Comment être productif en travaillant à distance

La fin de la pandémie de COVID-19 étant désormais en vue, il sera fascinant de voir comment le monde s'adaptera à une telle période d'agitation et de bouleversements. Reviendrons-nous tous à nos habitudes d'avant le COVID ou la pandémie marque-t-elle un tournant ?

Il est peu probable que nous regardions à nouveau le gel pour les mains ou les masques de la même façon. Pouvoir dîner dans un restaurant, faire ses courses dans un vrai magasin ou envoyer ses enfants dans une vraie école ne sera plus jamais considéré comme allant de soi. Mais qu'en est-il du travail ? La semaine de 40 heures au bureau a-t-elle disparu pour de bon ?

Il semblerait que oui. Même les entreprises qui n'autorisaient auparavant que peu ou pas de flexibilité en matière de travail à domicile ont réalisé l'avantage de permettre aux employés de travailler à distance ou, à tout le moins, de choisir le moment où il est le plus efficace de travailler au bureau. Actuellement, un peu moins de la moitié des Américains travaillent à distance, même si le retour au lieu de travail a sans aucun doute commencé. Toutefois, les recherches suggèrent que le nombre d'Américains travaillant entièrement à distance aura augmenté de 87 % après la pandémie, avec un pourcentage encore plus élevé de personnes bénéficiant d'une plus grande flexibilité dans leurs horaires et leurs lieux de travail.

Dans un premier temps, alors que les fermetures se multipliaient dans le monde entier, les entreprises ont dû adapter rapidement leurs systèmes, outils et procédures pour accueillir une main-d'œuvre à distance. Aujourd'hui, le défi n'est pas de savoir comment créer un environnement dans lequel les employés à distance peuvent continuer à faire leur travail, mais comment créer un environnement dans lequel les employés à distance peuvent s'épanouir.

L'aube de l'espace de travail numérique

Nous considérons l'espace de travail physique comme acquis : les bureaux, les écrans, la machine à café, les salles de réunion. Pour que les entreprises et les individus soient très productifs, nous devons également leur offrir un espace de travail où ils peuvent s'épanouir. Il est essentiel que, ce faisant, les entreprises ne se contentent pas de remplacer les outils physiques par des équivalents virtuels, mais qu'elles reconsidèrent l'ensemble de l'expérience dans une perspective à distance.

Le choix d'une suite d'outils de productivité et de collaboration (https://automate.io/blog/online-collaboration-tools/) est essentiel pour créer un espace de travail numérique efficace. Mais avec autant de solutions, comment savoir lesquelles choisir ?

1. Concentrez-vous d'abord sur les facteurs de productivité. Si certains outils sont agréables à utiliser ou peuvent donner l'impression aux employés qu'ils disposent de la dernière et de la meilleure application de travail, vous devez faire preuve d'une impitoyabilité à la Terminator en n'adoptant que les outils qui stimuleront l'activité ou augmenteront l'efficacité des employés.

2. Le Terminator était impitoyablement efficace, mais il n'était pas très amusant en soirée. Une fois que vous avez identifié le type d'outil nécessaire, optez pour la solution offrant la meilleure interface utilisateur, celle que vos employés aiment utiliser.

3. Réfléchissez à toutes les façons dont vos employés interagissent. Nous avons tendance à penser aux outils les plus importants, comme les applications de collaboration et les outils de gestion de projet, mais que se passe-t-il si les ordinateurs portables des employés cessent soudainement de fonctionner ? Il est difficile d'être productif quand on ne peut pas accéder à son travail, et vous ne pouvez pas vraiment envoyer Dave de l'informatique faire le tour du monde pour résoudre les problèmes de mot de passe. Un logiciel d'accès à distance pourrait être un élément essentiel dans ce cas. Quels autres problèmes pourraient paralyser vos services ?

4. Les outils qui s'intègrent facilement rendent les employés et l'espace de travail numérique plus heureux et plus productifs. Les intégrations épargnent aux employés le temps et les efforts nécessaires pour passer d'une application à l'autre, ce qui, comme on l'a constaté, interrompt la concentration et le flux de travail plus que ne le pensent les responsables.

5. Enfin, les meilleurs outils de productivité sont simples et prêts à l'emploi, mais peuvent être adaptés aux besoins de chaque employé ou équipe. Par exemple, la de Doodle (https://doodle.com/en/features/admin-console/) permet aux responsables et aux administrateurs de créer différents niveaux d'autorisation et d'appliquer diverses fonctions à différents groupes. Chaque employé reçoit l'outil de planification précis dont il a besoin et rien de plus.

La force de l'habitude

S'il est vrai que la technologie favorise la productivité, le fait d'être un employé à distance vraiment performant et efficace est aussi une question de développement d'habitudes et de barrières individuelles. Si les applications et les outils peuvent aider à soutenir ces dernières, ils ne peuvent pas (encore) les remplacer entièrement.

1. Créez un programme et respectez-le. Votre emploi du temps ne se résume pas à vos heures de travail, mais il doit intégrer des éléments tels qu'un rituel matinal et chercher à optimiser votre journée de travail. Si votre niveau d'énergie est le plus élevé le matin, par exemple, vous pourriez créer un calendrier à réserver pour n'accepter les rendez-vous clients éprouvants qu'entre le petit-déjeuner et le déjeuner. Réfléchissez à ce à quoi ressemble votre journée la plus productive et utilisez les outils à votre disposition pour y parvenir le plus souvent possible.

2. Bob Dylan, le Cobra AC, le poisson-frites... parfois, les classiques sont les meilleurs. Le classique éprouvé de la productivité est la liste des tâches et, qu'il s'agisse d'un stylo et d'un papier ou d'une application multi-appareils, la liste des tâches est plus fiable que jamais. Quelques conseils toutefois. Plutôt que d'encombrer votre liste de tâches avec une liste interminable d'ambitions, choisissez trois tâches essentielles chaque jour et concentrez-vous sur celles-ci avant de faire quoi que ce soit d'autre. Allez encore plus loin et suivez le conseil de Brian Tracy "Eat That Frog" : attaquez-vous à votre tâche la plus exigeante en premier lieu et vous passerez le reste de votre journée de travail sans encombre.

3. Prenez le temps de devenir un utilisateur averti des outils dont vous disposez et de vous familiariser avec les dernières fonctionnalités. Quelques heures d'apprentissage maintenant vous feront probablement gagner des dizaines d'heures à l'avenir. Si votre entreprise utilise Doodle et que vous passez plus de 10 minutes par semaine à organiser votre planning, par exemple, vous vous y prenez très certainement mal. Offrez-vous le cadeau d'un gain de temps.

4. Il est impossible d'être productif à chaque heure de la journée de travail. Faire des pauses, qu'il s'agisse de courtes respirations ou de pauses plus longues, est essentiel pour maximiser la productivité. Les recherches indiquent qu'une moyenne de 52 minutes de travail suivies de 17 minutes de repos donne les meilleurs résultats, tandis que nombre des entrepreneurs et des hommes d'affaires les plus célèbres au monde ne jurent que par les promenades à l'heure du déjeuner, les longs déjeuners ou les séances d'exercice.

5. Les entreprises peuvent organiser des ateliers ou des formations (virtuels) sur la productivité afin de sensibiliser les employés distants aux dernières tendances et outils de productivité qui peuvent contribuer à améliorer le moral des employés et l'efficacité de l'organisation. Il est également utile que les dirigeants partagent leur routine matinale ou expliquent pourquoi leur promenade du midi ou leurs séances de méditation de l'après-midi sont des moments cruciaux de leur journée. Rôle

   L'exemplarité constitue un meilleur exemple à suivre pour les employés que de simples déclarations vides de sens sur la culture de votre entreprise.

L'analyse finale

Peter Drucker est certainement la personnalité la plus citée dans le domaine des affaires et de la gestion, mais c'est parce qu'il a fourni une poignée d'idées absolument extraordinaires lorsqu'il s'agit de résumer la stratégie d'entreprise en une seule phrase. Sa phrase la plus importante est sans doute : "Si vous ne pouvez pas la mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer". Cela s'applique également à la productivité des employés.

Mesurer la productivité d'une organisation peut être décourageant et coûteux, mais il existe deux façons pour toutes les entreprises d'aborder la question :

1. Prenez une vue d'ensemble et étudiez les performances de l'entreprise. En termes généraux, les affaires vont-elles bien ? Plus précisément, les indicateurs comme le NPS, les enquêtes sur l'engagement des employés et les évaluations des employés vont-ils dans la bonne direction ?

2. Plongez jusqu'à la taille dans les tranchées des données. Toutes les plateformes et tous les outils qui constituent votre espace de travail numérique doivent avoir des back-ends robustes qui vous permettent d'analyser les tendances d'utilisation et les comportements des employés. Par exemple, la de Doodle (https://doodle.com/en/features/admin-console/) permet aux administrateurs d'obtenir des rapports instantanés détaillant comment et quand les membres de l'équipe utilisent Doodle. Cela permet non seulement de s'assurer que vous en avez pour votre argent en termes d'utilisation de la plate-forme, mais aussi de révéler des tendances qui peuvent vous aider à optimiser davantage la façon dont vous travaillez.

Vous l'avez compris. Le travail à distance n'est pas forcément le parent pauvre du travail sur place. De nombreuses recherches (https://www.greatplacetowork.com/resources/blog/remote-work-productivity-study-finds-surprising-reality-2-year-study#:~:text=Travail%20à%20domicile%20est%20juste,les%20employés%20ont commencé%20à%20travailler%20à%20domicile.) suggèrent que le travail à distance est au moins aussi efficace que le travail au bureau, si ce n'est plus. Toutefois, il faut le faire correctement et délibérément - tant par l'employé que par l'organisation. Suivez ces conseils, et vous et votre organisation deviendrez des pros de la productivité en un rien de temps.

En plus de tirer le meilleur parti du travail à distance, il est également important de comprendre la différence entre les réunions internes et externes. Consultez nos conseils ici.