des mises à jour régulières sur les projets afin que toute l'équipe puisse les consulter. En prime, vous pouvez également utiliser les tableaux pour déléguer des tâches ou suivre l'avancement des travaux.

Le temps est-il compté ?

Il n'y a rien de pire que d'envoyer un courriel urgent et de recevoir des grillons en retour. Les chats de groupe peuvent être une bonne option pour obtenir un retour urgent, mais dans ce cas, une réunion est vraiment le moyen le plus rapide d'obtenir une réponse immédiate.

Wrike a créé une infographie pratique pour vous aider à décider si une réunion est vraiment nécessaire. Parce que parfois, ça l'est, bien sûr. Si vous passez en revue notre liste de contrôle et décidez que vous devez vraiment réunir tout le monde dans la même pièce, assurez-vous que cette réunion soit la meilleure possible. Une réunion dont l'ordre du jour est clair, qui a fait l'objet de toutes les préparations nécessaires et qui réunit les bonnes personnes. Et puis, demandez-vous encore une fois : êtes-vous sûr que vous ne pouviez pas simplement envoyer ce message par e-mail ?