5 Gründe, warum Besprechungserinnerungen der Schlüssel zum Erfolg Ihres Teams sind

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Aktualisiert: 21. Juni 2023

Group of people in a meeting and a woman is presenting to the team

Wenn ich für jedes Mal, wenn mich mein Gedächtnis im Stich gelassen hat, einen Dollar bekäme, hätte ich jetzt... nun ja... ich weiß nicht mehr, wie viel ich hätte. Aber der Punkt ist, dass ich definitiv genug angesammelt hätte, um mich auf einer karibischen Insel zu sonnen, anstatt diesen Artikel zu schreiben.

Ich habe endlos nach Autoschlüsseln gesucht und dann vergessen, wo ich das Auto überhaupt geparkt hatte. Ich bin aus Supermärkten herausgelaufen, die Arme voller Tüten, aber ohne das einzige Produkt zu kaufen, das ich wirklich brauche. Ich bin am Flughafen mit Gepäck und Tickets, aber ohne Reisepass angekommen. Und ja, ich gebe es zu, ich vergesse von Zeit zu Zeit die Daten meines Hochzeitstages und die Geburtstage meiner Kinder.

Damit bin ich nicht allein. Es hat sich herausgestellt, dass selbst die fortschrittlichsten Computer nicht mit dem Menschen mithalten können, wenn es um Einfühlungsvermögen, Kreativität, Kunst und Humor geht, wenn es darum geht, sich Dinge zu merken, aber das menschliche Gedächtnis wurde von der Technologie mit den Casio-Taschenrechner-Uhren der 1980er Jahre übertroffen.

Glücklicherweise sind wir eine Spezies von Problemlösern und haben Systeme entwickelt, die uns bei dem lästigen Prozess des Erinnerns helfen. Von Geburtstagskalendern, Wandplanern, Post-it-Notizen und Bullet Journals bis hin zu Online-Kalendern und mobilen To-Do-Listen haben wir uns mit Erinnerungssystemen umgeben, damit wir die entscheidenden Momente im Leben nicht übersehen. In Unternehmen müssen wir das Gleiche tun, indem wir Erinnerungen schaffen, um bei der Vielzahl von Aufgaben und Terminen, mit denen die Mitarbeiter täglich konfrontiert werden, den Überblick zu behalten.

1. Reduzieren Sie die Verschwendung

Wenn Kunden zu spät zu Ihren Besprechungen erscheinen oder, was noch schlimmer ist, in letzter Minute absagen oder gar nicht erst erscheinen, ist das nicht nur frustrierend, sondern auch ein Ressourcenvakuum, das an Ihrer Produktivität zehrt und den Gewinn Ihres Unternehmens gefährdet.

Gemäss unseren Doodle-Daten verlieren mehr als 70% der Berufstätigen jede Woche Zeit aufgrund von unnötigen oder abgesagten Meetings. Mehr als ein Drittel der Fachleute betrachtet die Ineffizienz, die durch verpasste oder abgesagte Meetings verursacht wird, als die größte Bedrohung für die Zeit ihres Unternehmens.

Nehmen wir an, der Schuh ist auf dem anderen Fuß. In diesem Fall sind Sie der Nachzügler, der dazu neigt, Kundenbesprechungen zu verpassen, in letzter Minute abzusagen oder zu spät an Besprechungen teilzunehmen, ein noch größeres Problem, das nicht nur Ihren Arbeitsplatz, sondern auch den Ruf und die finanzielle Lebensfähigkeit Ihres Unternehmens gefährdet. Unpünktlichkeit kann kostspielig sein. Versäumte, abgesagte, verschobene und schlecht organisierte Besprechungen kosten US-Unternehmen jährlich 399 Milliarden Dollar. Lohnt es sich, ein paar Mahnungen auszusprechen?

2. Ermutigen Sie zu guter Vorbereitung

Erinnerungen dienen nicht nur dazu, Nichterscheinen und verspätete Absagen zu vermeiden; sie können auch dazu beitragen, Ihre Meetings zu verbessern. Als wir Fachleute in Großbritannien, den USA und Deutschland fragten, was ihrer Meinung nach zu einem produktiven Meeting beiträgt, sagten sie:

Unternehmen mit einer intelligenten und effizienten Sitzungskultur nutzen Erinnerungshilfen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer zur richtigen Zeit am richtigen Ort eintreffen und sich vergewissern, dass jeder die Tagesordnung gelesen und etwaige Vorschläge oder Änderungen direkt beim Sitzungsorganisator angefragt hat. Erinnerungen werden genutzt, um Materialien wie Berichte und Präsentationen zur Verfügung zu stellen, die die Teilnehmer vor der Sitzung lesen sollten, so dass die für sinnvolle Diskussionen und Entscheidungen vorgesehene Zeit erhalten bleibt.

3. Mit gutem Beispiel vorangehen

Man vergisst leicht, dass Rudy Giuliani, lange bevor er Pressekonferenzen auf den Parkplätzen von Landschaftsbauunternehmen abhielt, der meist erfolgreiche Bürgermeister von New York war. Giuliani und sein Polizeichef William Bratton bekämpften die hohe Kriminalitätsrate in der Stadt mit einer Taktik, die als "broken windows theory" bekannt ist. Die Theorie besagt im Wesentlichen, dass die Beseitigung sichtbarer Anzeichen von Verbrechen (eingeschlagene Fenster, Graffiti, heruntergekommene Gebäude usw.) von weiteren Verbrechen abhält und die Schwere der Verbrechen verringert.

Menschen neigen dazu, sich an hohe Standards zu halten oder an niedrige Standards heranzukommen; wenn Sie in Ihrer Organisation erfolgreiche, produktive Sitzungen abhalten wollen, tun Sie gut daran, die Theorie der zerbrochenen Fenster anzuwenden.

Fast 90 % der Berufstätigen sind regelmäßig frustriert über ineffektive oder schlecht organisierte Meetings oder Konferenz- und Videoanrufe mit schlechtem Empfang. Zu den größten Ärgernissen gehören:

Vor diesem Hintergrund kann es von unschätzbarem Wert sein, vor der Sitzung eine Erinnerung zu versenden, die nicht nur die aktuelle Tagesordnung, sondern auch eine Reihe von Grundregeln enthält:

Wenn alles an der Organisation Ihrer Besprechungen auf Effizienz, Professionalität und Produktivität hindeutet, können Sie darauf wetten, dass die Teilnehmer der Situation gewachsen sind und der Inhalt, die Entscheidungsfindung und die Nachbereitung ebenso beeindruckend sein werden.

4. Stärkere Beziehungen aufbauen

Jeder Kontakt, jeder Anruf und jedes Treffen mit einem Kunden ist eine Gelegenheit, die außergewöhnliche und heldenhafte Großartigkeit Ihres Unternehmens zu vermitteln. Fast zwei Drittel der Kunden beurteilen Unternehmen, die direkt mit ihnen kommunizieren, positiver. Schlecht organisierte oder unproduktive Meetings haben jedoch auch Auswirkungen. Mehr als ein Viertel der Fachleute ist der Meinung, dass sich schlechte Meetings negativ auf ihre Kundenbeziehungen auswirken.

Erinnerungen dienen mehreren Zwecken. Erstens sind sie, wie bereits erwähnt, die ideale Gelegenheit, um Ihre Liebe zum Detail, Ihre Vertrauenswürdigkeit und Professionalität zu vermitteln. Darüber hinaus sind Sie in einem kundenorientierten Unternehmen dazu da, Ihrem Kunden zu dienen und ihm einen Mehrwert zu bieten; Sie sollten versuchen, ihm den Umgang mit Ihrem Unternehmen so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten. Mahnungen tun genau das.

Sie können die Uhrzeit, das Datum und den Ort des Treffens erneut mitteilen. Fügen Sie alle Anmeldedaten bei, damit die Teilnehmer sie zur Hand haben und nicht erst in alten E-Mails suchen müssen, um herauszufinden, wie sie an dem Gespräch teilnehmen können. Fügen Sie eine Zusammenfassung der zu besprechenden Themen, eventuell erforderliche Vorarbeiten und die gewünschten Ergebnisse der Besprechung hinzu. Sie werden die beste Besprechung sein, die Ihr Kunde jede Woche hat.

5. Gelegenheiten zum Upselling

Falls es Ihnen noch nicht klar ist, sagen wir es Ihnen: Erinnerungen sind nicht nur ein Mittel, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter pünktlich zu den Meetings erscheinen, sondern auch ein zusätzlicher Kommunikationspunkt, der dazu beiträgt, die Werte Ihres Unternehmens, Ihre Dienstleistungen und Ihre Aufmerksamkeit für die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu vermitteln. In diesem Sinne ist jede Erinnerung eine Gelegenheit, Ihren Kunden einen zusätzlichen Nutzen zu bieten, der sie vielleicht dazu bringt, ein anderes Produkt oder eine andere Dienstleistung auszuprobieren oder Ihrem Unternehmen noch länger treu zu bleiben.

Vielleicht können Sie Ihren Erinnerungen einen Link zu Ihrem neuesten Blogbeitrag oder einem relevanten Branchenbericht beifügen. Sie könnten eine Fallstudie eines anderen Kunden einfügen, der vor ähnlichen Herausforderungen steht. Sie könnten sogar ein kurzes Video erstellen und einbetten, das zeigt, wie ein Kunde von zusätzlichen Dienstleistungen profitieren kann.

Erinnerungen können auch als Unterscheidungsmerkmale dienen, die Ihnen helfen, sich in den Augen Ihrer Kunden von Ihren Mitbewerbern abzuheben. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Kunde ist außerordentlich beschäftigt und neigt dazu, sich zu verspäten oder sogar Ihre Termine zu verpassen, weil sein Terminkalender so vollgestopft ist. Sie könnten eine SMS-Erinnerung anstelle der üblichen E-Mail-Erinnerung senden. Textnachrichten haben eine Öffnungsrate von 98 %, und fast alle Textnachrichten werden innerhalb von drei Minuten gelesen, so dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Erinnerung ankommt, größer ist als bei einer anderen E-Mail. Das ist die Art von Aufmerksamkeit, die den Kunden beeindrucken wird.

Machen Sie also die Erinnerung zu einem integrierten, durchdachten und strategischen Teil Ihrer Meeting-Prozesse. Sie werden feststellen, dass Ihre Besprechungen besser, reibungsloser und proaktiver verlaufen und neue Kunden nur darauf warten, sich von Ihrer gefeierten Effizienz zu überzeugen. Und vielleicht erinnern Sie sich ja auch an den einen oder anderen Hochzeitstag oder Geburtstag.

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