La guida completa alle piattaforme tecnologiche di pianificazione

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Aggiornato: 21 giu 2023

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La programmazione risolve problemi aziendali critici

Come vengono gestite le riunioni nella vostra organizzazione? Ognuno gestisce le proprie? Oppure la programmazione è gestita da team la cui unica responsabilità è quella di supervisionare la gestione delle riunioni per i dirigenti o per gruppi selezionati? Se la pianificazione non è gestita dal personale amministrativo, ogni dipendente potrebbe essere tenuto a gestire il proprio calendario. Chiunque gestisca la programmazione delle riunioni molto probabilmente si affida a strumenti digitali per portare a termine il lavoro. E se ci si affida a strumenti digitali di base, come il calendario e la posta elettronica, è indubbio che si spenda una quantità spropositata di tempo per programmare le riunioni.

Trovare un orario di riunione per un gruppo di qualsiasi dimensione è una sfida. Pianificare le riunioni in tutta l'organizzazione con strumenti inadeguati al lavoro non è solo una perdita di tempo, ma può anche portare a una riduzione della produttività e del morale dei dipendenti. Secondo il nostro Rapporto sullo Stato delle Riunioni 2019, l'invio di e-mail per trovare un orario per programmare una riunione può richiedere fino a 30 minuti. Le riunioni complesse con partecipanti provenienti da diverse organizzazioni rappresentano una sfida ancora maggiore. Quando le inefficienze nella programmazione delle riunioni vengono moltiplicate per il numero di dipendenti che lavorano in azienda, il drenaggio delle risorse aziendali può essere schiacciante.

Gli strumenti di calendario e di posta elettronica non sono semplicemente adatti a gestire le esigenze di pianificazione della complessa azienda moderna. Ciò ha determinato un aumento della domanda di piattaforme tecnologiche di pianificazione più sofisticate per consentire alle aziende - e ai loro dipendenti - di essere più produttivi, collaborativi ed efficienti con le loro riunioni. Il risultato finale sarà un'innovazione sostenibile e una crescita aziendale.

Che cos'è una piattaforma tecnologica di pianificazione?

Una piattaforma tecnologica di pianificazione, o STP, è una piattaforma software che consente alle aziende di pianificare le riunioni in modo efficiente ed efficace in tutta l'organizzazione. Una STP si adatta agli input unici delle riunioni dell'organizzazione. Questi possono includere i partecipanti richiesti per la riunione (sia che si abbia o meno accesso ai calendari dei partecipanti), il tipo di riunione e i giorni e gli orari potenziali per la riunione. In sostanza, gli input della riunione sono il chi, il cosa, il quando e il dove della riunione programmata.

Un PST deve funzionare anche attraverso una serie di punti di contatto in cui le persone possono accedere e interagire con il PST. Possono essere applicazioni native (iOS, Android), applicazioni desktop, browser web, estensioni del browser, ecc. Inoltre, questi PST possono avere la capacità di ospitare applicazioni o prodotti esterni che abilitano casi d'uso diversi utilizzando o costruendo lo stesso framework tecnologico. I PST possono essere suddivisi in tre categorie in base alle loro caratteristiche, alla complessità e alla capacità di gestire diversi casi d'uso.

Tre livelli di piattaforme tecnologiche di schedulazione

Livello 1: Tipi di riunione singoli Le STP di livello 1 sono limitate nelle funzionalità e nella capacità di integrarsi con altri strumenti. Dal punto di vista funzionale, in genere programmano solo un tipo di riunione: riunioni individuali, riunioni di gruppo (per più di due persone) o appuntamenti (programmazione passiva delle riunioni). I CTP di livello 1 si integrano con il calendario su due fronti distinti. Consentono di visualizzare gli appuntamenti e di programmare le riunioni successive. Inoltre, consentono di sincronizzare le riunioni completate con il calendario collegato. Spesso queste integrazioni vengono stabilite direttamente con i servizi Microsoft o Google. Possono anche essere gestite indirettamente attraverso la funzione di esportazione di base di un calendario online - il feed ICS.

Livello 2: più tipi di riunione + integrazioni Quando un STP è in grado di aiutare un'organizzazione a pianificare più di un tipo di riunione o di integrarsi con strumenti diversi da un calendario, è considerato un STP di livello 2. I PST di livello 2 possono collegarsi ai calendari dei dipendenti a livello di organizzazione. Possono organizzare in modo efficiente riunioni di gruppo di grandi dimensioni (come quelle del consiglio di amministrazione o del team), nonché programmare riunioni individuali separate tra i membri del team. Le riunioni di gruppo e le riunioni individuali programmate con un STP di livello 2 si sincronizzano automaticamente con i calendari collegati dei membri partecipanti. membri partecipanti.

Gli STP di livello 2 possono integrarsi nativamente con altri software, ad esempio con un CRM (come Salesforce), oppure possono integrarsi con altri software aziendali attraverso uno strumento di terze parti come Zapier. La maggior parte degli STP attualmente presenti sul mercato sono di livello 2.

Livello 3: Programmazione integrata, flessibile e sicura per l'impresa moderna Cosa distingue gli STP di livello 3 da quelli di livello 2? Risorse, investimenti e caratteristiche di sicurezza che aggiungono ancora più valore organizzativo.

I PST di livello 3 sono in grado di pianificare più tipi di riunioni, di integrarsi con altri strumenti aziendali, di consentire la creazione di applicazioni all'interno del loro framework tecnologico di pianificazione e di offrire supporto alla pianificazione attraverso un'interfaccia per programmi applicativi (API). I PST di questa categoria sono anche compatibili con le esigenze di sicurezza, privacy e scalabilità delle grandi aziende.

Le riunioni vengono create in modo efficiente con il framework di pianificazione sottostante all'STP. Si assegnano gli input, si scelgono le possibili opzioni di giorno/ora (o si identificano automaticamente nei PST più avanzati) e si aggiunge l'evento finale ai calendari dei partecipanti. I PST di livello 3 possono utilizzare questo framework, o offrirlo ad altri, per costruire prodotti che soddisfino più casi d'uso o che risolvano problemi di pianificazione unici per le singole aziende. Possono anche consentire alle aziende di accedere a determinate funzionalità e dati o di pianificare riunioni in modo programmatico attraverso un'API.

Le aziende moderne con migliaia di dipendenti hanno esigenze complesse, non solo in termini di efficienza organizzativa (ad esempio, la pianificazione di riunioni tra migliaia di dipendenti), ma anche in termini di sicurezza, in quanto è fondamentale garantire che ciascuna delle applicazioni utilizzate da queste migliaia di dipendenti sia sicura. Gli STP di questo livello supportano il single sign-on (SSO), un meccanismo di autenticazione sicuro, basato sul web, che riduce al minimo le minacce esterne all'infrastruttura IT di un'organizzazione. I sistemi STP di questo livello sono inoltre sufficientemente flessibili da poter essere scalati con la crescita dell'azienda per supportare le esigenze di pianificazione giornaliera di decine di migliaia di dipendenti, che ora lavorano da remoto.

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