Come essere produttivi quando si lavora da remoto

Con la fine della pandemia COVID-19 che si spera sia ormai in vista, sarà affascinante vedere come il mondo si adatterà a un tale periodo di turbolenze e sconvolgimenti. Torneremo tutti alle nostre abitudini pre-COVID o la pandemia segnerà un momento di svolta?

Sembra dubbio che non guarderemo mai più allo stesso modo il gel per le mani o le maschere per il viso. La possibilità di cenare in un ristorante, di fare acquisti in un vero negozio o di mandare i bambini in una vera scuola non sarà mai più data per scontata. Ma che dire del lavoro? Le 40 ore settimanali in ufficio sono scomparse per sempre?

Sembrerebbe di sì. Anche le aziende che prima consentivano una scarsa o nulla flessibilità del lavoro da casa si sono rese conto del vantaggio di permettere ai dipendenti di lavorare a distanza o, per lo meno, di scegliere quando è più efficiente lavorare in ufficio. Attualmente, poco meno della metà degli americani lavora da remoto, anche se il ritorno al posto di lavoro è indubbiamente iniziato. Tuttavia, la ricerca suggerisce che il numero di americani che lavorano completamente da remoto sarà aumentato di ben l'87% dopo la pandemia, con una percentuale ancora più alta che vedrà una maggiore flessibilità nei propri orari e luoghi.

Inizialmente, quando le serrate hanno preso piede a livello globale, le organizzazioni hanno dovuto adattare rapidamente i propri sistemi, strumenti e procedure per accogliere una forza lavoro remota. Ora la sfida non è come creare un ambiente in cui i dipendenti remoti possano continuare a svolgere il proprio lavoro, ma come creare un ambiente in cui i dipendenti remoti possano prosperare.

L'alba dello spazio di lavoro digitale

Diamo per scontato lo spazio di lavoro fisico: le scrivanie, i monitor, la macchina del caffè, le sale riunioni. Affinché le aziende e gli individui siano altamente produttivi, dobbiamo anche offrire loro uno spazio di lavoro in cui prosperare. È essenziale che, nel farlo, le aziende non si limitino a sostituire gli strumenti fisici con equivalenti virtuali, ma ripensino l'intera esperienza da una prospettiva remota.

La scelta di una suite di strumenti di produttività e collaborazione (https://automate.io/blog/online-collaboration-tools/) è fondamentale per creare uno spazio di lavoro digitale di successo. Ma con così tante soluzioni tra cui scegliere, come si fa a sapere quali scegliere?

1. Concentratevi innanzitutto sui fattori di produttività. Anche se alcuni strumenti sono piacevoli o possono far sentire i dipendenti come se stessero ricevendo l'ultima e più grande applicazione per il posto di lavoro, dovreste dimostrare una spietatezza in stile Terminator nell'adottare solo gli strumenti che stimolano l'attività o aumentano l'efficienza dei dipendenti.

2. Terminator era spietatamente efficiente, ma non era molto divertente alle feste. Una volta individuato il tipo di strumento necessario, optate per la soluzione con la migliore UX, che i vostri dipendenti utilizzeranno con piacere.

3. Pensate a tutti i modi in cui i vostri dipendenti interagiscono. Sebbene si tenda a pensare agli strumenti più importanti, come le app di collaborazione e gli strumenti di gestione dei progetti, cosa succede se i computer portatili dei dipendenti smettono improvvisamente di funzionare? È difficile essere produttivi quando non si può accedere al proprio lavoro, e non si può certo mandare Dave dell'IT in giro per il mondo a risolvere i problemi di password. Il software di accesso remoto potrebbe essere un elemento fondamentale in questo caso. Quali altri problemi potrebbero bloccare i vostri reparti?

4. Gli strumenti facilmente integrabili rendono la forza lavoro e lo spazio di lavoro digitale più felici e produttivi. Le integrazioni risparmiano ai dipendenti il tempo e lo sforzo di passare da un'applicazione all'altra, cosa che, come è stato dimostrato, interrompe la concentrazione e il flusso più di quanto i manager si aspettino.

5. Infine, i migliori strumenti di produttività sono semplici da usare, ma possono essere adattati alle esigenze di ciascun dipendente o team. Ad esempio, la di Doodle (https://doodle.com/en/features/admin-console/) consente ai manager e agli amministratori di creare diversi livelli di autorizzazione e di applicare varie funzioni a diversi gruppi. Ogni dipendente riceve lo strumento di pianificazione preciso di cui ha bisogno e niente di più.

La forza dell'abitudine

Sebbene la tecnologia sia certamente di supporto alla produttività, essere un dipendente remoto efficiente e di successo è anche una questione di sviluppo di abitudini e barriere individuali. Sebbene le app e gli strumenti possano contribuire a sostenerle, non possono (ancora) sostituirle del tutto.

1. Creare un programma e rispettarlo. Il vostro programma non è solo una questione di orari di lavoro, ma dovrebbe incorporare elementi come un rituale mattutino e cercare di ottimizzare la vostra giornata lavorativa. Se i vostri livelli di energia sono più alti al mattino, ad esempio, potreste creare un calendario prenotabile per accettare le riunioni con i clienti più impegnative solo tra la colazione e l'ora di pranzo. Pensate a quale sia la vostra giornata migliore e più produttiva e utilizzate gli strumenti a vostra disposizione per far sì che ciò avvenga il più spesso possibile.

2. Bob Dylan, l'AC Cobra, pesce e patatine... a volte i classici sono i migliori. Il classico della produttività è la lista delle cose da fare e, che si tratti di carta e penna o di un'applicazione multidispositivo, la lista delle cose da fare è affidabile come non mai. Un paio di consigli, però. Piuttosto che affollare la lista delle cose da fare con un elenco infinito di ambizioni, scegliete ogni giorno tre compiti irrinunciabili e concentratevi su quelli prima di fare qualsiasi altra cosa. Fate un ulteriore passo avanti e seguite il consiglio di Brian Tracy di "Eat That Frog": affrontate il vostro compito più impegnativo come prima cosa e riuscirete ad affrontare il resto della giornata lavorativa senza problemi.

3. Dedicate del tempo a diventare esperti degli strumenti che avete a disposizione e a ripassare le funzioni più recenti. Qualche ora di apprendimento ora farà probabilmente risparmiare decine di ore in futuro. Se la vostra azienda usa Doodle e spendete più di 10 minuti a settimana per organizzare la vostra agenda, ad esempio, quasi sicuramente state sbagliando. Regalatevi un risparmio di tempo.

4. È impossibile essere produttivi ogni ora della giornata lavorativa. Fare delle pause, sia brevi che più lunghe, è essenziale per massimizzare la produttività. Le ricerche suggeriscono che una media di 52 minuti di lavoro seguiti da 17 minuti di riposo porta ai migliori risultati, mentre molti degli imprenditori e delle menti aziendali più famose al mondo giurano di fare passeggiate in pausa pranzo, pranzi lunghi o esercizi fisici.

5. Le aziende possono organizzare workshop (virtuali) sulla produttività o corsi di formazione per sensibilizzare i dipendenti remoti sulle ultime tendenze e sugli strumenti di produttività che possono contribuire ad aumentare il morale e l'efficienza organizzativa. È utile anche che i leader condividano la loro routine mattutina o spieghino perché la passeggiata in pausa pranzo o le sessioni di meditazione pomeridiane sono parti cruciali della loro giornata. Ruolo

   La modellazione dei ruoli costituisce un esempio migliore da seguire per i dipendenti rispetto alle semplici dichiarazioni vuote sulla cultura aziendale.

L'analisi finale

Peter Drucker è quasi certamente la figura più citata nel mondo degli affari e del management, ma questo perché ha fornito una manciata di frasi assolutamente convincenti quando si tratta di racchiudere la strategia aziendale in una sola frase. La più importante: "Se non puoi misurarlo, non puoi migliorarlo". Questo vale anche per la produttività dei dipendenti.

Misurare la produttività di un'organizzazione può essere scoraggiante e costoso, ma ci sono due modi in cui tutte le aziende possono affrontare il problema:

1. Guardare dall'alto e studiare l'andamento dell'azienda. In termini generali, gli affari vanno bene? In particolare, indicatori come NPS, sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti e recensioni dei dipendenti vanno nella giusta direzione?

2. Immergetevi nelle trincee dei dati. Tutte le piattaforme e gli strumenti che costituiscono il vostro spazio di lavoro digitale devono avere back-end robusti che vi consentano di analizzare le tendenze di utilizzo e i comportamenti dei dipendenti. Ad esempio, la di Doodle (https://doodle.com/en/features/admin-console/) consente agli amministratori di ottenere rapporti istantanei che illustrano come e quando i membri del team utilizzano Doodle. In questo modo non solo ci si assicura di ottenere un buon rapporto qualità-prezzo in termini di utilizzo della piattaforma, ma si scoprono anche tendenze che possono aiutare a ottimizzare ulteriormente il modo in cui si opera.

Ecco come stanno le cose. Il lavoro a distanza non deve essere per forza il parente povero del lavoro in sede. Ci sono un mucchio di ricerche che suggeriscono che lavorare a distanza è efficiente almeno quanto lavorare in ufficio, se non addirittura di più. Tuttavia, deve essere fatto in modo corretto e deliberato, sia dal dipendente che dall'organizzazione. Seguite questi consigli e voi e la vostra organizzazione diventerete professionisti della produttività in pochissimo tempo.

Oltre a trarre il massimo dal lavoro in remoto, è importante anche capire la differenza tra riunioni interne ed esterne. Date un'occhiata ai nostri consigli qui**.