Was haben wiederkehrende Sitzungen mit Talententwicklung zu tun?

So wie die Kanäle in Venedig wieder klar sind und der Himmel in Peking wieder blau ist, hat das Coronavirus zu einer unerwarteten Rückkehr zu besseren Zeiten am Arbeitsplatz geführt. Die weltweite Pandemie hat den jahrzehntelangen gebremst (https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness).

Natürlich sind die Meetings nicht ganz zum Stillstand gekommen - der Zoom-Aktienkurs zeigt das deutlich - aber sie werden im Allgemeinen kürzer und unsere Zeitpläne weisen ein paar mehr Lücken auf als früher. Diese Erkenntnisse werden von den Unternehmen genutzt, von Organisationen, die ihre Mitarbeiter proaktiv dazu ermutigen, weniger Meetings abzuhalten, bis hin zu Unternehmen, die sogar ihre Jahreskonferenzen online verlegen, um die Reisezeiten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Der Bericht von Doodle hat ergeben, dass 71 Prozent der Berufstätigen glauben, dass sie wöchentlich Zeit durch unnötige oder abgesagte Meetings verlieren, so dass weniger Meetings nur gut sein können. Das heißt aber nicht, dass alle Meetings unangemessen, unproduktiv oder ineffizient sind. Wiederkehrende Meetings bilden das kulturelle, strategische und kommunikative Rückgrat der meisten Unternehmen. Sie sind auch für das Talentmanagement und die persönliche Entwicklung von entscheidender Bedeutung. Doch welche Besprechungen sind unverzichtbar und welche sollte man besser ganz unorganisiert lassen?

Vereinfacht gesagt, können wir die meisten wiederkehrenden Besprechungen in eine von zwei Kategorien einteilen:

Regelmäßige Team-, Abteilungs- oder Projektbesprechungen.

Einzelgespräche

Regelmäßige Sitzungen

Dies sind Besprechungen, die wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich stattfinden und die sich schnell summieren und den Zeitplan durcheinander bringen können. Denken Sie an wöchentliche Teambesprechungen, monatliche Abteilungsbesprechungen, zweiwöchentliche Projekt-Updates... Sie verstehen schon.

Die Tatsache, dass diese Besprechungen immer wieder stattfinden, führt dazu, dass die Qualität der Besprechungen eher schlecht ist. Der Organisator wendet wenig Zeit für die Vorbereitung auf, während sich die Liste der Eingeladenen nie ändert, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass nur sehr wenige Inhalte der Besprechung für alle Teilnehmer relevant sind. Kurz gesagt, es sind diese Meetings, die allen Meetings einen schlechten Ruf einbringen. [Ein Drittel der Fachleute (https://doodle.com/en/resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019/) findet, dass sie zu den meisten Sitzungen, an denen sie teilnehmen, nichts beitragen können. Gleichzeitig ist fast die Hälfte der Arbeitnehmer der Meinung, dass diese Besprechungen für Verwirrung am Arbeitsplatz sorgen und ihre Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen.

Auch wenn es bei diesen regelmäßigen Besprechungen nicht offenkundig um die Entwicklung von Talenten geht, können sie sich negativ auf alles auswirken, von Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit bis hin zu Stress und Fluktuation, was alles die Fähigkeit eines Unternehmens, Talente erfolgreich zu entwickeln, beeinträchtigen kann.

Vor diesem Hintergrund bietet unser Bericht Q2 2020 State of Meetings einige Tipps zur Vermeidung unproduktiver Meetings.

Setzen Sie immer klare Ziele.

Verschicken Sie immer eine klare Tagesordnung.

Sorgen Sie dafür, dass nicht mehr Personen als unbedingt nötig an der Sitzung teilnehmen.

Renato Profico, CEO von Doodle, sagt:

"Unsere Daten zeigen, dass die Zahl der virtuellen Gruppenmeetings im 2. Quartal 2020 um 109 Prozent gestiegen ist. Videogestützte Online-Meetings erfordern unsere volle Aufmerksamkeit und können sehr anstrengend sein. Sie können bei den Teilnehmern eine Vielzahl von Emotionen auslösen, wie Angst, Stress und Erschöpfung. Die Teilnahme an weniger, unnötigen Meetings trägt also nicht nur dazu bei, dass geschäftliche Besprechungen konzentrierter und effektiver ablaufen, sondern hilft den Mitarbeitern auch, die Zoom-Müdigkeit zu bekämpfen, die ihre Produktivität und ihr geistiges Wohlbefinden ernsthaft beeinträchtigen kann. "

1:1

Das One-to-One-Meeting, in der Regel zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten, ist die wichtigste und wirkungsvollste Waffe, die jedes Unternehmen in seinem Talententwicklungsarsenal hat. Mehr als 90 Prozent der US-amerikanischen Arbeitnehmer geben die Unfähigkeit, klar zu kommunizieren oder konstruktives Feedback zu erhalten, als Hauptkritikpunkt an, den sie an ihrem Vorgesetzten haben.

Manager, die Zeit in ihre Mitarbeiter investieren, sehen, dass sich dies auszahlt. Mitarbeiter, die doppelt so viel Zeit für persönliche Gespräche mit ihrem Vorgesetzten haben, sind 67 Prozent weniger wahrscheinlich unzufrieden.

Fairerweise muss man sagen, dass dies für die meisten Manager keine Neuigkeit ist, da sie den Zusammenhang zwischen der Zeit, die sie ihren Mitarbeitern widmen, und deren Leistung und Zufriedenheit bereits instinktiv verstehen. Mehr als zwei Drittel der Führungskräfte](https://hypercontext.com/state-of-one-on-ones-report#:~:text=75%25%20der%20Führungskräfte%20gaben%20an,dass%20die%20Besprechungen%20eine%20gemeinsame%20Verantwortung sind.) stellen jedoch fest, dass es für sie die größte Herausforderung ist, individuelle Verantwortlichkeiten mit ihrer Verantwortung als Personalleiter zu vereinbaren.

Wir haben einige Tipps und Tricks zusammengestellt, die Unternehmen nicht nur dabei helfen, die Auswirkungen von Einzelgesprächen auf die Talententwicklung zu verstehen und anzuerkennen, sondern auch den Führungskräften dabei helfen, bessere und produktivere Einzelgespräche mit ihren Mitarbeitern zu führen.

1 Wenn Sie ein Team von fünf oder weniger Mitarbeitern leiten, sollten Sie wöchentliche Einzelgespräche einplanen. Wenn Ihr Team größer ist, sollten die Treffen höchstens alle zwei Wochen stattfinden.

2. Machen Sie Einzelgespräche zu Ihrer obersten Priorität in jeder Woche. Sagen Sie sie nicht regelmäßig ab oder verschieben Sie sie nicht - ob zu Recht oder zu Unrecht, es vermittelt den Mitarbeitern die Botschaft, dass sie Ihnen nicht wichtig sind. Vereinbaren Sie entweder jede Woche den gleichen Tag und die gleiche Uhrzeit für die Einzelgespräche oder erlauben Sie den Mitarbeitern, über ein intelligentes System einen passenden Termin zu wählen.

3. Einzelgespräche sollten idealerweise eine Stunde dauern (30 und 45 Minuten sind aber auch gut möglich). Versuchen Sie nicht, sie in 15 Minuten zu packen. Ein persönliches Gespräch während eines Mittagsspaziergangs oder sogar während des Mittagessens ist jedoch akzeptabel, solange Ihre Aufmerksamkeit nicht anderweitig gebunden ist.

4. Gehen Sie niemals ohne einen Plan, was Sie besprechen wollen, in ein Einzelgespräch mit einem Mitarbeiter. Für die Festlegung der Tagesordnung kann entweder die Führungskraft verantwortlich sein oder der Mitarbeiter und die Führungskraft teilen sich die Verantwortung, aber es muss erfolgen.

"Das Geheimnis einer erfolgreichen und zeitsparenden Besprechung ist die Vorbereitung. Die Tagesordnung sollte nicht zu lang sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass zu viel Zeit auf die ersten Punkte verwendet wird und spätere Punkte überstürzt behandelt werden", rät Dr. Sankalp Chaturvedi, außerordentlicher Professor für organisatorisches Verhalten und Führung am Imperial College London.

5. Lassen Sie den Mitarbeiter reden. Ja, dies ist eine hervorragende Gelegenheit, um wichtige Informationen weiterzugeben, aber es ist die Sitzung des Mitarbeiters, nicht die des Managers, und der Mitarbeiter sollte das Gespräch führen.

6. Hören Sie zu, machen Sie sich Notizen und stellen Sie Fragen. Die Versuchung ist groß, sich in die Details der Rolle und der spezifischen Projekte zu vertiefen, aber es ist wichtig, dass Manager von Zeit zu Zeit auch die wichtigeren Fragen stellen. Wie geht es Ihnen? Sind Sie glücklich hier? Gibt es irgendetwas, bei dem ich helfen kann?

7. Einzelgespräche sind erfolgreicher, wenn sie sich auf die Zukunft statt auf die Vergangenheit konzentrieren - auf Wachstum, Entwicklung und Chancen statt auf vergangene Leistungen. Ebenso ist es wichtig, sich darauf zu konzentrieren, wo die Stärken eines Mitarbeiters liegen und wie diese am besten genutzt oder bestimmte Fähigkeiten verbessert werden können, anstatt sich mit den Defiziten aufzuhalten. Führungskräfte sollten auch hervorheben, wie die Stärken, das Wachstum und die Entwicklung eines Mitarbeiters mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen übereinstimmen.

8. Sprechen Sie an, wie die Mitarbeiter gerne arbeiten und was sie tun. Gibt es eine Tageszeit, zu der sie besonders energiegeladen oder produktiv sind? Könnten sie davon profitieren, mehr von zu Hause aus zu arbeiten oder flexiblere Arbeitszeiten zu haben?

**9. Es ist manchmal ein schwieriges Gespräch, aber scheuen Sie sich nicht, nach der Teamdynamik, den Beziehungen zu anderen Teammitgliedern und der fruchtbarsten Zusammenarbeit zu fragen. Vermeiden Sie einfach die Versuchung, sich dem Klatsch und Tratsch hinzugeben.

10. Einige der wichtigsten Fragen, die eine Führungskraft stellen kann, sind: Was sind Ihre größten Hindernisse? Gibt es einen ständigen Engpass, den Sie frustrierend finden? Kann ich Ihnen dabei helfen, sich von diesem Engpass zu befreien?

11. Es wird unweigerlich Zeiten geben, in denen eine durchgängige positive Einstellung nicht möglich ist. Zum Beispiel wurde eine Beschwerde vorgebracht oder es gab eine Auseinandersetzung mit einem anderen Mitarbeiter. Bei diesen Gesprächen müssen die Führungskräfte einen Rahmen für schwierige Gespräche haben, und der Mitarbeiter muss sich immer noch als aktiver Teilnehmer fühlen und nicht wie ein gescholtenes Schulkind.

Der Pendleton's Feedback Process ist ein gutes Beispiel dafür, wie dies geschehen kann:

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter offen für Feedback ist.

Bitten Sie den Mitarbeiter, den Kontext der Situation zu erklären.

Bitten Sie den Mitarbeiter, herauszufinden, was er gut gemacht hat.

Die Führungskraft erklärt dann, was ihrer Meinung nach gut gelaufen ist.

Fragen Sie den Mitarbeiter, was verbessert werden könnte.

Die Führungskraft schlägt daraufhin einige Verbesserungen vor.

Der Mitarbeiter und die Führungskraft erarbeiten gemeinsam einen Verbesserungsplan.

Nach dem Einzelgespräch

Auch wenn die Festlegung einer klaren Tagesordnung und die Durchführung eines erfolgreichen Gesprächs für das Engagement der Mitarbeiter unerlässlich sind, so ist es doch die Nachbereitung des Einzelgesprächs zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, die dieses Gespräch zum Eckpfeiler des Talententwicklungsprozesses eines jeden Unternehmens macht.

Der erste Schritt besteht darin, die kurz- und langfristigen Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten eines Mitarbeiters mit den Möglichkeiten des Unternehmens in Einklang zu bringen. Die Führungskraft und der Mitarbeiter sollten sich darüber einig sein, wie sie vorgehen wollen und was ein Fortschritt ist. Dieses Thema sollte in allen folgenden Einzelgesprächen wieder aufgegriffen werden.

Dies ist oft der Punkt, an dem Manager ihr Ego unter Kontrolle bringen müssen. Die besten Manager erkennen, was ihre Mitarbeiter brauchen - sei es Weiterbildung, Mentorenschaft oder Coaching - und bieten nicht alles selbst an.

Schließlich sollten alle Einzelgespräche mit einer schriftlichen Zusammenfassung und den nächsten Schritten fortgesetzt werden. Dies trägt zur Festigung des Gesprächs bei und stellt sicher, dass sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft zur Verantwortung gezogen werden.

Ein zeitaufwändiger Prozess?

Wenn sich dies kompliziert und aufwändig anhört, dann ist es das auch. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung macht zwischen 30 und 70 Prozent der meisten Unternehmen aus und macht die Mitarbeiter zu Ihren höchsten Kosten. Deshalb lohnt es sich auch, Zeit in Ihre Belegschaft zu investieren.

Wenn Sie jedoch einen konkreteren Nutzen wünschen, sollten Sie Folgendes bedenken. Im Durchschnitt verbringen Manager vier Wochen pro Jahr mit Leistungsbeurteilungen, so dass alle anderen Arbeiten für einen Monat im Jahr zum Erliegen kommen.

Unternehmen wie Adobe und GE haben es jedoch erfolgreich geschafft, diese jährlichen Leistungsbeurteilungen abzuschaffen, indem sie während des Jahres häufigere und nach Prioritäten geordnete Einzelgespräche einführten. Auf diese Weise konnte die enorme jährliche Arbeitsbelastung vermieden werden, und bei Adobe sank die Fluktuation um 30 %, während diese Strategie bei GE zu einer Produktivitätssteigerung von 500 % beitrug (https://hbr.org/2015/08/ges-real-time-performance-development).

Lohnt es sich also, sich Zeit für persönliche Treffen mit Ihrem Team zu nehmen?

Um zu erfahren, wie Doodle dabei helfen kann, die Einzelgespräche in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und zu rationalisieren, nehmen Sie Kontakt für eine Produktdemonstration auf.