Avantages d'un calendrier numérique : Gagner du temps sur le lieu de travail

Il existe un idiome allemand ; 'Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei' qui se traduit par "tout le monde a une fin, seule la saucisse en a deux". En anglais, nous dirions que tout a une fin et c'est tout à fait le cas pour les agendas et calendriers en papier.

Au cours de la dernière décennie, la technologie a connu une évolution rapide qui a transformé notre façon de communiquer et de travailler. Des smartphones aux réunions virtuelles, le monde numérique a permis aux gens de rester plus facilement connectés et organisés, où qu'ils soient.

Et bien que la technologie ait changé, les perceptions ont toujours été un peu plus difficiles à modifier. C'était le cas jusqu'à COVID-19. Aujourd'hui, alors que plus de gens que jamais travaillent à domicile, les attitudes ont finalement rattrapé la technologie.

L'une des choses cruciales pour le travail à distance est de rester connecté. Avec un calendrier numérique, non seulement vous pouvez le faire, mais vous gagnerez beaucoup de temps grâce à l'automatisation du calendrier. Voyons comment.

Accès de n'importe où

Si vous disiez à un banquier de Wall Street il y a 50 ans qu'il pouvait accéder à son calendrier de n'importe où dans le monde, il vous prendrait pour un fou. Mais comme presque tout le monde a désormais un calendrier en ligne lié à sa messagerie électronique, c'est tout à fait le cas.

Pour les cadres occupés, cela signifie qu'ils peuvent rester connectés avec leur entreprise, quel que soit l'endroit du monde où ils doivent aller ou l'appareil auquel ils ont accès. Ils peuvent facilement créer et gérer des événements, des rendez-vous et des rappels ou même demander à leurs assistants de le faire depuis l'autre bout du monde.

Aujourd'hui, avec les smartphones et les calendriers numériques adaptés aux mobiles, il est plus facile que jamais pour les équipes distantes ou celles qui sont toujours en déplacement de rester au fait de leur emploi du temps. Si vous avez des représentants commerciaux qui voyagent à travers le pays, un calendrier en ligne leur permet de se rendre facilement à une réunion. Il suffit de joindre un lien ou un numéro de téléphone à la réunion pour qu'ils puissent discuter en déplacement.

Gérez facilement votre emploi du temps

S'il est possible de coordonner son temps de n'importe où dans le monde, grâce à un calendrier numérique, il est également facile de gérer son propre calendrier. Cela signifie que vous pouvez éviter des situations embarrassantes telles que la double réservation de clients.

Contrairement au fait de tout suivre sur papier, un agenda en ligne vous donne la possibilité de partager votre emploi du temps directement avec d'autres personnes. En connectant votre agenda à un outil comme Doodle, vous pouvez inviter d'autres personnes à des événements et à des rendez-vous en quelques clics seulement, ce qui facilite la coordination et la collaboration avec les autres.

Votre calendrier lié à un outil comme Page de réservation simplifie encore plus le processus. Il suffit de définir vos disponibilités, et chaque fois que quelqu'un veut réserver du temps avec vous, il suffit d'envoyer un lien. Plus besoin d'échanger des courriels. En outre, et c'est peut-être le plus important, ces réservations peuvent être synchronisées sur tous vos appareils, ce qui signifie que vous ne serez jamais surpris par une réunion inattendue.

Intégrations

S'il y a un conseil que vous devez retenir de tout ceci, c'est d'intégrer votre agenda en ligne à un outil de vidéoconférence. Cela vous permettra de rencontrer plus facilement des gens, de gagner du temps, de réduire le stress et d'augmenter la productivité.

Disons que vous reliez Zoom à votre compte Doodle. Chaque fois que vous créerez une Page de réservation ou un Sondage de groupe et que vous indiquerez que la réunion aura lieu virtuellement, le lien Zoom apparaîtra automatiquement dans votre invitation. Cela signifie que vous n'avez pas à faire de travail supplémentaire, il suffit de définir votre disponibilité et de fournir un lien. Plus besoin de passer d'une application à l'autre pour planifier et participer à des réunions... un gain de temps considérable !

Pour les dirigeants et les entrepreneurs, c'est particulièrement utile. En maîtrisant votre emploi du temps, même en déplacement, vous pouvez éviter le risque de burnout. En n'ayant pas à vous rendre en personne à chaque réunion, vous aurez du temps pour des choses bien plus importantes, comme la gestion de votre entreprise et le temps passé avec votre famille.

Rappels : Ne manquez plus jamais une réunion !

Cela peut sembler une hyperbole de dire que vous ne manquerez plus jamais une réunion, mais avec une utilisation efficace des rappels, ce n'est pas très loin de la vérité.

La mise en place de rappels sur un calendrier numérique peut vous aider à vous assurer que vous savez toujours quand une réunion ou une échéance importante se profile. De plus, vous pouvez définir des notifications pour le temps de trajet si la réunion se déroule en personne ou faire envoyer des rappels par e-mail à l'avance pour vous assurer que tous vos invités se présentent.

En plus de ne pas manquer les réunions, vous pouvez rester concentré sur la préparation de la réunion, ce qui vous aidera à donner une excellente impression aux parties prenantes. Vous montrerez que vous êtes organisé, fiable et professionnel.

Coordonner les horaires en quelques secondes

Sur les lieux de travail modernes, il est de plus en plus courant que votre agenda soit visible par tous vos collègues. Pour l'entreprise, c'est une bonne chose car cela permet aux employés de planifier facilement le temps avec leur équipe.

Cela permet également aux employés qui traitent avec des prospects de s'assurer que le processus de vente est aussi court que possible. Si un directeur des ventes traite des demandes entrantes, il peut savoir instantanément qui dans son équipe est libre et l'affecter à la réunion.

Avec la Page de réservation de Doodle, Hosts permet de prendre en compte les horaires de toutes les personnes qui doivent être présentes à une réunion. Génial si, par exemple, vous travaillez pour une entreprise technologique qui exige qu'un spécialiste accompagne un vendeur.

Les réunions récurrentes sont faciles

Pour la plupart des agendas numériques, la programmation de réunions récurrentes est aussi simple que la création d'une invitation normale. Il suffit de préciser si l'événement est ponctuel ou récurrent et, s'il a lieu plus d'une fois, de décider de la fréquence.

En programmant des événements récurrents de cette manière, vous avez la possibilité de définir des rappels et des notifications. Autant ces éléments sont importants pour les réunions ponctuelles, autant pour les multiples réunions, ils permettent aux participants de ne pas oublier et de s'y préparer.

Cela signifie également que les parties prenantes importantes peuvent avoir leur calendrier bloqué à l'avance. Ainsi, si vous êtes un PDG qui a besoin que ses cadres supérieurs se réunissent tous les trimestres, une réunion récurrente a beaucoup plus de chances de se produire.

Lorsque nous repensons à notre idiome allemand sur la saucisse, il en soulève un autre : 'wer rastet, der rostet', ce qui signifie que celui qui se repose se rouille. Ne vous accrochez pas à votre calendrier papier, car passer à un calendrier numérique présente de nombreux avantages.

Il vous permet de travailler à distance, de programmer des réunions et de définir des rappels, où que vous soyez. Vous pouvez rationaliser votre journée de travail, atteindre vos objectifs plus efficacement et collaborer étroitement avec vos collègues en trouvant les disponibilités en quelques secondes.