Wie man produktiv ist, wenn man aus der Ferne arbeitet

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Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

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Da das Ende der COVID-19-Pandemie nun hoffentlich in Sicht ist, wird es faszinierend sein zu sehen, wie sich die Welt auf eine solche Zeit des Aufruhrs und der Umwälzung einstellt. Werden wir alle zu unseren Gewohnheiten von vor COVID zurückkehren oder stellt die Pandemie einen Wendepunkt dar?

Es scheint zweifelhaft, dass wir Handgel oder Gesichtsmasken jemals wieder auf dieselbe Weise betrachten werden. In einem Restaurant zu speisen, in einem echten Laden einzukaufen oder die Kinder in eine richtige Schule zu schicken, wird nie wieder als selbstverständlich angesehen werden. Aber was ist mit der Arbeit? Ist die 40-Stunden-Woche im Büro für immer verschwunden?

Es scheint so. Selbst Unternehmen, die früher nur wenig oder gar keine Flexibilität bei der Arbeit von zu Hause aus zuließen, haben den Vorteil erkannt, dass sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, aus der Ferne zu arbeiten oder zumindest zu wählen, wann es am effizientesten ist, im Büro zu arbeiten. Derzeit arbeitet weniger als die Hälfte der Amerikaner aus der Ferne, obwohl die Rückkehr zum Arbeitsplatz zweifellos begonnen hat. Untersuchungen deuten jedoch darauf hin, dass die Zahl der Amerikaner, die ausschließlich aus der Ferne arbeiten, nach der Pandemie um satte 87 % ansteigen wird, wobei ein noch höherer Prozentsatz eine größere Flexibilität in Bezug auf Zeitplan und Arbeitsort aufweist.

Als die Pandemie weltweit um sich griff, mussten die Unternehmen zunächst ihre Systeme, Tools und Verfahren schnell anpassen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten. Die Herausforderung besteht nun nicht mehr darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter an entfernten Standorten ihre Arbeit trotzdem erledigen können, sondern darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter an entfernten Standorten gedeihen können.

Der Beginn des digitalen Arbeitsplatzes

Wir halten den physischen Arbeitsplatz für selbstverständlich: die Schreibtische, die Monitore, die Kaffeemaschine, die Besprechungsräume. Damit Unternehmen und Einzelpersonen hochproduktiv sein können, müssen wir ihnen auch einen Arbeitsbereich bieten, in dem sie sich wohlfühlen. Dabei ist es wichtig, dass die Unternehmen nicht nur versuchen, physische Arbeitsmittel durch virtuelle Äquivalente zu ersetzen, sondern dass sie die gesamte Erfahrung aus der Fernperspektive neu überdenken.

Die Auswahl einer Suite von Produktivitäts- und Kollaborationstools ist entscheidend für die Schaffung eines erfolgreichen digitalen Arbeitsbereichs. Aber woher weiß man bei der großen Auswahl an Lösungen, welche man wählen soll?

  1. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Produktivitätsfaktoren. Einige Tools sind zwar "nice-to-haves" oder geben den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie die neueste und beste App für ihren Arbeitsplatz bekommen, aber Sie sollten wie Terminator rücksichtslos nur die Tools einsetzen, die das Geschäft vorantreiben oder die Effizienz der Mitarbeiter steigern.

  2. Der Terminator war rücksichtslos effizient, aber auf Partys war er nicht sehr lustig. Sobald Sie die Art des erforderlichen Tools ermittelt haben, sollten Sie sich für die Lösung mit der besten Benutzeroberfläche entscheiden - eine Lösung, die Ihre Mitarbeiter gerne benutzen.

  3. Denken Sie über alle Interaktionsmöglichkeiten Ihrer Mitarbeiter nach. Wir denken dabei vor allem an die wichtigsten Tools, z. B. Apps für die Zusammenarbeit und Projektmanagement-Tools, aber was passiert, wenn die Laptops der Mitarbeiter plötzlich nicht mehr funktionieren? Es ist schwer, produktiv zu sein, wenn man nicht auf seine Arbeit zugreifen kann, und Sie können nicht gerade Dave von der IT-Abteilung um den Globus schicken, um Passwortprobleme zu lösen. Fernzugriffssoftware könnte in diesem Fall eine wichtige Ergänzung sein. Welche anderen Probleme könnten Ihre Abteilungen zum Stillstand bringen?

  4. Tools, die sich leicht integrieren lassen, sorgen für eine zufriedenere und produktivere Belegschaft und einen digitalen Arbeitsbereich. Integrationen ersparen den Mitarbeitern die Zeit und Mühe, zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her zu springen, was nachweislich die Konzentration und den Arbeitsfluss stärker stört, als Manager erwarten.

  5. Schließlich sind die besten Produktivitäts-Tools einfach zu bedienen, können aber auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter oder Teams zugeschnitten werden. Die Admin Console von Doodle beispielsweise ermöglicht es Managern und Administratoren, verschiedene Berechtigungsstufen zu erstellen und verschiedene Funktionen auf verschiedene Gruppen anzuwenden. Jeder Mitarbeiter erhält genau das Planungsinstrument, das er benötigt, und nicht mehr.

Die Macht der Gewohnheit

Technologie unterstützt zwar die Produktivität, aber ein wirklich erfolgreicher und effizienter Remote-Mitarbeiter zu sein, ist auch eine Frage der Entwicklung individueller Gewohnheiten und Barrieren. Apps und Tools können diese zwar unterstützen, aber (noch) nicht vollständig ersetzen.

  1. Erstellen Sie einen Zeitplan und halten Sie ihn ein. Ihr Zeitplan ist nicht nur eine Frage der Arbeitszeiten, sondern sollte auch Elemente wie ein Morgenritual enthalten und darauf abzielen, Ihren Arbeitstag zu optimieren. Wenn Sie beispielsweise morgens am energiegeladensten sind, sollten Sie einen buchbaren Kalender erstellen, um anstrengende Kundentermine nur zwischen dem Frühstück und dem Mittagessen wahrnehmen zu können. Überlegen Sie, wie Ihr bester und produktivster Tag aussieht, und nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Instrumente, um dies so oft wie möglich zu erreichen.

  2. Bob Dylan, die AC Cobra, Fish and Chips... manchmal sind die Klassiker die besten. Der bewährte und wahre Klassiker der Produktivität ist die To-Do-Liste, und ob mit Stift und Papier oder mit einer App für mehrere Geräte, die To-Do-Liste ist heute so zuverlässig wie eh und je. Dennoch ein paar Tipps. Anstatt Ihre To-Do-Liste mit einer endlosen Liste von Zielen zu überfrachten, sollten Sie jeden Tag drei Aufgaben auswählen, die unbedingt erledigt werden müssen, und sich auf diese konzentrieren, bevor Sie etwas anderes tun. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und befolgen Sie Brian Tracys Ratschlag "Eat That Frog" - erledigen Sie Ihre anspruchsvollste Aufgabe als Erstes, und Sie werden den Rest Ihres Arbeitstages wie im Flug hinter sich bringen.

  3. Nehmen Sie sich die Zeit, die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools zu beherrschen und sich mit den neuesten Funktionen vertraut zu machen. Ein paar Stunden, die Sie jetzt lernen, werden Ihnen in Zukunft wahrscheinlich Dutzende von Stunden sparen. Wenn Ihr Unternehmen Doodle verwendet und Sie mehr als 10 Minuten pro Woche für die Organisation Ihres Terminkalenders aufwenden, machen Sie es mit Sicherheit falsch. Schenken Sie sich die Zeitersparnis.

  4. Es ist unmöglich, jede Stunde des Arbeitstages produktiv zu sein. Pausen - ob kurze Verschnaufpausen oder längere Pausen - sind unerlässlich, um die Produktivität zu maximieren. Untersuchungen haben ergeben, dass ein Durchschnitt von 52 Minuten Arbeit gefolgt von 17 Minuten Pause zu den besten Ergebnissen führt, während viele der berühmtesten Unternehmer und Geschäftsleute der Welt auf Spaziergänge in der Mittagspause, lange Mittagspausen oder Sport schwören.

  5. Unternehmen können (virtuelle) Produktivitäts-Workshops oder -Schulungen veranstalten, um Mitarbeiter an entfernten Standorten für die neuesten Produktivitätstrends und -werkzeuge zu sensibilisieren, die sowohl die Arbeitsmoral als auch die Effizienz des Unternehmens steigern können. Es ist auch hilfreich, wenn Führungskräfte ihre Morgenroutine mit anderen teilen oder erklären, warum ihr Spaziergang in der Mittagspause oder ihre Meditationssitzungen am Nachmittag wichtige Bestandteile ihres Tages sind. Rolle

    Die Vorbildfunktion ist ein besseres Beispiel für die Mitarbeiter als leere Erklärungen zur Unternehmenskultur.

Die abschließende Analyse

Peter Drucker ist mit Sicherheit die meistzitierte Figur in der Wirtschaft und im Management, aber das liegt daran, dass er eine Handvoll absoluter Knaller geliefert hat, wenn es darum geht, Unternehmensstrategie in einem Einzeiler zusammenzufassen. Sein wohl wichtigster Satz lautet: "Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verbessern". Das gilt auch für die Mitarbeiterproduktivität.

Die Messung der Produktivität eines Unternehmens kann entmutigend und kostspielig sein, aber es gibt zwei Möglichkeiten, wie alle Unternehmen dieses Problem angehen können:

  1. Betrachten Sie das Unternehmen aus der Vogelperspektive und untersuchen Sie, wie es läuft. Läuft das Geschäft im Allgemeinen gut? Genauer gesagt: Zeigen Indikatoren wie NPS, Umfragen zum Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbewertungen in die richtige Richtung?

  2. Tauchen Sie hüfttief in die Datengräben ein. Alle Plattformen und Tools, die Ihren digitalen Arbeitsbereich ausmachen, sollten über robuste Back-Ends verfügen, die es Ihnen ermöglichen, Nutzungstrends und Mitarbeiterverhalten zu analysieren. Mit der von Doodle (https://doodle.com/en/features/admin-console/) können Administratoren zum Beispiel sofortige Berichte darüber erstellen, wie und wann Teammitglieder Doodle nutzen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie die Plattform optimal nutzen, sondern auch Trends erkennen, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsabläufe weiter zu optimieren.

Da haben Sie es also. Fernarbeit muss nicht das Stiefkind der Arbeit vor Ort sein. Es gibt einen Haufen Untersuchungen, die darauf hindeuten, dass die Arbeit aus der Ferne mindestens genauso effizient ist wie die Arbeit im Büro, wenn nicht sogar noch effizienter. Allerdings muss es richtig und bewusst gemacht werden - sowohl vom Mitarbeiter als auch vom Unternehmen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie und Ihr Unternehmen im Handumdrehen zu Produktivitätsprofis.

Neben der optimalen Nutzung der Fernarbeit ist es auch wichtig, den Unterschied zwischen internen und externen Meetings zu kennen. Lesen Sie unsere Tipps hier.

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