Você teve uma grande pausa de férias e está retornando ao escritório em janeiro, animado para saber o que o novo ano vai trazer para o seu negócio. Primeira reunião e você é recebido com uma lista de resoluções de ano novo de colegas. Alguns planejam perder peso, outros planejam finalmente dominar o espanhol depois de seis anos de tentativas. Há uma mistura de objetivos grandes e pequenos, dos quais muito poucos serão alcançados.

Este ano, você tem a chance de ser diferente. Você pode assumir o controle de seu calendário, melhorar sua produtividade e mostrar aos seus colegas de equipe que as resoluções dos novos anos não precisam ser promessas vazias.

Nós lhe damos algumas dicas para ajudar na gestão de seu calendário e preparar para um grande ano novo.

Identifique suas prioridades

A identificação de suas prioridades é crucial quando se trata de administrar seu tempo e de se colocar no topo de seu calendário. Isto é particularmente importante para empresários e líderes. Sem uma compreensão clara do que é importante para você, pode ser fácil ficar atolado em tarefas que você não precisa se concentrar ou que podem não se alinhar com seus objetivos e valores. Isto pode facilmente levar a sentir-se queimado, sobrecarregado e improdutivo.

Uma maneira eficaz de ajudar a definir quais são suas prioridades é usar a Eisenhower matrix. Esta ferramenta foi desenvolvida pelo ex-presidente Dwight D. Eisenhower e é usada para ajudar os indivíduos a priorizar suas tarefas com base em seu nível de importância e urgência.

Para utilizar a matriz Eisenhower, primeiro é necessário listar todas as tarefas e depois colocá-las em quatro categorias:

Importante e urgente: Estas são coisas que requerem atenção imediata e devem ser concluídas primeiro. Por exemplo, lidar com uma emergência.

Importante mas não urgente: Estas são tarefas importantes, mas que não precisam ser concluídas imediatamente. Isto poderia ser coisas como criar um plano de desenvolvimento pessoal.

Urgente mas não importante: Coisas que são urgentes, mas não necessariamente importantes para o que você quer alcançar. Pedidos de última hora de outros ou reuniões não essenciais podem se enquadrar nesta categoria.

Não importante e não urgente: Qualquer coisa que caia aqui normalmente pode ser eliminada ou delegada e não deve ocupar seu tempo.

Colocando tudo o que você precisa fazer nestas categorias, você pode obter uma melhor compreensão do que é importante para você e alocar seu tempo de acordo.

Também pode ser útil criar uma lista de valores - um conjunto de princípios que você quer alcançar em sua vida. Ao rever regularmente esta lista e certificar-se de que suas tarefas estejam alinhadas com seus valores, você pode garantir que está usando seu tempo de uma maneira que seja significativa e gratificante.

Plano de antecipação

Planejar com antecedência é crucial para gerenciar seu tempo, isso é evidente. Entretanto, também é importante por outro motivo - reduzir o estresse.

Uma das melhores maneiras de planejar com antecedência é criar um cronograma. Isto não tem que ser muito complicado e pode ser tão simples quanto listar as tarefas semanais ou bloquear o tempo para garantir que as coisas sejam feitas. Se você precisar se reunir com as pessoas, a criação de uma Booking Page pode garantir que a reunião se alinhe com seu calendário e que você saiba tudo o que precisa de antemão.

Outra vantagem de planejar com antecedência é que você pode ter certeza de que está preparado para tudo. Se você souber o que está por vir, você pode ter uma contingência no lugar, caso algo inesperado aconteça.

Fique Organizado

Tirar o máximo proveito de seu calendário significa ficar organizado. Se você for capaz de ver o que está em seu prato, você pode alocar tempo efetivamente.

Uma maneira de ficar em cima das coisas é criar um sistema de arquivamento em sua caixa de entrada. Com os calendários da maioria das pessoas vinculados a seus e-mails, o preenchimento efetivo de um beneficia o outro. Algumas categorias possíveis incluem; compromissos, tarefas relacionadas ao trabalho e itens pessoais. Codifique por cores estas diferentes categorias e quando você olha para seu calendário você pode facilmente obter uma visão geral do que está por vir para um determinado dia, semana ou mês.

As melhores práticas de gestão de reuniões começam antes do evento, portanto, uma coisa que também é essencial é declinar regularmente. Isto pode envolver a revisão de seu calendário e a eliminação ou reprogramação de tarefas que não são mais relevantes. Fazer isto regularmente significa que você pode evitar distrações, concentrar-se mais nas reuniões de que precisa e melhorar a produtividade em geral.

Usar ferramentas que economizam tempo

O melhor aplicativo de gerenciamento de calendário é aquele que ajuda a gerenciar seu tempo e organizar sua agenda de forma mais eficaz. Estes podem variar de simples ferramentas como Doodle que ajudam a organizar o tempo com as pessoas rapidamente, até ferramentas mais avançadas como software de rastreamento de tempo.

O software de monitoramento de tempo permite que você acompanhe quanto tempo você gasta em diferentes tarefas e projetos, o que pode ajudar a identificar áreas onde você pode ser capaz de agilizar seu processo ou ser mais eficiente. Alguns softwares também possuem recursos como tarefa agendamento e gerenciamento de projetos, para ajudá-lo a manter-se no topo de seus prazos.

Fazer pausas

Portanto, pode parecer contraintuitivo, mas fazer intervalos regulares é essencial para aproveitar ao máximo o seu tempo. Ele o ajuda a manter-se concentrado e em cima de tudo o que você precisa fazer.

Um processo eficaz que você poderia adotar é chamado de Pomodoro Technique. Isto envolve trabalhar por um tempo determinado, geralmente em torno de 25 minutos, seguido por um breve intervalo de cerca de cinco minutos. Este processo é repetido ao longo do dia com pausas mais longas feitas após cada quarto "Pomodoro". Isto é útil para ajudá-lo a evitar queimaduras, pois garante que você descanse e recarregue constantemente. Se você criar uma Página de Reserva, você pode criar tempos de reserva entre as reuniões e incorporar esta técnica facilmente.

Também é importante marcar horários de pausa em seu calendário. Isto pode incluir reservar um tempo para o almoço ou dar uma caminhada para tomar um pouco de ar fresco entre as tarefas. Bloquear os intervalos em sua agenda significa que é muito mais provável que você os leve.

Assim, enquanto seus colegas estão falando de resoluções de novos anos com poucas ou nenhumas chances de sucesso, você pode se concentrar em sorting out your calendar, adiantar-se ao jogo e se preparar para um ano de muito sucesso.