Le guide complet des plateformes technologiques d'ordonnancement

Temps de lecture : 9 minutes

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Doodle Content Team

Mise à jour : 21 juin 2023

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L'ordonnancement résout les problèmes critiques de l'entreprise

Comment les réunions sont-elles gérées dans votre organisation ? Chacun s'occupe-t-il des siennes ? Ou la planification est-elle gérée par des équipes dont la seule responsabilité est de superviser la gestion des réunions pour les cadres ou des groupes sélectionnés ? Si la planification n'est pas gérée par le personnel administratif, chaque employé est censé gérer son propre calendrier. La personne qui gère la planification des réunions s'appuie très probablement sur des outils numériques pour faire son travail. Et si vous vous appuyez sur des outils numériques de base, comme le calendrier et le courrier électronique, vous passez sans doute un temps fou à essayer de programmer ces réunions.

Trouver un moment pour se réunir, quelle que soit la taille du groupe, est un défi. Planifier des réunions à l'échelle d'une organisation avec des outils mal adaptés n'est pas seulement une perte de temps ; cela peut également entraîner une baisse de la productivité et du moral des employés. Selon notre rapport 2019 sur l'état des réunions, les allers-retours par courriel pour trouver un moment pour programmer une réunion peuvent prendre jusqu'à 30 minutes. Les réunions complexes avec des participants de plusieurs organisations différentes posent un défi encore plus grand. Lorsque les inefficacités dans la planification des réunions sont multipliées par le nombre d'employés travaillant dans l'entreprise, la ponction sur les ressources de l'entreprise peut être écrasante.

Les outils de calendrier et de messagerie électronique ne sont tout simplement pas adaptés pour répondre aux besoins de planification des entreprises modernes complexes. Cette situation a entraîné une augmentation de la demande de plateformes technologiques de planification plus sophistiquées pour permettre aux entreprises - et à leurs employés - d'être plus productifs, plus collaboratifs et plus efficaces dans leurs réunions. Le résultat final sera une innovation durable et une croissance de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'une plateforme technologique de planification ?

Une plateforme technologique de planification, ou STP, est une plateforme logicielle packagée qui permet aux entreprises de planifier des réunions de manière efficace et efficiente au sein de leur organisation. Une PTS s'adapte aux données de réunion propres à votre entreprise. Il peut s'agir des participants requis pour la réunion (que vous ayez ou non accès aux calendriers des participants), du type de réunion et des jours et heures potentiels de la réunion. Essentiellement, les données de votre réunion sont le qui, le quoi, le quand et le où de votre réunion programmée.

Une PTS doit également fonctionner à travers une variété de points de contact où les individus peuvent accéder et interagir avec la PTS. Il peut s'agir d'applications natives (iOS, Android), d'applications de bureau, de navigateurs Web, d'extensions de navigateur, etc. En outre, ces PTS peuvent avoir la capacité d'héberger des applications ou des produits externes qui permettent différents cas d'utilisation utilisant ou construits avec le même cadre technologique. Les PTS peuvent être divisés en trois catégories en fonction de leurs caractéristiques, de leur complexité et de leur capacité à gérer différents cas d'utilisation.

Trois niveaux de plates-formes technologiques d'ordonnancement

**Niveau 1 : types de réunions uniques Les PTS de niveau 1 sont limitées dans leurs fonctionnalités et leur capacité à s'intégrer à d'autres outils. Ils ne programment généralement qu'un seul type de réunion : réunions individuelles, réunions de groupe (pour plus de deux personnes) ou rendez-vous (programmation passive des réunions). Les PTS de niveau 1 s'intègrent à votre calendrier sur deux fronts distincts. Ils permettent de visualiser les rendez-vous tout en programmant les réunions à venir. Ils permettent également de synchroniser les réunions terminées avec le calendrier connecté. Souvent, ces intégrations sont établies directement avec les services Microsoft ou Google. Elles peuvent également être gérées indirectement par la fonction d'exportation de base d'un calendrier en ligne - le flux ICS.

Niveau 2 : plusieurs types de réunions + intégrations. Lorsqu'un STP peut aider une organisation à programmer plus d'un type de réunion - ou peut s'intégrer à des outils autres qu'un calendrier - il est considéré comme un STP de niveau 2. Les PTS de niveau 2 peuvent se connecter aux calendriers des employés à l'échelle de l'entreprise. Ils peuvent organiser efficacement des réunions de grand groupe (comme des réunions de conseil d'administration ou d'équipe), ainsi que programmer des réunions individuelles entre les membres de l'équipe. Les réunions de groupe et les réunions individuelles programmées à l'aide d'une PTS de niveau 2 seront automatiquement synchronisées avec les calendriers connectés des membres participants. membres participants.

Les logiciels de niveau 2 peuvent s'intégrer nativement à d'autres logiciels, à un CRM (tel que Salesforce) par exemple, ou peuvent s'intégrer à d'autres logiciels d'entreprise grâce à un outil tiers tel que Zapier. La majorité des PTS actuellement sur le marché sont des PTS de niveau 2.

Niveau 3 : Planification intégrée, flexible et sécurisée pour l'entreprise moderne. Qu'est-ce qui distingue les PTS de niveau 3 des PTS de niveau 2 ? Des ressources, des investissements et des caractéristiques de sécurité qui ajoutent encore plus de valeur organisationnelle.

Les PTS de niveau 3 peuvent programmer plusieurs types de réunions, s'intégrer à d'autres outils d'entreprise, permettre la création d'applications dans leur cadre technologique de programmation et offrir un support de programmation par le biais d'une interface de programme d'application (API). Les PTS de cette catégorie sont également compatibles avec les besoins des grandes entreprises en matière de sécurité, de confidentialité et d'évolutivité.

Les réunions sont créées efficacement à l'aide du cadre de programmation sous-jacent du STP. Les entrées sont attribuées, les options de jour/heure possibles sont choisies (ou identifiées automatiquement dans les PTS plus avancés) et l'événement final est ensuite ajouté aux calendriers des participants. Les PTS de niveau 3 peuvent utiliser ce cadre, ou le proposer à d'autres, pour créer des produits qui répondent à d'autres cas d'utilisation ou résolvent des problèmes de programmation propres à des entreprises individuelles. Ils peuvent également permettre aux entreprises d'accéder à certaines fonctionnalités et données, ou de programmer des réunions par le biais d'une API.

Les entreprises modernes comptant des milliers d'employés ont des besoins complexes, non seulement en termes d'efficacité organisationnelle (c'est-à-dire la planification de réunions entre des milliers d'employés), mais aussi en termes de sécurité, car il est vital de s'assurer que chacune des applications utilisées par ces milliers d'employés est sécurisée. Les PTS de ce niveau prennent en charge l'authentification unique (SSO), un mécanisme d'authentification sécurisé, basé sur le Web, qui minimise les menaces extérieures sur l'infrastructure informatique d'une organisation. Les PTS de ce niveau sont également suffisamment souples pour s'adapter à la croissance de votre entreprise et répondre aux besoins quotidiens en matière d'horaires de dizaines de milliers d'employés, qui travaillent désormais à distance.

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