Sie haben die Feiertage gut überstanden und kehren im Januar zurück ins Büro und sind gespannt, was das neue Jahr für Ihr Unternehmen bringen wird. Beim ersten Treffen werden Sie mit einer Liste von Neujahrsvorsätzen Ihrer Kollegen begrüßt. Einige wollen abnehmen, andere haben sich vorgenommen, nach sechs Jahren endlich Spanisch zu lernen. Es ist eine Mischung aus großen und kleinen Zielen, von denen nur sehr wenige erreicht werden können.

Dieses Jahr haben Sie die Chance, anders zu sein. Sie können Ihren Kalender in den Griff bekommen, Ihre Produktivität steigern und Ihren Kollegen zeigen, dass Neujahrsvorsätze keine leeren Versprechen sein müssen.

Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihr Kalendermanagement zu optimieren und sich auf ein großartiges neues Jahr einzustellen.

Bestimmen Sie Ihre Prioritäten

Die Festlegung Ihrer Prioritäten ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Ihre Zeit zu managen und Ihren Kalender im Griff zu haben. Dies ist besonders wichtig für Unternehmer und Führungskräfte. Wenn Sie sich nicht im Klaren darüber sind, was Ihnen wichtig ist, kann es leicht passieren, dass Sie sich in Aufgaben verzetteln, auf die Sie sich nicht konzentrieren müssen oder die möglicherweise nicht mit Ihren Zielen und Werten übereinstimmen. Das kann leicht dazu führen, dass man sich ausgebrannt, überfordert und unproduktiv fühlt.

Eine wirksame Methode, um herauszufinden, was Ihre Prioritäten sind, ist die Eisenhower-Matrix. Dieses Instrument wurde vom ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt und hilft dem Einzelnen, seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.

Um die Eisenhower-Matrix zu verwenden, müssen Sie zunächst alle Ihre Aufgaben auflisten und sie dann in vier Kategorien einordnen:

Wichtig und dringend: Dies sind Dinge, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und zuerst erledigt werden sollten. Zum Beispiel, sich um einen Notfall zu kümmern.

Wichtig, aber nicht dringend: Dies sind Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Das kann z. B. die Erstellung eines persönlichen Entwicklungsplans sein.

Dringlich, aber nicht wichtig: Dinge, die dringend sind, aber nicht unbedingt wichtig für das, was Sie erreichen wollen. Last-Minute-Anfragen von anderen oder unwichtige Besprechungen könnten in diese Kategorie fallen.

Nicht wichtig und nicht dringend: Alles, was in diese Kategorie fällt, kann in der Regel gestrichen oder delegiert werden und sollte nicht Ihre Zeit in Anspruch nehmen.

Indem Sie alles, was Sie tun müssen, in diese Kategorien einordnen, können Sie besser verstehen, was für Sie wichtig ist, und Ihre Zeit entsprechend einteilen.

Es kann auch hilfreich sein, eine Werteliste zu erstellen - eine Reihe von Prinzipien, die Sie in Ihrem Leben erreichen wollen. Wenn Sie diese Liste regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass Ihre Aufgaben mit Ihren Werten übereinstimmen, können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zeit sinnvoll und erfüllend nutzen.

Vorausschauend planen

Vorausschauende Planung ist entscheidend für das Zeitmanagement, das versteht sich von selbst. Sie ist aber auch aus einem anderen Grund wichtig - um Stress abzubauen.

Eine der besten Möglichkeiten, im Voraus zu planen, ist die Erstellung eines Zeitplans. Dieser muss nicht übermäßig kompliziert sein und kann so einfach sein wie eine Auflistung der wöchentlichen Aufgaben oder das Einplanen von Zeit, um sicherzustellen, dass Sie die Dinge erledigen. Wenn Sie sich mit anderen Menschen treffen müssen, können Sie eine Buchungsseite erstellen, um sicherzustellen, dass das Treffen mit Ihrem Kalender übereinstimmt und Sie alles, was Sie tun müssen, im Voraus wissen.

Ein weiterer Vorteil der Planung im Voraus ist, dass Sie sich auf alles vorbereiten können. Wenn Sie wissen, was auf Sie zukommt, können Sie für den Fall, dass etwas Unerwartetes passiert, einen Notfallplan aufstellen.

Organisiert bleiben

Um Ihren Kalender optimal zu nutzen, müssen Sie organisiert bleiben. Wenn Sie sehen können, was Sie zu tun haben, können Sie die Zeit effektiv einteilen.

Eine Möglichkeit, den Überblick zu behalten, besteht darin, ein Ablagesystem im Posteingang zu erstellen. Da die Kalender der meisten Menschen mit ihren E-Mails verknüpft sind, kommt das effektive Ausfüllen des einen dem anderen zugute. Einige mögliche Kategorien sind: Termine, arbeitsbezogene Aufgaben und persönliche Dinge. Wenn Sie diese verschiedenen Kategorien farblich kennzeichnen, können Sie sich in Ihrem Kalender leicht einen Überblick darüber verschaffen, was an einem bestimmten Tag, in einer bestimmten Woche oder in einem bestimmten Monat ansteht.

Die besten Praktiken für das Management von Besprechungen beginnen bereits vor der Veranstaltung, daher ist es auch wichtig, regelmäßig zu entrümpeln. Dies kann bedeuten, dass Sie Ihren Kalender durchgehen und Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, löschen oder neu planen. Wenn Sie dies regelmäßig tun, können Sie Ablenkungen vermeiden, sich besser auf die erforderlichen Besprechungen konzentrieren und die Produktivität insgesamt steigern.

Zeitsparende Tools verwenden

Die beste App zur Kalenderverwaltung ist die, die Ihnen hilft, Ihre Zeit zu verwalten und Ihren Zeitplan effektiver zu organisieren. Diese können von einfachen Tools wie Doodle, die Ihnen helfen, sich schnell mit anderen zu verabreden, bis hin zu fortschrittlicheren Tools wie Zeiterfassungssoftware reichen.

Mit einer Zeiterfassungssoftware können Sie verfolgen, wie viel Zeit Sie für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwenden, was Ihnen dabei helfen kann, Bereiche zu ermitteln, in denen Sie Ihren Prozess rationalisieren oder effizienter gestalten können. Manche Software verfügt auch über Funktionen wie Aufgabenplanung und Projektverwaltung, die Ihnen helfen, Ihre Fristen einzuhalten.

Pausen machen

Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber regelmäßige Pausen sind wichtig, um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen. Sie helfen Ihnen, sich zu konzentrieren und bei allem, was Sie tun müssen, den Überblick zu bewahren.

Ein effektives Verfahren, das Sie anwenden können, ist die Pomodoro-Technik. Dabei arbeitet man eine bestimmte Zeit lang, in der Regel etwa 25 Minuten, gefolgt von einer kurzen Pause von etwa fünf Minuten. Diesen Vorgang wiederholt man den ganzen Tag über, wobei nach jedem vierten "Pomodoro" eine längere Pause eingelegt wird. Dies ist nützlich, um ein Burnout zu vermeiden, da es sicherstellt, dass Sie sich ständig ausruhen und auftanken. Wenn Sie eine Buchungsseite einrichten, können Sie Pufferzeiten zwischen Besprechungen schaffen und diese Technik leicht einbauen.

Es ist auch wichtig, Pausenzeiten in Ihrem Kalender einzuplanen. So können Sie beispielsweise Zeit für das Mittagessen oder einen Spaziergang einplanen, um zwischen den Aufgaben etwas frische Luft zu schnappen. Wenn Sie die Pausen in Ihrem Kalender festhalten, werden Sie sie mit größerer Wahrscheinlichkeit auch einhalten.

Während Ihre Kollegen also über Neujahrsvorsätze sprechen, die wenig bis gar keine Aussicht auf Erfolg haben, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihren Kalender zu sortieren, dem Spiel einen Schritt voraus zu sein und sich für ein sehr erfolgreiches Jahr zu rüsten.