Der umfassende Leitfaden für Scheduling-Technologieplattformen

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Aktualisiert: 21. Juni 2023

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Scheduling löst kritische Geschäftsprobleme

Wie werden Besprechungen in Ihrem Unternehmen gehandhabt? Kümmert sich jeder um seine eigenen? Oder wird die Terminplanung von Teams übernommen, deren einzige Aufgabe darin besteht, das Besprechungsmanagement für Führungskräfte oder ausgewählte Gruppen zu überwachen? Wenn die Terminplanung nicht von den Verwaltungsmitarbeitern übernommen wird, wird möglicherweise von jedem Mitarbeiter erwartet, dass er seinen eigenen Kalender verwaltet. Wer auch immer für die Planung von Besprechungen zuständig ist, verlässt sich höchstwahrscheinlich auf digitale Tools, um die Arbeit zu erledigen. Und wenn Sie sich auf grundlegende digitale Tools wie Kalender und E-Mail verlassen, verbringen Sie zweifellos viel Zeit mit der Planung dieser Besprechungen.

Einen Termin für eine Besprechung zu finden, ist für jede Gruppengröße eine Herausforderung. Die Planung von Besprechungen im gesamten Unternehmen mit ungeeigneten Tools ist nicht nur zeitraubend, sondern kann auch zu geringerer Produktivität und schlechterer Mitarbeitermoral führen. Laut unserem 2019 State of Meetings Report kann das Hin- und Herschicken von E-Mails, um einen Termin für ein Meeting zu finden, bis zu 30 Minuten dauern. Komplexe Meetings mit Teilnehmern aus verschiedenen Organisationen stellen eine noch größere Herausforderung dar. Wenn Ineffizienzen bei der Planung von Meetings mit der Anzahl der im Unternehmen tätigen Mitarbeiter multipliziert werden, kann die Belastung der Unternehmensressourcen überwältigend sein.

Kalender- und E-Mail-Tools sind einfach nicht geeignet, um die Terminplanungsanforderungen des komplexen modernen Unternehmens zu erfüllen. Daher ist die Nachfrage nach ausgefeilteren Terminplanungsplattformen gestiegen, die es Unternehmen - und ihren Mitarbeitern - ermöglichen, ihre Meetings produktiver, kooperativer und effizienter zu gestalten. Das Endergebnis ist nachhaltige Innovation und Geschäftswachstum.

Was ist eine Technologieplattform für die Terminplanung?

Eine Technologieplattform für die Terminplanung (Scheduling Technology Platform, STP) ist eine Softwareplattform, die es Unternehmen ermöglicht, Besprechungen effizient und effektiv in ihrem Unternehmen zu planen. Eine STP passt sich an die individuellen Meeting-Inputs Ihres Unternehmens an. Dazu gehören die für die Besprechung erforderlichen Teilnehmer (unabhängig davon, ob Sie Zugang zu den Kalendern der Teilnehmer haben oder nicht), die Art der Besprechung sowie mögliche Tage und Uhrzeiten für die Besprechung. Im Wesentlichen sind Ihre Besprechungseingaben das Wer, Was, Wann und Wo Ihrer geplanten Besprechung.

Ein STP sollte auch über eine Vielzahl von Touchpoints funktionieren, über die Einzelpersonen auf das STP zugreifen und mit ihm interagieren können. Dabei kann es sich um native Apps (iOS, Android), Desktop-Apps, Webbrowser, Browsererweiterungen usw. handeln. Darüber hinaus können diese STPs die Möglichkeit haben, externe Anwendungen oder Produkte zu hosten, die verschiedene Anwendungsfälle ermöglichen, indem sie denselben technologischen Rahmen nutzen oder darauf aufbauen. STPs können in drei Kategorien eingeteilt werden, basierend auf ihren Funktionen, ihrer Komplexität und ihrer Fähigkeit, unterschiedliche Anwendungsfälle zu behandeln.

Drei Stufen von Scheduling-Technologieplattformen

Stufe 1: Einzelne Besprechungsarten STPs der Stufe 1 sind in ihrer Funktionalität und ihrer Fähigkeit zur Integration mit anderen Tools begrenzt. Sie planen in der Regel nur eine Art von Besprechung: Einzelgespräche, Gruppengespräche (für mehr als zwei Personen) oder Termine (passive Besprechungsplanung). STPs der Stufe 1 lassen sich auf zwei verschiedene Arten in Ihren Kalender integrieren. Sie ermöglichen die Anzeige von Terminen und die Planung von anstehenden Besprechungen. Sie ermöglichen auch die Synchronisierung abgeschlossener Besprechungen mit dem verbundenen Kalender. Häufig werden diese Integrationen direkt mit Microsoft- oder Google-Diensten hergestellt. Sie können aber auch indirekt über die Basisexportfunktion eines Online-Kalenders - den ICS-Feed - abgewickelt werden.

Stufe 2: Mehrere Meeting-Typen + Integrationen Wenn eine STP eine Organisation bei der Planung von mehr als einer Besprechungsart unterstützen kann - oder mit anderen Tools als einem Kalender integriert werden kann - wird sie als STP der Stufe 2 betrachtet. STPs der Stufe 2 können mit den Kalendern der Mitarbeiter auf einer unternehmensweiten Ebene verbunden werden. Sie können sowohl große Gruppenbesprechungen (z. B. Vorstands- oder Teambesprechungen) als auch separate Einzelbesprechungen zwischen Teammitgliedern effizient organisieren. Gruppenbesprechungen und Einzelgespräche, die mit einem STP der Ebene 2 geplant werden, werden automatisch mit den verbundenen Kalendern der teilnehmenden Mitglieder synchronisiert. teilnehmenden Mitglieder.

STPs der Stufe 2 können nativ in andere Software integriert werden, z. B. in ein CRM (wie Salesforce), oder sie können über ein Tool eines Drittanbieters wie Zapier in andere Unternehmenssoftware integriert werden. Die meisten der derzeit auf dem Markt befindlichen STPs sind Level-2-STPs.

Stufe 3: Integrierte, flexible und sichere Terminplanung für das moderne Unternehmen Wodurch unterscheiden sich STPs der Stufe 3 von STPs der Stufe 2? Ressourcen, Investitionen und Sicherheitsfunktionen, die einen noch größeren Wert für das Unternehmen darstellen.

STPs der Stufe 3 können mehrere Besprechungstypen planen, mit anderen Geschäftstools integriert werden, ermöglichen die Entwicklung von Anwendungen innerhalb ihrer Planungstechnologie und bieten Planungsunterstützung über eine Anwendungsprogrammschnittstelle (API). STPs dieser Kategorie sind auch mit den Anforderungen großer Unternehmen in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Skalierbarkeit kompatibel.

Besprechungen werden mit dem der STP zugrundeliegenden Terminplanungsrahmen effizient erstellt. Eingaben werden zugewiesen, mögliche Tages-/Zeitoptionen werden ausgewählt (oder bei fortgeschritteneren STPs automatisch ermittelt) und das endgültige Ereignis wird dann den Kalendern der Teilnehmer hinzugefügt. STPs der Stufe 3 können diesen Rahmen nutzen oder ihn anderen anbieten, um Produkte zu entwickeln, die weitere Anwendungsfälle abdecken oder spezielle Terminplanungsprobleme einzelner Unternehmen lösen. Sie können Unternehmen auch den Zugang zu bestimmten Funktionen und Daten ermöglichen oder Meetings programmatisch über eine API planen.

Moderne Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern haben komplexe Anforderungen, nicht nur in Bezug auf die organisatorische Effizienz (z. B. die Planung von Besprechungen zwischen Tausenden von Mitarbeitern), sondern auch in Bezug auf die Sicherheit, da es von entscheidender Bedeutung ist, dass jede der von diesen Tausenden von Mitarbeitern genutzten Anwendungen sicher ist. STPs auf dieser Ebene unterstützen Single Sign-On (SSO), einen sicheren, webbasierten Authentifizierungsmechanismus, der externe Bedrohungen für die IT-Infrastruktur eines Unternehmens minimiert. STPs auf dieser Ebene sind außerdem flexibel genug, um mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen und die täglichen Planungsanforderungen von Zehntausenden von Mitarbeitern zu unterstützen, die jetzt auch aus der Ferne arbeiten.

Warum Ihr Unternehmen Zeitplanung braucht

Wenn Sie eine der oben gestellten Fragen mit Ja beantwortet haben, könnte Scheduling-Technologie das Richtige für Ihr Unternehmen sein. für Ihr Unternehmen sein. Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

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