I vantaggi di un calendario digitale: Risparmiare tempo sul posto di lavoro

C'è un idio tedesco; 'Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei' che si traduce in "tutti hanno una fine, solo la salsiccia ne ha due". In inglese diremmo che tutto ha una fine e questo è il caso delle agende e dei calendari cartacei.

Nell'ultimo decennio la tecnologia ha subito una rapida evoluzione che ha trasformato il nostro modo di comunicare e di lavorare. Dagli smartphone alle riunioni virtuali, il mondo digitale ha reso più facile per le persone rimanere connesse e organizzate, indipendentemente da dove si trovino.

E sebbene la tecnologia sia cambiata, le percezioni sono sempre state un po' più difficili da modificare. Questo fino al COVID-19. Ora, con un numero maggiore di persone che lavorano da casa, l'atteggiamento si è finalmente allineato alla tecnologia.

Una delle cose cruciali per il lavoro a distanza è rimanere connessi. Con un calendario digitale non solo potrete farlo, ma risparmierete anche molto tempo grazie all'automazione del calendario. Scopriamo come.

Accesso da qualsiasi luogo

Se 50 anni fa aveste detto a un banchiere di Wall Street che poteva accedere al suo calendario da qualsiasi parte del mondo, vi avrebbe preso per matti. Ma oggi quasi tutti hanno un calendario online collegato alla propria e-mail.

Per i dirigenti più impegnati, ciò significa che possono rimanere in contatto con la propria attività indipendentemente dal luogo in cui si trovano o dal dispositivo a cui hanno accesso. Possono facilmente creare e gestire eventi, appuntamenti e promemoria, o anche chiedere ai loro assistenti di farlo dall'altra parte del mondo.

Oggi, con gli smartphone e i calendari digitali mobili, è più facile che mai per i team remoti o per chi è sempre in movimento tenere sotto controllo i propri impegni. Se avete rappresentanti di vendita che viaggiano in tutto il paese, un calendario online rende più facile per loro chiamare per una riunione. È sufficiente allegare un link o un numero di telefono alla riunione per consentire loro di chiacchierare mentre sono in viaggio.

Gestite facilmente i vostri orari

Se è possibile coordinare il proprio tempo da qualsiasi parte del mondo, grazie a un calendario digitale, allora è anche facile gestire i propri impegni. In questo modo si possono evitare situazioni imbarazzanti come il doppio appuntamento con i clienti.

A differenza di un calendario cartaceo, un calendario online vi dà la possibilità di condividere i vostri impegni direttamente con gli altri. Collegando il calendario a uno strumento come Doodle è possibile invitare altre persone a eventi e appuntamenti con pochi clic, rendendo più facile il coordinamento e la collaborazione con gli altri.

Il calendario collegato a uno strumento come Pagina prenotazioni semplifica ulteriormente il processo. È sufficiente impostare la propria disponibilità e ogni volta che qualcuno vuole prenotare del tempo con voi, tutto ciò che dovete fare è inviare un link. Non dovrete più inviare e-mail a destra e a manca. Inoltre, cosa forse più importante, queste prenotazioni possono essere sincronizzate su tutti i vostri dispositivi, il che significa che non sarete mai sorpresi da un incontro inaspettato.

Integrazioni

Se c'è un consiglio da seguire è quello di integrare il vostro calendario online con uno strumento di videoconferenza. In questo modo sarà più facile incontrare persone, risparmiare tempo, ridurre lo stress e aumentare la produttività.

Supponiamo di collegare Zoom al vostro account Doodle. Ogni volta che si crea una Pagina di prenotazione o un Sondaggio di gruppo e si seleziona che la riunione si svolgerà virtualmente, il link a Zoom apparirà automaticamente nell'invito. Ciò significa che non dovrete fare alcun lavoro aggiuntivo, ma semplicemente impostare la vostra disponibilità e fornire un link. Non è necessario passare da un'applicazione all'altra per programmare e partecipare alle riunioni... un bel risparmio di tempo!

Per i leader e gli imprenditori è particolarmente utile. Tenendo sotto controllo la propria agenda, anche in viaggio, è possibile evitare il rischio di burnout. Non dovendo recarsi di persona a ogni riunione, avrete tempo per cose molto più importanti, come la gestione della vostra attività e il tempo da dedicare alla vostra famiglia.

Promemoria: Non perdete mai più una riunione!

Potrebbe sembrare un'iperbole dire che non perderete mai più una riunione, ma con un uso efficace di reminders, non è troppo lontano dalla verità.

L'impostazione di promemoria su un calendario digitale può aiutarvi a sapere sempre quando si avvicina una riunione o una scadenza importante. Inoltre, è possibile impostare notifiche per i tempi di viaggio se la riunione è di persona o inviare promemoria via e-mail in anticipo per assicurarsi che tutti gli ospiti si presentino.

Oltre a non perdere le riunioni, potete concentrarvi sulla preparazione della riunione, che vi aiuterà a dare un'ottima impressione agli interlocutori. Dimostrerete di essere organizzati, affidabili e professionali.

Coordinare gli orari in pochi secondi

Nei luoghi di lavoro moderni è sempre più frequente che il calendario sia visibile a tutti i colleghi. Per l'azienda, questo è un aspetto positivo, in quanto rende più facile per i dipendenti programmare il tempo con il proprio team.

Inoltre, aiuta i dipendenti che hanno a che fare con i clienti potenziali a garantire che il processo di vendita sia il più breve possibile. Se un responsabile delle vendite si occupa di richieste in arrivo, può sapere immediatamente chi del suo team è libero e assegnarlo alla riunione.

Con la Pagina di prenotazione di Doodle, Hosts consente di tenere conto degli orari di tutti coloro che devono essere presenti a una riunione. Ottimo se, ad esempio, si lavora per un'azienda tecnologica che richiede che uno specialista accompagni un venditore.

Le riunioni ricorrenti sono facili

Per la maggior parte dei calendari digitali, programmare riunioni ricorrenti è facile come impostare un normale invito. È sufficiente specificare se si tratta di un evento unico o di un evento ricorrente e, se si tratta di più di una volta, decidere la frequenza.

Programmare eventi ricorrenti in questo modo significa avere la possibilità di impostare promemoria e notifiche. Per quanto questi siano importanti per le riunioni una tantum, per le riunioni multiple assicurano che i partecipanti non si dimentichino e possano pianificare in anticipo e prepararsi.

Significa anche che gli interlocutori importanti possono avere i loro calendari bloccati in anticipo. Quindi, se siete un amministratore delegato che ha bisogno che i dirigenti di livello superiore si incontrino ogni trimestre, con una riunione ricorrente è molto più probabile che ciò accada.

Ripensando al nostro idioma tedesco sulla salsiccia, ne viene fuori un altro: "wer rastet, der rostet ", che significa che chi si riposa, si arrugginisce. Non aggrappatevi al vostro calendario cartaceo, perché il passaggio a uno digitale offre molti vantaggi.

Vi permette di lavorare a distanza, programmare riunioni e impostare promemoria, indipendentemente da dove vi troviate. È possibile ottimizzare la giornata lavorativa, raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente e lavorare a stretto contatto con i colleghi trovando la disponibilità in pochi secondi.