Quel est le rapport entre les réunions récurrentes et le développement des talents ?

Tout comme les canaux de Venise se sont mis à couler clair et le ciel de Pékin est redevenu bleu, le coronavirus a entraîné un retour inattendu à une époque meilleure sur le lieu de travail. La pandémie mondiale a ralenti des décennies de folie des réunions.

Bien sûr, les réunions n'ont pas complètement cessé - le cours de l'action Zoom en témoigne clairement - mais elles sont généralement plus courtes et nos emplois du temps comportent un peu plus de trous qu'auparavant. Les entreprises agissent en conséquence, qu'il s'agisse d'organisations qui encouragent proactivement leurs employés à tenir moins de réunions ou d'entreprises qui ont même déplacé leurs conférences annuelles en ligne pour réduire les déplacements et gagner en efficacité.

Le rapport de Doodle a révélé que 71 % des professionnels estiment qu'ils perdent du temps chaque semaine à cause de réunions inutiles ou annulées, de sorte que la réduction du nombre de réunions ne peut être qu'une bonne chose. Mais cela ne veut pas dire que toutes les réunions sont inadéquates, improductives ou inefficaces. Les réunions récurrentes constituent l'épine dorsale culturelle, stratégique et de communication de la plupart des entreprises. Elles sont également cruciales pour la gestion des talents et le développement personnel. Mais quelles sont les réunions essentielles et quelles sont celles qu'il vaut mieux ne pas organiser du tout ?

En simplifiant, on peut classer la majorité des réunions récurrentes dans l'une des deux catégories suivantes :

Réunions régulières d'équipe, de service ou de projet.

*Réunions individuelles

Réunions régulières

Il s'agit des réunions qui ont lieu chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre et qui ont tendance à s'accumuler et à engorger les emplois du temps assez rapidement. Pensez aux lancements hebdomadaires des équipes, aux réunions mensuelles des départements, aux mises à jour bihebdomadaires des projets... vous voyez le genre.

Le fait que ces réunions soient récurrentes a tendance à en faire des réunions de mauvaise qualité. L'organisateur passe peu de temps à les préparer, tandis que la liste des invités ne change jamais, ce qui signifie qu'il y a de fortes chances pour que le contenu de la réunion soit très peu pertinent pour tous les participants. En bref, ce sont ces réunions qui tendent à donner une mauvaise réputation à toutes les réunions. Un tiers des professionnels se sentent incapables de contribuer à la plupart des réunions auxquelles ils participent. Dans le même temps, près de la moitié des employés pensent que ces réunions créent de la confusion sur le lieu de travail et ont un impact sur leur capacité à travailler.

Bien que ces réunions régulières ne soient pas ouvertement consacrées au développement des talents, elles peuvent avoir un impact négatif sur tout, de l'engagement et la satisfaction des employés au stress et au turnover, ce qui peut affecter la capacité d'une organisation à développer les talents avec succès.

Dans cette optique, notre rapport Q2 2020 State of Meetings propose quelques conseils pour éviter les réunions improductives.

Fixez toujours des objectifs clairs.

Envoyez toujours un ordre du jour clair.

Veillez à ce qu'il n'y ait pas plus de personnes que nécessaire à la réunion.

Renato Profico, PDG de Doodle, déclare :

"Nos données montrent que le nombre de réunions de groupe virtuelles a augmenté de 109 % au deuxième trimestre 2020. Les réunions en ligne par vidéo exigent toute notre attention et peuvent être épuisantes. Souvent, elles peuvent faire ressentir aux participants une myriade d'émotions, comme l'anxiété, le stress et l'épuisement. Par conséquent, le fait d'assister à moins de réunions inutiles permettra non seulement de mieux cibler les réunions d'affaires et de les rendre plus efficaces, mais aussi d'aider les employés à lutter contre la fatigue due au zoom, qui peut avoir de graves répercussions sur leur productivité et leur bien-être mental. "

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Le one-to-one meeting, qui se déroule généralement entre un employé et son manager, est l'arme la plus importante et la plus efficace dont dispose toute organisation dans son arsenal de développement des talents. Plus de 90 % des salariés américains citent l'incapacité à communiquer clairement ou à recevoir un retour d'information constructif comme la première plainte qu'ils formulent à l'encontre de leur manager.

Les managers qui investissent du temps dans leurs employés ont tendance à le voir récompensé. Les employés qui passent deux fois plus de temps en tête-à-tête avec leur manager ont 67 % moins de chances de se désengager.

En toute honnêteté, ce n'est pas une nouvelle pour la plupart des managers qui comprennent déjà instinctivement la relation entre le temps passé avec leurs employés, les performances et la satisfaction. Cependant, (https://hypercontext.com/state-of-one-on-ones-report#:~:text=75%25%20des%20managers%20ont déclaré que%20discuter,réunions%20est%20une%20responsabilité%20partagée.) trouvent que jongler entre les responsabilités individuelles et leur responsabilité en tant que responsable du personnel est leur plus grand défi.

Nous avons rassemblé quelques conseils et astuces qui aideront non seulement les organisations à comprendre et à reconnaître l'impact des entretiens individuels sur le développement des talents, mais aussi les managers à organiser des entretiens individuels plus productifs avec leurs employés.

1 Si vous gérez une équipe de cinq employés ou moins, prévoyez des entretiens individuels hebdomadaires. Si votre équipe est plus importante, les réunions doivent avoir lieu toutes les deux semaines au maximum.

2. Faites des réunions en tête-à-tête votre priorité absolue chaque semaine. Ne les annulez pas ou ne les reportez pas régulièrement - à tort ou à raison, cela envoie le message aux employés qu'ils ne sont pas importants pour vous. Faites en sorte que vos entretiens individuels aient lieu le même jour et à la même heure chaque semaine, ou permettez aux employés de choisir le moment qui leur convient le mieux grâce à un logiciel intelligent.

3. Les réunions en tête-à-tête devraient idéalement durer une heure (mais 30 minutes et 45 minutes fonctionnent bien aussi). N'essayez pas de les condenser en 15 minutes. Il est possible d'organiser un entretien individuel pendant une promenade ou même un déjeuner, à condition que votre attention ne soit pas ailleurs.

*Ne vous rendez jamais en tête-à-tête avec un employé sans avoir prévu ce dont vous allez discuter. L'établissement de l'ordre du jour peut être soit la responsabilité du manager, soit une responsabilité partagée entre l'employé et le manager, mais il doit* avoir lieu.

"Le secret d'une réunion réussie et efficace en termes de temps est la préparation. L'ordre du jour ne doit pas être trop long. Sinon, on risque de passer trop de temps sur les premiers points et de précipiter les points suivants", conseille le Dr Sankalp Chaturvedi, professeur associé en comportement organisationnel et leadership à l'Imperial College de Londres.

5. Laissez parler l'employé. Oui, il s'agit d'une occasion privilégiée de transmettre des informations vitales, mais c'est la réunion de l'employé, pas celle du manager, et l'employé doit mener la conversation.

6. Écoutez, prenez des notes et posez des questions. La tentation est grande de se laisser absorber par les détails du rôle et des projets spécifiques, mais il est essentiel que les managers posent également les questions les plus importantes de temps en temps. Comment vous portez-vous ? Êtes-vous heureux ici ? Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous aider ?

7. Les entretiens individuels seront plus fructueux s'ils se concentrent sur l'avenir plutôt que sur le passé - sur la croissance, le développement et les opportunités plutôt que sur les performances passées. De même, il est essentiel de se concentrer sur les points forts d'un employé et sur la meilleure façon de les utiliser ou d'améliorer un ensemble de compétences spécifiques, plutôt que de s'attarder sur ses lacunes. Les managers doivent également souligner comment les points forts, la croissance et le développement d'un employé s'alignent sur la culture et les objectifs de l'entreprise.

**Examinez comment les employés aiment travailler, ainsi que ce qu'ils font. Y a-t-il un moment de la journée où ils sont plus énergiques ou productifs ? Pourraient-ils bénéficier de plus de travail à domicile ou d'horaires plus flexibles ?

**C'est parfois une conversation difficile à avoir, mais n'hésitez pas à poser des questions sur la dynamique de l'équipe, les relations avec les autres membres de l'équipe et les collaborations les plus fructueuses. Évitez simplement la tentation de vous laisser aller à des ragots de casseroles.

10. Certaines des questions les plus importantes qu'un manager puisse poser sont les suivantes : Quels sont vos plus grands obstacles ? Y a-t-il un goulot d'étranglement constant qui vous frustre ? Puis-je vous aider à vous décoincer quelque part ?

**Inévitablement, il y aura des moments où une positivité inébranlable ne sera pas possible. Par exemple, une plainte a été déposée ou ils ont eu une altercation avec un autre employé. Lors de ces réunions, les managers doivent disposer d'un cadre pour les conversations difficiles et l'employé doit toujours se sentir comme un participant actif, plutôt que comme un écolier grondé.

Le document Pendleton's Feedback Process illustre bien la manière dont cela peut se passer :

Assurez-vous que l'employé est ouvert au feedback.

Demandez à l'employé d'expliquer le contexte de la situation.

Demandez à l'employé d'identifier ce qu'il a fait de bien.

Le manager explique ensuite ce qui, à son avis, s'est bien passé.

Demandez à l'employé ce qui pourrait être amélioré.

Le manager suggère alors des améliorations.

L'employé et le manager élaborent ensemble un plan d'amélioration.

Après l'entretien individuel

Si l'établissement d'un ordre du jour clair et la tenue d'une réunion réussie sont essentiels pour l'engagement des employés, c'est le suivi du tête-à-tête employé-manager qui fait de cette réunion la pierre angulaire du processus de développement des talents de toute organisation.

La première étape consiste à aligner les objectifs et les possibilités de développement à court et à long terme d'un employé sur les options de l'entreprise. Le manager et l'employé doivent se mettre d'accord sur la manière de procéder et sur ce qui constitue un progrès. Ce sujet doit être abordé à nouveau lors de tous les entretiens individuels suivants.

C'est souvent à ce moment-là que les managers doivent contrôler leur ego. Les meilleurs managers identifient ce dont leurs employés ont besoin - qu'il s'agisse d'éducation, de mentorat ou de coaching - plutôt que de tout fournir eux-mêmes.

Enfin, tous les entretiens individuels doivent être suivis d'un résumé écrit et des prochaines étapes. Cela permet de renforcer la conversation et de s'assurer que l'employé et le manager restent responsables.

Un processus qui prend du temps ?

Si cela vous semble compliqué et compliqué, c'est parce que cela devrait l'être. Les salaires représentent entre 30 % et 70 % de la plupart des organisations, ce qui fait des employés votre coût le plus élevé. Il vaut donc la peine d'investir du temps dans votre personnel.

Toutefois, si vous souhaitez que les avantages soient plus tangibles, gardez à l'esprit ce qui suit. En moyenne, les managers consacrent quatre semaines par an à l'évaluation des performances, ce qui a pour effet d'interrompre tout le reste du travail pendant un mois chaque année.

Cependant, des entreprises comme Adobe et GE ont réussi à se passer de ces évaluations annuelles des performances en adoptant des réunions individuelles plus fréquentes et plus prioritaires tout au long de l'année. Cela a permis d'éviter l'énorme charge de travail annuelle et Adobe a vu le chiffre d'affaires diminuer de 30 % en conséquence, tandis que cette stratégie a contribué à une augmentation de 500 % de la productivité] (https://hbr.org/2015/08/ges-real-time-performance-development) chez GE.

Cela vaut-il la peine de consacrer du temps à des réunions individuelles avec votre équipe ?

**Pour savoir comment Doodle peut simplifier et rationaliser les réunions individuelles dans votre entreprise, contactez-nous pour une démonstration du produit.