Czy w tej sprawie potrzebne jest spotkanie? Lista kontrolna pozwalająca uniknąć zbędnych spotkań

Czy pamiętasz ostatnie naprawdę udane spotkanie, w którym brałeś udział? Takie, na którym zespół był pełen energii, przekazano ważne informacje i podjęto kluczowe decyzje? Prawdopodobnie pamiętasz raczej te okropne: te, na których tak naprawdę nie musiałeś być, gdzie wszyscy byli myślami gdzie indziej, albo gdzie ten jeden kolega (wiesz, o kim mówię) ciągle zadawał pytania, długo po tym, jak wszyscy inni byli gotowi do zakończenia. Oczywiście, czasami spotkanie jest dokładnie tym, czego potrzebujesz: okazją, by zgromadzić wszystkich w jednym pomieszczeniu i pozwolić, by wydarzyło się coś wyjątkowego. Ale w innych przypadkach wystarczy dobrze sformułowany e-mail lub rozmowa na czacie grupowym. Zanim więc zarezerwujesz salę konferencyjną, przejrzyj naszą listę kontrolną i zadaj sobie pytanie: czy naprawdę potrzebujesz tego spotkania?

Czy mam jakiś ukryty cel?

Zanim poprosisz wszystkich współpracowników, aby przerwali to, co robią, upewnij się, że wiesz, dlaczego potrzebujesz spotkania. Czy masz jasny plan spraw, które chcesz poruszyć lub omówić? Jeśli nie, poświęć trochę czasu na przemyślenie, co chcesz osiągnąć dzięki temu spotkaniu. Następnie sporządź konkretny plan spotkań z punktami do omówienia. Dzięki temu będziesz mógł udostępnić go zespołowi z wyprzedzeniem, a oni będą mogli przyjść przygotowani, a Ty zyskasz pewność, że nikt nie zboczy z tematu spotkania, poruszając inne kwestie.

Czy to obecnie najważniejsze zadanie?

Nasze wielkie Raport dotyczący stanu spotkań zwraca uwagę, że spotkania wiążą się z kosztem produktywności, wynikającym z czasu poświęconego na nie kosztem innych zadań. Zanim odciągniesz pracowników od ich obowiązków, upewnij się, że spotkanie ma strategiczne znaczenie dla firmy. Zastanów się również, czy jest to rzeczywiście najważniejsze zadanie, którym pracownicy powinni się teraz zajmować. Czy terminy się pokrywają lub czy panuje pośpiech? Czy nie lepiej byłoby poczekać dzień lub dwa, aby pracownicy mogli zakończyć bieżące zadania? Dobrym sposobem na sprawdzenie, czy spotkanie jest naprawdę niezbędne, jest zadanie sobie pytania: „Co by się stało, gdybyśmy go nie zorganizowali?”.

Czy mam wszystkie potrzebne informacje?

Zadaj sobie pytanie, czego potrzebujesz, aby osiągnąć postęp. Nie ma nic gorszego niż poruszenie jakiejś kwestii, by potem zdać sobie sprawę, że nie masz wystarczających informacji, by podjąć decyzję. Poświęć trochę czasu na zebranie kluczowych elementów układanki, zanim w ogóle zaczniesz myśleć o rezerwowaniu czasu innych osób.

Czy są to informacje, do których dostęp jest ograniczony?

Zadaj sobie pytanie, kto naprawdę musi o tym wiedzieć. Czy to sprawa dotycząca całego biura, czy też ma znaczenie tylko dla kilku wybranych osób? Czasami skuteczniejsze może być po prostu podejście do biurek odpowiednich osób i krótka rozmowa w cztery oczy. Jeśli to jest jeśli sprawa dotyczy większej grupy, sprawdź, czy wszyscy członkowie zespołu będą mogli wziąć w nim udział. Jeśli i tak zamierzasz przygotować podsumowanie dla niektórych osób, być może warto pominąć spotkanie i po prostu wysłać wszystkim streszczenie tej kwestii. Na koniec poświęć chwilę na sprawdzić harmonogramy poszczególnych osób, abyś miał pewność, że osoby dysponujące kluczowymi informacjami lub uprawnieniami decyzyjnymi będą dostępne.

Z jakich innych kanałów mógłbym skorzystać?

Obecnie mamy do dyspozycji więcej narzędzi komunikacji w miejscu pracy niż kiedykolwiek wcześniej. Mogą one stanowić naprawdę skuteczne sposoby na informowanie pracowników o bieżących sprawach lub osiąganie konsensusu. Potrzebujesz opinii na temat pomysłu? E-mail pozwala pracownikom poświęcić więcej czasu na zapoznanie się z prezentacją i przekazanie przemyślanej opinii. Dodatkową zaletą jest to, że unikasz ryzyka myślenia stadnego i pozwalasz pracownikom na dyskretne wyrażanie opinii. Chcesz podjąć decyzję? Skorzystaj z narzędzia takiego jak Slack, aby rozpocząć wątek dyskusyjny lub poproś pracowników o głosowanie nad opcjami. Dodatkową zaletą jest to, że nie ma potrzeby sporządzania protokołu – wszystko jest już zapisane i starannie przechowywane w wątku. Potrzebujesz aktualnych informacji? Skorzystaj z tablic do zarządzania projektami, takich jak Trello, gdzie członkowie zespołu mogą regularnie dodawać aktualizacje dotyczące projektów, widoczne dla całego zespołu. Dodatkową zaletą jest to, że tablic te można również wykorzystać do delegowania zadań lub śledzenia postępów.

Czy to sprawa pilna?

Nie ma nic gorszego niż wysłanie pilnego e-maila i nieotrzymanie żadnej odpowiedzi. Czaty grupowe mogą być dobrym rozwiązaniem, jeśli chodzi o uzyskanie pilnej informacji zwrotnej, ale w tej sytuacji spotkanie może być naprawdę najszybszym sposobem na uzyskanie natychmiastowej odpowiedzi.

Wrike przygotowało przydatną infografikę, która pomoże Ci zdecydować, czy spotkanie jest naprawdę konieczne. Bo czasami oczywiście jest. Jeśli więc przejrzysz naszą listę kontrolną i uznasz, że naprawdę musisz zebrać wszystkich w jednym pomieszczeniu, upewnij się, że będzie to jak najlepsze spotkanie. Takie z jasnym porządkiem obrad, z wykonanymi wszystkimi niezbędnymi przygotowaniami i z udziałem odpowiednich osób. A potem zadaj sobie jeszcze raz pytanie: czy naprawdę jasne Nie mogłeś tego po prostu wysłać e-mailem?