Has tenido unas vacaciones estupendas y vuelves a la oficina en enero, emocionado por saber qué va a traer el nuevo año a tu empresa. En la primera reunión, los compañeros te dan la bienvenida con una lista de propósitos para el nuevo año. Algunos piensan adelgazar, otros dominar por fin el español después de seis años intentándolo. Hay una mezcla de grandes y pequeños objetivos, muy pocos de los cuales se cumplirán.

Este año tienes la oportunidad de ser diferente. Puedes tomar el control de tu calendario, mejorar tu productividad y demostrar a tus compañeros que los propósitos de año nuevo no tienen por qué ser promesas vacías.

Hemos preparado algunos consejos para ayudarte a acelerar la gestión de tu calendario y prepararte para un gran año nuevo.

Identifica tus prioridades

Identificar tus prioridades es crucial a la hora de gestionar tu tiempo y controlar tu calendario. Esto es especialmente importante para empresarios y líderes. Sin una comprensión clara de lo que es importante para usted, puede ser fácil empantanarse con tareas en las que no necesita centrarse o que pueden no alinearse con sus objetivos y valores. Esto puede conducir fácilmente a sentirse quemado, abrumado e improductivo.

Una forma eficaz de saber cuáles son tus prioridades es utilizar la matriz de Eisenhower. Esta herramienta fue desarrollada por el ex presidente Dwight D. Eisenhower y se utiliza para ayudar a las personas a priorizar sus tareas en función de su nivel de importancia y urgencia.

Para utilizar la matriz de Eisenhower, primero tienes que hacer una lista de todas tus tareas y luego clasificarlas en cuatro categorías:

Importantes y urgentes: Son cosas que requieren atención inmediata y deben completarse en primer lugar. Por ejemplo, hacer frente a una emergencia.

Importante pero no urgente: Son tareas que son importantes pero que no necesitan completarse de inmediato. Por ejemplo, crear un plan de desarrollo personal.

Urgente pero no importante: Cosas que son urgentes pero no necesariamente importantes para lo que quieres conseguir. Las peticiones de última hora de otras personas o reuniones no esenciales podrían entrar en esta categoría.

No importante y no urgente: Cualquier cosa que entre aquí normalmente se puede eliminar o delegar y no debería quitarte tiempo.

Al clasificar todo lo que tienes que hacer en estas categorías, puedes comprender mejor lo que es importante para ti y asignar tu tiempo en consecuencia.

También puede ser útil crear una lista de valores: un conjunto de principios que desea alcanzar en su vida. Si revisas periódicamente esta lista y te aseguras de que tus tareas están en consonancia con tus valores, podrás estar seguro de que utilizas tu tiempo de una forma significativa y satisfactoria.

Planificar con antelación

Planificar con antelación es crucial para gestionar tu tiempo, eso no hace falta decirlo. Sin embargo, también es importante por otra razón: reducir el estrés.

Una de las mejores formas de planificar con antelación es crear un horario. No tiene por qué ser demasiado complicado y puede ser tan sencillo como hacer una lista de las tareas semanales o planificar el tiempo para asegurarte de que haces las cosas. Si tienes que reunirte con alguien, crea una Página de reservas para asegurarte de que la reunión se ajusta a tu calendario y de que sabes todo lo que necesitas de antemano.

Otra ventaja de planificar con antelación es que puedes asegurarte de que estás preparado para todo. Si sabes lo que va a pasar, puedes tener un plan de contingencia preparado por si surge algún imprevisto.

Manténgase organizado

Sacar el máximo partido a tu calendario significa mantenerte organizado. Si eres capaz de ver lo que tienes entre manos, podrás asignar el tiempo de forma eficaz.

Una forma de mantenerte al día es crear un sistema de archivo en tu bandeja de entrada. Los calendarios de la mayoría de las personas están vinculados a su correo electrónico, por lo que rellenar eficazmente uno beneficia al otro. Algunas categorías posibles son: citas, tareas relacionadas con el trabajo y asuntos personales. Utiliza un código de colores para cada una de estas categorías y, cuando veas el calendario, podrás tener una visión general de lo que te espera en un día, una semana o un mes concretos.

Las mejores prácticas de gestión de reuniones empiezan antes del evento, por lo que también es esencial ordenar las cosas con regularidad. Esto puede implicar revisar el calendario y eliminar o reprogramar las tareas que ya no son relevantes. Hacer esto con regularidad significa que puedes evitar distracciones, centrarte más en las reuniones que necesitas y mejorar la productividad en general.

Utilizar herramientas que ahorran tiempo

La mejor app de gestión de calendarios es la que te ayuda a gestionar tu tiempo y organizar tu agenda de forma más eficaz. Estas pueden ir desde herramientas sencillas como Doodle que te ayudan a organizar el tiempo con la gente rápidamente, hasta herramientas más avanzadas como el software de seguimiento del tiempo.

El software de seguimiento del tiempo te permite controlar cuánto tiempo dedicas a las distintas tareas y proyectos, lo que puede ayudarte a identificar áreas en las que podrías agilizar tu proceso o ser más eficiente. Algunos programas también tienen funciones como la de tareas y la gestión de proyectos, para ayudarle a cumplir los plazos.

Hacer pausas

Puede parecer contradictorio, pero tomar descansos regulares es esencial para aprovechar el tiempo al máximo. Te ayuda a mantenerte concentrado y al tanto de todo lo que tienes que hacer.

Un proceso eficaz que puedes adoptar se llama Técnica Pomodoro. Consiste en trabajar durante un tiempo determinado, normalmente unos 25 minutos, seguido de un breve descanso de unos cinco minutos. Este proceso se repite a lo largo del día, con pausas más largas cada cuatro "Pomodoros". Esto es útil para evitar el agotamiento, ya que te asegura un descanso y una recarga constantes. Si creas una página de reservas, puedes crear tiempos de espera entre reuniones e incorporar esta técnica fácilmente.

También es importante programar tiempos de descanso en tu calendario. Esto podría incluir reservar tiempo para almorzar o dar un paseo para tomar un poco de aire fresco entre tareas. Si fijas los descansos en tu calendario, es mucho más probable que te los tomes.

Así que mientras tus colegas hablan de propósitos de año nuevo con escasas o nulas posibilidades de éxito, tú puedes centrarte en organizar tu calendario, adelantarte a los acontecimientos y prepararte para un año lleno de éxitos.