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Kalendermanagement-Tools und wie sie helfen können

Lesezeit: 8 Minuten

Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

Es ist kein Geheimnis, dass wir bei Doodle Kalender, Organisation und Umfragen lieben. Wir sind der Meinung, dass Berufstätige, Privatpersonen, Studenten und jeder dazwischen einen Kalender verwenden und die Vorteile von Management-Tools nutzen sollten, um erfolgreich zu sein. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Kalendermanagement ist und wie Management-Tools Ihnen helfen können, eine optimale Organisation zu erreichen.

Die Definition

Unter Kalendermanagement versteht man die Einteilung der Zeit nach Prioritäten und die Verwaltung des eigenen Lebens mit Hilfe eines Kalenders. Obwohl es sich hierbei um eine wesentliche kognitive Fähigkeit handelt, die für Geschäftsleute und die meisten Privatpersonen eine Notwendigkeit ist, beherrschen nur wenige diese Fähigkeit. Egal, ob Sie sich für altmodische Papierkalender, digitale Kalenderhelfer oder irgendetwas dazwischen interessieren, Sie erreichen Ihre Ziele, wenn Sie ein System finden, das für Sie funktioniert. Das Zeitmanagement wird optimiert, wenn Ihr Kalender richtig verwaltet wird. Wahres Kalendermanagement basiert auf einer entsprechenden Planung Ihres Kalenders sowie auf dem Verständnis Ihrer Zeit und der Frage, wie Sie diese am besten verbringen.

Die Vorteile von Kalendermanagement-Tools

Die Anwendung effizienter Kalenderorganisationstechniken stellt sicher, dass Sie sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben gut organisiert, strategisch und effektiv sind. Wenn Sie die Technik richtig anwenden, werden Sie von den neu gewonnenen Erkenntnissen, der Zusammenarbeit und der Organisation profitieren. Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile der effektiven Verwaltung eines Kalenders mit effizienten Tools:

Organisation - Eine optimale Verwaltung gibt Ihnen die vollständige Kontrolle und ermöglicht es Ihnen, die Motoren auf Hochtouren laufen zu lassen. Ganz gleich, ob Sie in der Verwaltung tätig sind, als Assistentin der Geschäftsleitung, als Geschäftsführerin oder als Hausfrau und Vorsitzende des Plätzchenbackclubs Ihrer Kinder - Sie brauchen einen Kalender. Das Verpassen von Terminen und das Vergessen von Abgabeterminen ist ein frustrierender und nur allzu notwendiger Teil des Lebens.
Zusammenarbeit - Die mühelose Planung von Besprechungen und Veranstaltungen mit einem nahtlosen Kalenderhelfer macht die Zusammenarbeit zu einem Kinderspiel! Verteilen Sie mit wenigen Klicks Zeit mit einigen wenigen oder Dutzenden von Personen, während Sie starke berufliche und/oder private Beziehungen zu Ihren Teilnehmern pflegen. Doppelte Buchungen, verpasste Meetings oder übersehene Gelegenheiten gehören der Vergangenheit an, wenn Sie Ihr Kalendermanagement richtig einsetzen.
Leistung - Die Verwendung von Kalenderhilfsmitteln stellt sicher, dass alle Ihre wichtigsten Ziele richtig priorisiert werden, so dass Sie ein höheres Leistungsniveau anstreben können, ohne Ihre anderen Aufgaben zu vernachlässigen. Setzen Sie die Prioritäten für langfristige und kurzfristige Ziele richtig, indem Sie einen funktionalen Kalender verwenden, der speziell auf Sie und all die Dinge, die Sie erreichen möchten, zugeschnitten ist.
Effizienz - Wenn Sie einen systematischen Prozess einrichten, öffnen Sie Türen für zeitsparende Möglichkeiten. Jede Minute, die Sie damit verschwenden, sich zu wünschen, Sie wären organisiert, ist eine Minute, die Sie für Ihren Erfolg hätten nutzen können. Wir sagen nicht, dass Sie jede einzelne Sekunde Ihres Tages mühsam planen müssen, um erfolgreich zu sein. Wir raten Ihnen aber auf jeden Fall dazu, Zeitblöcke für Arbeit, Fitness, Termine und andere wichtige Aspekte des Lebens einzuplanen.
Business Insight - Beim Kalendermanagement geht es nicht nur um heute, morgen und Anfang nächster Woche. Kalender bieten Ihnen eine echte Aufzeichnung Ihrer Zeit in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Wenn Sie verstehen, wo Sie Ihre Zeit verbracht haben und wofür Sie sie aufgewendet haben, können Sie sich besser organisieren und für zukünftige Zwecke und Ziele effizienter arbeiten.

Bewährte Praktiken für das Kalendermanagement

Nachdem Sie nun die Definition und die Vorteile kennen, lassen Sie uns einen Blick auf die besten Praktiken für die Kalenderverwaltung mithilfe von Kalenderhilfsmitteln werfen:

Nutzen Sie Kalender für alles - Kalender werden in der Regel für Besprechungen und Veranstaltungen verwendet, können aber für viel mehr genutzt werden. Verwenden Sie Ihren Kalender, um alle Ihre Planungsanforderungen wie Fristen, Freizeit und Erinnerungen im Auge zu behalten. Die Verwendung von Kalendern, um Zeit für Brainstorming, Sport, Tage der Selbstfürsorge und andere persönliche Pläne einzuplanen, ist ebenso notwendig wie die Verwendung Ihres Kalenders für Ihre wöchentlichen Sitzungen.
Entwerfen Sie ein Kodierungssystem - Wir persönlich sind der Meinung, dass Farben, Textmarker, Aufkleber und andere Kalenderhilfsmittel nur für Kalender gemacht sind. Natürlich sind wir voreingenommen, aber Fakten sind Fakten! Erstellen Sie ein Kodierungssystem, das für Sie und Ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. Treffen Sie eine Farbauswahl, um Erinnerungen, Reisepläne, wiederkehrende Besprechungen, interne geschäftliche Verpflichtungen, Kundentermine und vieles mehr zu organisieren. Das Beste daran ist, dass digitale Kalender heutzutage mit zahlreichen, leicht zugänglichen Organisationstools ausgestattet sind.
Mehrere Zeitzonen einrichten - Wenn Sie internationale Geschäftsbeziehungen unterhalten, arbeiten Sie wahrscheinlich mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen zusammen. Erleichtern Sie sich die Planung, indem Sie die Zeitpläne aller Beteiligten innerhalb ihrer jeweiligen Zeitzonen koordinieren. Sie möchten nicht, dass Ihre Meeting- oder Veranstaltungsteilnehmer ausgeschlossen werden, weil sie woanders wohnen. Stellen Sie mit wenigen Klicks sicher, dass jeder zu den besten Zeiten verfügbar ist.
Zeit einplanen - Auch wenn dies oft übersehen wird, ist das Einplanen von Zeit speziell für die Kalenderverwaltung einer der wichtigsten Schritte für die Verwaltung eines erfolgreichen Kalenders. Planen Sie Zeit für die Organisation Ihrer Tages-, Wochen- und Monatsplaner ein.
Integrieren - Es ist einfach nicht sinnvoll, dass eine Person mehrere Kalender führt - das ist in keiner Weise effizient. Integrieren Sie Ihre bevorzugten Kalender mit Ihren Kalenderhelfern, um eine nahtlose Zeit- und Terminplanung über alle Plattformen hinweg zu gewährleisten. Wir halten es auch für wichtig zu erwähnen, dass Sie keine Angst davor haben müssen, private und geschäftliche Kalender an einem Ort zusammenzuführen.
Zeit sparen - Mit der benutzerfreundlichen Software kann die Zeitkoordination zwischen Dutzenden von Kollegen innerhalb weniger Minuten erledigt werden. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Umfrage mit mehreren Zeitoptionen zu erstellen und Ihren Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, eine Zeit zu wählen, die für sie und ihren Zeitplan am besten geeignet ist. So können Sie jede Besprechung oder Veranstaltung zu einer Zeit planen, von der Sie wissen, dass alle Teilnehmer verfügbar sein werden.

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