Vous avez passé de bonnes vacances et vous retournez au bureau en janvier, impatient de savoir ce que la nouvelle année va apporter à votre entreprise. Première réunion et vous êtes accueilli par une liste de résolutions de nouvelle année de la part de vos collègues. Certains prévoient de perdre du poids, d'autres prévoient de maîtriser enfin l'espagnol après six ans d'efforts. Il y a un mélange de grands et de petits objectifs, dont très peu seront atteints.

Cette année, vous avez la possibilité d'être différent. Vous pouvez prendre le contrôle de votre calendrier, améliorer votre productivité et montrer à vos coéquipiers que les résolutions du nouvel an ne sont pas forcément des promesses vides.

Nous avons trouvé quelques conseils pour vous aider à dynamiser la gestion de votre calendrier et à vous préparer à une excellente nouvelle année.

Identifiez vos priorités

L'identification de vos priorités est cruciale lorsqu'il s'agit de gérer votre temps et de prendre le dessus sur votre calendrier. C'est particulièrement important pour les entrepreneurs et les dirigeants. Sans une compréhension claire de ce qui est important pour vous, il peut être facile de s'enliser dans des tâches sur lesquelles vous n'avez pas besoin de vous concentrer ou qui peuvent ne pas correspondre à vos objectifs et à vos valeurs. Cela peut facilement conduire à un sentiment d'épuisement, à être débordé et improductif.

Un moyen efficace de déterminer vos priorités est d'utiliser la matrice d'Eisenhower. Cet outil a été mis au point par l'ancien président Dwight D. Eisenhower et est utilisé pour aider les individus à hiérarchiser leurs tâches en fonction de leur niveau d'importance et d'urgence.

Pour utiliser la matrice d'Eisenhower, vous devez d'abord dresser la liste de toutes vos tâches, puis les classer en quatre catégories :

Important et urgent : Ce sont les choses qui requièrent une attention immédiate et qui doivent être accomplies en premier. Par exemple, faire face à une urgence.

Important mais pas urgent : Il s'agit de tâches qui sont importantes mais qui ne doivent pas être réalisées tout de suite. Il peut s'agir de choses comme la création d'un plan de développement personnel.

Urgent mais pas important : Des choses qui sont urgentes mais qui ne sont pas nécessairement importantes pour ce que vous voulez réaliser. Les demandes de dernière minute des autres ou les réunions non essentielles pourraient entrer dans cette catégorie.

Non important et non urgent : Tout ce qui entre dans cette catégorie peut généralement être éliminé ou délégué et ne devrait pas prendre de votre temps.

En classant tout ce que vous devez faire dans ces catégories, vous pouvez mieux comprendre ce qui est important pour vous et répartir votre temps en conséquence.

Il peut également être utile de créer une liste de valeurs - un ensemble de principes que vous voulez atteindre dans votre vie. En révisant régulièrement cette liste et en vous assurant que vos tâches sont en accord avec vos valeurs, vous pouvez vous assurer que vous utilisez votre temps d'une manière significative et épanouissante.

Planifier à l'avance

Planifier à l'avance est crucial pour gérer son temps, cela va sans dire. Cependant, elle est également importante pour une autre raison : réduire le stress.

L'une des meilleures façons de planifier à l'avance est de créer un calendrier. Cela ne doit pas être trop compliqué et peut être aussi simple que de dresser une liste des tâches hebdomadaires ou de bloquer du temps pour s'assurer de faire les choses. Si vous devez rencontrer des gens, la création d'une Page de réservation peut garantir que la réunion s'aligne sur votre calendrier et que vous sachiez tout ce dont vous avez besoin à l'avance.

Un autre avantage de Planifier à l'avance est que vous pouvez vous assurer d'être prêt pour tout. Si vous savez ce qui va se passer, vous pouvez prévoir une solution de rechange en cas d'imprévu.

Restez organisé

Pour tirer le meilleur parti de votre calendrier, il faut rester organisé. Si vous êtes en mesure de voir ce que vous avez à faire, vous pouvez allouer votre temps de manière efficace.

Une façon de garder le contrôle est de créer un système de classement dans votre boîte de réception. Les calendriers de la plupart des gens étant liés à leur courrier électronique, remplir efficacement l'un profite à l'autre. Certaines catégories possibles comprennent ; les rendez-vous, les tâches liées au travail et les éléments personnels. Attribuez un code couleur à ces différentes catégories et, lorsque vous consultez votre calendrier, vous pouvez facilement avoir une vue d'ensemble de ce qui se prépare pour un jour, une semaine ou un mois donné.

Les meilleures pratiques de gestion des réunions commencent avant l'événement, il est donc essentiel de procéder à un désencombrement régulier. Cela peut impliquer de passer en revue votre calendrier et de supprimer ou de reprogrammer les tâches qui ne sont plus pertinentes. En faisant cela régulièrement, vous pouvez éviter les distractions, vous concentrer davantage sur les réunions dont vous avez besoin et améliorer votre productivité globale.

Utiliser des outils permettant de gagner du temps

La meilleure application de gestion d'agenda est celle qui vous aide à gérer votre temps et à organiser votre emploi du temps plus efficacement. Il peut s'agir d'outils simples comme Doodle, qui vous aident à organiser rapidement vos rendez-vous, ou d'outils plus avancés comme les logiciels de suivi du temps.

Les logiciels de suivi du temps vous permettent de suivre le temps que vous passez sur différentes tâches et projets, ce qui peut vous aider à identifier les domaines dans lesquels vous pourriez rationaliser votre processus ou être plus efficace. Certains logiciels sont également dotés de fonctions telles que la des tâches et la gestion de projet, pour vous aider à respecter les délais.

Faire des pauses

Cela peut sembler contre-intuitif, mais faire des pauses régulières est essentiel pour tirer le meilleur parti de votre temps. Cela vous aide à rester concentré et à maîtriser tout ce que vous avez à faire.

Un processus efficace que vous pouvez adopter s'appelle la Technique Pomodoro. Cela consiste à travailler pendant une durée déterminée, généralement autour de 25 minutes, suivie d'une courte pause de cinq minutes environ. Vous répétez ce processus tout au long de la journée, avec des pauses plus longues après chaque quatrième "Pomodoro". Cette méthode est utile pour vous aider à éviter l'épuisement professionnel, car elle vous permet de vous reposer et de vous recharger en permanence. Si vous créez une page de réservation, vous pouvez créer des périodes tampons entre les réunions et intégrer facilement cette technique.

Il est également important de programmer des temps de pause dans votre calendrier. Il peut s'agir de réserver du temps pour le déjeuner ou de faire une promenade pour prendre l'air entre deux tâches. En verrouillant les pauses dans votre calendrier, vous êtes beaucoup plus susceptible de les prendre.

Ainsi, pendant que vos collègues parlent de résolutions du nouvel an dont les chances de réussite sont minces, voire nulles, vous pouvez vous concentrer sur le tri de votre calendrier, prendre de l'avance et vous préparer à une année très fructueuse.