Vorteile eines digitalen Kalenders: Zeitersparnis am Arbeitsplatz

Lesezeit: 5 Minuten

Bobby Rae

Bobby Rae

Aktualisiert: 3. Aug. 2023

Women with calendar graphic (right)

Es gibt eine deutsche Redewendung; 'Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei', was übersetzt so viel heißt wie 'jeder hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei'. Im Englischen würde man sagen, dass alles ein Ende hat, und das trifft auch auf Papierkalender zu.

In den letzten zehn Jahren hat die Technologie eine rasante Entwicklung durchgemacht, die die Art und Weise, wie wir kommunizieren und arbeiten, verändert hat. Von Smartphones bis hin zu virtuellen Meetings - die digitale Welt hat es den Menschen leichter gemacht, in Verbindung zu bleiben und sich zu organisieren, egal wo sie sind.

Und obwohl sich die Technologie verändert hat, war es immer etwas schwieriger, die Sichtweisen zu ändern. Das war bis zur COVID-19. Jetzt, da mehr Menschen als je zuvor von zu Hause aus arbeiten, hat die Einstellung endlich mit der Technologie Schritt gehalten.

Einer der wichtigsten Punkte für Fernarbeit ist es, in Verbindung zu bleiben. Mit einem digitalen Kalender können Sie das nicht nur tun, sondern durch die Kalenderautomatisierung auch jede Menge Zeit sparen. Finden wir heraus, wie.

Keine Kreditkarte erforderlich

Zugriff von überall

Wenn man vor 50 Jahren einem Wall Street Banker gesagt hätte, dass er von überall auf der Welt auf seinen Kalender zugreifen kann, hätte er einen für verrückt gehalten. Aber da heute so ziemlich jeder einen Online-Kalender hat, der mit seiner E-Mail verknüpft ist, ist das sehr wohl der Fall.

Für vielbeschäftigte Führungskräfte bedeutet dies, dass sie mit ihrem Unternehmen in Verbindung bleiben können, egal wo auf der Welt sie sich aufhalten oder auf welches Gerät sie Zugriff haben. Sie können auf einfache Weise Ereignisse, Termine und Erinnerungen erstellen und verwalten oder sogar ihre Assistenten damit beauftragen, dies von der anderen Seite des Globus aus zu tun.

Mit Smartphones und Mobilfreundlichen digitalen Kalendern ist es für Außendienstmitarbeiter oder solche, die ständig unterwegs sind, einfacher denn je, den Überblick über ihre Zeitpläne zu behalten. Wenn Sie Vertriebsmitarbeiter haben, die im ganzen Land unterwegs sind, können sie sich mit einem Online-Kalender ganz einfach zu einer Besprechung anmelden. Hängen Sie einfach einen Link oder eine Telefonnummer an die Besprechung an, und schon können sie von unterwegs aus chatten.

Blue calendar graphic (Jill Anderson)

Verwalten Sie Ihren Zeitplan ganz einfach

Wenn es dank eines digitalen Kalenders möglich ist, Ihre Zeit von überall auf der Welt zu koordinieren, dann ist es auch einfach, Ihren eigenen Zeitplan zu verwalten. Das bedeutet, dass Sie unangenehme Situationen wie Doppelbuchungen für Kunden vermeiden können.

Anders als bei einem Papierkalender können Sie mit einem Online-Kalender Ihre Termine direkt mit anderen teilen. Wenn Sie Ihren Kalender mit einem Tool wie Doodle verbinden, können Sie andere mit nur wenigen Klicks zu Veranstaltungen und Terminen einladen, was die Koordination und Zusammenarbeit mit anderen erleichtert.

Die Verknüpfung Ihres Kalenders mit einem Tool wie Booking Page vereinfacht den Prozess noch weiter. Legen Sie einfach Ihre Verfügbarkeit fest, und wenn jemand einen Termin mit Ihnen buchen möchte, müssen Sie nur noch einen Link senden. Sie müssen keine E-Mails mehr hin- und herschicken. Außerdem, und das ist vielleicht noch wichtiger, können diese Buchungen mit all Ihren Geräten synchronisiert werden, so dass Sie nie wieder von einem unerwarteten Termin überrascht werden.

Integrations Wheel

Integrationen

Wenn es einen Ratschlag gibt, den Sie aus diesem Artikel mitnehmen sollten, dann ist es die Integration Ihres Online-Kalenders mit einem Videokonferenz-Tool. Das macht es einfacher, Leute zu treffen, spart Zeit, reduziert Stress und erhöht die Produktivität.

Nehmen wir an, Sie verknüpfen Zoom mit Ihrem Doodle-Konto. Immer wenn Sie eine Buchungsseite oder Gruppenumfrage erstellen und auswählen, dass das Treffen virtuell stattfinden soll, erscheint der Zoom-Link automatisch in Ihrer Einladung. Das bedeutet, dass Sie keine zusätzliche Arbeit leisten müssen, sondern einfach Ihre Verfügbarkeit angeben und einen Link bereitstellen. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, um Meetings zu planen und an ihnen teilzunehmen... das spart viel Zeit!

Für Führungskräfte und Unternehmer ist dies besonders nützlich. Indem Sie den Überblick über Ihren Zeitplan behalten, auch wenn Sie unterwegs sind, können Sie das Risiko eines Burnouts vermeiden. Da Sie nicht zu jeder Besprechung persönlich anreisen müssen, haben Sie mehr Zeit für wichtigere Dinge wie die Führung Ihres Unternehmens und Zeit für Ihre Familie.

Green reminder graphic

Erinnerungen: Verpassen Sie nie wieder ein Treffen!

Es mag wie eine Übertreibung klingen, wenn man sagt, dass man nie wieder eine Besprechung verpassen wird, aber mit dem effektiven Einsatz von Erinnerungen ist es nicht allzu weit her mit der Wahrheit.

Das Einstellen von Erinnerungen in einem digitalen Kalender kann dazu beitragen, dass Sie immer wissen, wann eine wichtige Besprechung oder ein Termin ansteht. Außerdem können Sie Benachrichtigungen für die Reisezeit einstellen, wenn die Besprechung persönlich stattfindet, oder Sie können sich im Voraus per E-Mail erinnern lassen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Gäste erscheinen.

Sie verpassen nicht nur keine Besprechungen, sondern können sich auch auf die Vorbereitung der Besprechung konzentrieren, was bei den Beteiligten einen guten Eindruck hinterlässt. Sie werden zeigen, dass Sie organisiert, zuverlässig und professionell sind.

Group calendar graphic

Zeitpläne in Sekundenschnelle koordinieren

An modernen Arbeitsplätzen wird es immer üblicher, dass Ihr Kalender für alle Ihre Kollegen sichtbar ist. Für das Unternehmen ist dies von großem Vorteil, da es für die Mitarbeiter einfach ist, Zeit mit ihrem Team zu planen.

Außerdem hilft es den Mitarbeitern, die mit potenziellen Kunden zu tun haben, den Verkaufsprozess so kurz wie möglich zu halten. Wenn ein Vertriebsleiter mit eingehenden Anfragen zu tun hat, kann er sofort wissen, wer in seinem Team frei ist, und diese Person dem Treffen zuweisen.

Mit der Buchungsseite von Doodle ermöglicht Hosts, die Termine aller Personen zu berücksichtigen, die an einem Meeting teilnehmen müssen. Ideal, wenn Sie z.B. für ein Technologieunternehmen arbeiten, das einen Spezialisten benötigt, der einen Verkäufer begleitet.

Calendar invite graphic

Wiederkehrende Treffen sind einfach

Bei den meisten digitalen Kalendern ist die Planung von Wiederkehrenden Besprechungen so einfach wie das Einrichten einer normalen Einladung. Geben Sie einfach an, ob es sich um ein einmaliges oder ein wiederkehrendes Ereignis handelt, und wenn es mehr als einmal stattfindet, legen Sie fest, wie oft es stattfinden soll.

Wenn Sie auf diese Weise wiederkehrende Ereignisse planen, haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungen und Benachrichtigungen festzulegen. Diese sind zwar für einmalige Besprechungen wichtig, aber für mehrere Besprechungen sorgt es dafür, dass die Teilnehmer es nicht vergessen und im Voraus planen und sich vorbereiten können.

Es bedeutet auch, dass wichtige Interessengruppen ihre Kalender im Voraus blockieren können. Wenn Sie also ein CEO sind, der jedes Quartal ein Treffen mit seinen Führungskräften braucht, ist es viel wahrscheinlicher, dass es zu einem solchen Treffen kommt.

Keine Kreditkarte erforderlich

Wenn wir an unser deutsches Sprichwort über die Wurst zurückdenken, kommt uns ein weiteres in den Sinn: 'wer rastet, der rostet', was bedeutet, wer rastet, der rostet. Klammern Sie sich nicht an Ihren Papierkalender, denn die Umstellung auf einen digitalen Kalender hat so viele Vorteile.

Sie können von unterwegs arbeiten, Besprechungen planen und Erinnerungen einstellen, egal wo Sie sind. Sie können Ihren Arbeitstag straffen, Ihre Ziele effizienter erreichen und eng mit Kollegen zusammenarbeiten, indem Sie in Sekundenschnelle freie Termine finden.

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Geschrieben von Bobby Rae

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