क्या इसके लिए हमें बैठक की ज़रूरत है? अनावश्यक बैठकों से बचने के लिए एक चेकलिस्ट

क्या आपको याद है कि आपने आखिरी बार कब एक वाकई शानदार बैठक में भाग लिया था? वह बैठक जहाँ टीम उत्साहित थी, महत्वपूर्ण जानकारी साझा की गई, और महत्वपूर्ण निर्णय लिए गए? अधिकतर तो आपको वो भयानक बैठकें याद होंगी: वो बैठकें जिनमें आपकी मौजूदगी जरूरी नहीं थी, जहाँ हर कोई मानसिक रूप से अनुपस्थित था, या जहाँ वो एक सहकर्मी (आप जानते हैं कि मैं किसकी बात कर रहा हूँ) बार-बार सवाल पूछता रहा, जबकि बाकी सभी जाने के लिए तैयार थे। बेशक, कभी-कभी बैठक ही वह चीज़ होती है जिसकी आपको वास्तव में ज़रूरत होती है: सभी को एक ही कमरे में लाने और जादू होने देने का एक मौका। लेकिन अन्य समयों में एक अच्छी तरह से लिखा गया ईमेल या एक समूह चैट पर्याप्त हो सकता है। इसलिए सम्मेलन कक्ष बुक करने से पहले, हमारी चेकलिस्ट देखें, और खुद से पूछें, क्या आपको वास्तव में उस बैठक की ज़रूरत है?

क्या मेरा कोई एजेंडा है?

अपने सभी सहकर्मियों से जो कर रहे हैं वह रोकने को कहने से पहले, यह सुनिश्चित कर लें कि आपको बैठक की आवश्यकता क्यों है। क्या आपके पास उठाने या चर्चा करने के लिए स्पष्ट एजेंडा है? यदि नहीं, तो अपनी बैठक से जो हासिल करना चाहते हैं, उस पर रणनीतिक रूप से विचार करने के लिए कुछ समय निकालें। फिर संबोधित किए जाने वाले बिंदुओं का एक वास्तविक एजेंडा लिखें। इस तरह आप इसे पहले से टीम के साथ साझा कर सकते हैं, वे तैयार होकर आ सकते हैं, और आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कोई भी अन्य मुद्दों से आपकी बैठक को पटरी से न उतार दे।

क्या यह अभी सबसे महत्वपूर्ण काम है?

हमारा बड़ा बैठकों की स्थिति रिपोर्ट इस बात की ओर इशारा करता है कि बैठकों की एक उत्पादकता लागत होती है, यानी अन्य कार्यों से दूर रहने में लगने वाला समय। लोगों को उनके काम से हटाने से पहले, यह सुनिश्चित कर लें कि आपकी बैठक का आपकी कंपनी के लिए रणनीतिक मूल्य है। इसी तरह, खुद से पूछें कि क्या यह सबसे महत्वपूर्ण काम है जो लोगों को अभी करने की आवश्यकता है। क्या कोई टकराव वाली समय-सीमाएँ हैं या कोई जल्दबाजी है? क्या एक या दो दिन इंतजार करना बेहतर होगा, ताकि लोग अपने मौजूदा काम पूरे कर सकें? यह जांचने का एक अच्छा तरीका है कि कोई बैठक वास्तव में कितनी महत्वपूर्ण है, यह खुद से पूछना है, "अगर हम यह बैठक न करें तो क्या होगा?"

क्या मेरे पास वह सारी जानकारी है जिसकी मुझे ज़रूरत है?

अपने आप से पूछें कि प्रगति करने के लिए आपको क्या चाहिए। किसी समस्या को उठाने से भी बुरा कुछ नहीं है, जब आपको यह एहसास हो कि निर्णय लेने के लिए आपके पास पर्याप्त जानकारी ही नहीं है। लोगों का समय बुक करने के बारे में सोचने से पहले पहेली के महत्वपूर्ण टुकड़े इकट्ठा करने के लिए कुछ समय निकालें।

क्या यह जानना आवश्यक जानकारी है?

अपने आप से पूछें कि वास्तव में किसे जानने की ज़रूरत है। क्या यह पूरे कार्यालय का मामला है, या यह केवल कुछ चुनिंदा लोगों के लिए प्रासंगिक है? कभी-कभी यह अधिक प्रभावी हो सकता है कि आप बस सही लोगों की मेज़ पर जाकर एक त्वरित, एक-एक बातचीत करें। यदि यह है यदि यह किसी बड़े समूह से संबंधित है, तो जांचें कि क्या सभी टीम सदस्य उपस्थित हो पाएंगे। यदि आप वैसे भी कुछ लोगों के लिए सारांश तैयार करने वाले हैं, तो शायद आप बैठक छोड़ सकते हैं और बस सभी को मुद्दे का सारांश भेज सकते हैं। अंत में, कुछ समय निकालें लोगों के कार्यक्रम देखें, ताकि आपको पता हो कि महत्वपूर्ण जानकारी या निर्णय लेने की शक्ति रखने वाले लोग उपलब्ध रहेंगे।

मैं अन्य कौन से चैनल का उपयोग कर सकता हूँ?

हमारे पास वर्तमान में पहले से कहीं अधिक कार्यस्थल संचार उपकरण उपलब्ध हैं। ये लोगों को सूचित रखने या सहमति बनाने के लिए वास्तव में कुशल तरीके हो सकते हैं। किसी विचार पर प्रतिक्रिया चाहिए? ईमेल लोगों को एक प्रस्तुति पढ़ने और विचारपूर्वक प्रतिक्रिया देने के लिए अधिक समय लेने की अनुमति देता है। एक बोनस के रूप में, आप समूह सोच (groupthink) के जोखिम से बचते हैं, और लोगों को विवेकपूर्ण ढंग से अपनी राय व्यक्त करने की अनुमति देते हैं। क्या आप कोई निर्णय चाहते हैं? चर्चा शुरू करने या लोगों से विकल्पों पर मतदान करने के लिए स्लैक (Slack) जैसे टूल का उपयोग करें। एक बोनस के रूप में, मिनट्स (minutes) रखने की कोई आवश्यकता नहीं है - सब कुछ पहले से ही लिखित रूप में है, जो थ्रेड में व्यवस्थित रूप से संग्रहीत है। क्या आपको अपडेट चाहिए? ट्रेलो जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बोर्ड का उपयोग करें, जहाँ लोग पूरे टीम के देखने के लिए प्रोजेक्ट पर नियमित अपडेट जोड़ सकते हैं। एक बोनस के रूप में, आप कार्य सौंपने या प्रगति को ट्रैक करने के लिए भी बोर्ड का उपयोग कर सकते हैं।

क्या यह समय-संवेदनशील है?

किसी तात्कालिक ईमेल भेजने और बदले में कोई प्रतिक्रिया न मिलने से बुरा कुछ नहीं है। समूह चैट तात्कालिक प्रतिक्रिया पाने का एक अच्छा विकल्प हो सकता है, लेकिन इस मामले में बैठक वास्तव में तुरंत प्रतिक्रिया पाने का सबसे तेज़ तरीका हो सकती है।

Wrike ने एक उपयोगी इन्फोग्राफिक बनाया है जो आपको यह तय करने में मदद करता है कि बैठक वास्तव में आवश्यक है या नहीं। क्योंकि कभी-कभी यह ज़रूरी होती है, बेशक। तो अगर आप हमारी चेकलिस्ट देखें और तय करें कि वाकई में सभी को एक साथ कमरे में बुलाना जरूरी है, तो सुनिश्चित करें कि यह सबसे बेहतरीन बैठक हो। एक ऐसी बैठक जिसमें एक स्पष्ट एजेंडा हो, सभी आवश्यक तैयारियाँ पूरी हों, और सही लोग मौजूद हों। और फिर खुद से एक बार और पूछें, क्या आप निश्चित क्या आप इसे बस ईमेल नहीं कर सकते थे?