5 razones por las que los recordatorios de reuniones son clave para el éxito de su equipo

Si me dieran un dólar por cada vez que mi memoria me ha fallado, ahora tendría... bueno... no recuerdo cuánto tendría. Pero el caso es que habría acumulado lo suficiente para permitirme tomar el sol en una isla del Caribe en lugar de escribir este artículo.

He buscado sin parar las llaves del coche antes de olvidar dónde lo había aparcado. He salido de supermercados con los brazos llenos de bolsas, pero sin comprar el único artículo que realmente necesitaba. He llegado al aeropuerto con equipaje y billetes, pero sin pasaporte. Y, sí, lo admito, de vez en cuando me olvido de las fechas de mi aniversario de boda y de los cumpleaños de mis hijos.

No soy la única. Resulta que, aunque ni siquiera los ordenadores más avanzados pueden igualar a los humanos en empatía, creatividad, arte y humor a la hora de recordar cosas, la memoria humana fue superada por la tecnología con aquellos relojes calculadora Casio de los años ochenta.

Afortunadamente, somos una especie de solucionadores de problemas y hemos creado sistemas para ayudarnos con el molesto proceso de recordar. Desde calendarios de cumpleaños, agendas de pared, notas adhesivas y bullet journals hasta calendarios en línea y listas de tareas para el móvil, nos hemos rodeado de sistemas de memoria para no pasar por alto esos momentos críticos de la vida. Lo mismo debemos hacer en las empresas, creando recordatorios para no perder de vista el ingente número de tareas y reuniones a las que se enfrentan los empleados a diario.

1. Reducir el despilfarro

Cuando los clientes llegan tarde a tus reuniones o, peor aún, las cancelan en el último momento o incluso no se presentan, no sólo es frustrante, sino que supone un vacío de recursos que tira de tu productividad y amenaza el balance final de tu organización.

Según nuestros datos de Doodle, más del 70% de los profesionales pierden tiempo cada semana debido a reuniones innecesarias o canceladas. Más de un tercio de los profesionales considera que la ineficacia causada por las reuniones perdidas o canceladas es la mayor amenaza para el tiempo de su empresa.

Supongamos que la bota está en el otro pie. En ese caso, si usted es el rezagado que tiende a perderse reuniones con clientes, cancelarlas en el último minuto o incorporarse tarde a las reuniones, el problema es aún más importante, ya que pone en riesgo su puesto de trabajo y también la reputación y viabilidad financiera de su empresa. La impuntualidad puede salir cara. Las reuniones perdidas, canceladas, aplazadas y mal organizadas cuestan a las empresas estadounidenses 399.000 millones de dólares al año. ¿Vale la pena recordárselo?

2. 2. Fomente una buena preparación

Los recordatorios no sólo sirven para evitar ausencias y cancelaciones tardías, sino que pueden ayudar a mejorar las reuniones. Cuando preguntamos a profesionales del Reino Unido, EE.UU. y Alemania qué pensaban que contribuía a que una reunión fuera productiva, nos dijeron:

Las empresas con culturas de reuniones inteligentes y eficientes utilizan recordatorios para asegurarse de que los participantes llegan al lugar y a la hora adecuados y confirman que todos han leído el orden del día y solicitado cualquier sugerencia o cambio directamente al organizador de la reunión. Los recordatorios se utilizan para proporcionar materiales, como informes y presentaciones, que los participantes deben leer antes de la reunión, salvaguardando el tiempo previsto para un debate significativo y la toma de decisiones.

3. Dar buen ejemplo

Es fácil olvidar que, mucho antes de celebrar ruedas de prensa en los aparcamientos de las empresas de jardinería, Rudy Giuliani fue el alcalde de Nueva York que más éxito tuvo. Giuliani y su jefe de policía, William Bratton, abordaron las elevadas estadísticas de delincuencia de la ciudad empleando una táctica conocida como "teoría de las ventanas rotas". En esencia, la teoría consiste en que eliminar los signos visibles de delincuencia (ventanas rotas, pintadas, edificios en mal estado, etc.) desalienta la comisión de nuevos delitos y reduce su gravedad.

La gente tiende a elevarse a niveles altos o a hundirse a niveles bajos; si quieres celebrar reuniones fructíferas y productivas en tu organización, harías bien en aplicar la teoría de las ventanas rotas.

Casi el 90% de los profesionales se sienten frustrados habitualmente por reuniones ineficaces o mal organizadas, o por conferencias y videollamadas con mala recepción, por lo que asegurarse de tenerlas en orden es un excelente punto de partida. Otras molestias importantes son:

Teniendo todo esto en cuenta, puede ser muy útil enviar un recordatorio antes de la reunión, no sólo con el orden del día actualizado, sino también con una serie de normas básicas:

Si todo en la organización de tus reuniones grita eficiencia, profesionalidad y productividad, puedes apostar a que los participantes estarán a la altura de las circunstancias y el contenido, la toma de decisiones y el seguimiento serán igualmente impresionantes.

4. Establezca relaciones más sólidas

Cada contacto, llamada o reunión con un cliente es una oportunidad para comunicar la extraordinaria y heroica magnificencia de su empresa. Casi dos tercios de los clientes consideran más positivas a las empresas que se comunican directamente con ellos. Sin embargo, las reuniones mal organizadas o improductivas también tienen su impacto. Más de una cuarta parte de los profesionales cree que las malas reuniones repercuten negativamente en sus relaciones con los clientes.

Los recordatorios tienen múltiples propósitos. En primer lugar, como comentábamos en el punto anterior, son la oportunidad ideal para transmitir tu atención al detalle, tu confianza y tu profesionalidad. Además, en una empresa de cara al cliente, estás ahí para servirle y aportarle valor; debes intentar que todas sus relaciones con tu empresa sean lo más fáciles y fluidas posible. Los recordatorios hacen precisamente eso.

Puedes volver a comunicar la hora, la fecha y el lugar de la reunión. Incluye los datos de acceso, para que los tengan a mano y no tengan que rebuscar en correos electrónicos antiguos para saber cómo participar en la convocatoria. Añade un resumen de lo que se va a tratar, las lecturas previas necesarias y los resultados deseados de la reunión. Será la mejor reunión que su cliente tenga cada semana.

5. Oportunidades de venta

Si aún no lo tienes claro, te lo explicamos: los recordatorios no son sólo una forma de asegurarse de que la gente llega a tiempo a las reuniones, sino un punto de comunicación adicional que ayuda a transmitir los valores de tu empresa, los servicios y la atención a las necesidades del cliente. Así las cosas, cada recordatorio es una oportunidad para proporcionar un valor adicional a sus clientes que podría llevarles a probar un producto o servicio diferente o a permanecer fieles a su empresa durante más tiempo.

Puede incluir en sus recordatorios un enlace a la última entrada del blog de su empresa o a un informe relevante del sector. Puede incluir un estudio de caso de otro cliente que se enfrente a retos similares. Incluso podría crear e incrustar un vídeo rápido que destaque cómo un cliente podría beneficiarse de servicios adicionales.

Los recordatorios también pueden servir como elementos diferenciadores que le ayuden a permanecer por encima de sus competidores a los ojos de sus clientes. Por ejemplo, supongamos que su cliente está excepcionalmente ocupado y tiene tendencia a llegar tarde o incluso a perderse las reuniones debido a su apretada agenda. Podrías enviarle un recordatorio por SMS en lugar del habitual recordatorio por correo electrónico. Los mensajes de texto tienen una tasa de apertura del 98%, y casi todos los mensajes de texto se leen en tres minutos, por lo que es más probable que tu recordatorio llegue a su destino que otro correo electrónico. Este tipo de atención al detalle impresionará al cliente.

Así que no dudes en utilizar el recordatorio y conviértelo en una parte integrada, meditada y estratégica de tus procesos de reunión. Descubrirá que sus reuniones son mejores, más fluidas y más proactivas, y que los nuevos clientes hacen cola para probar su aclamada eficacia. Además, puede que de vez en cuando se acuerde de algún aniversario de boda o cumpleaños.

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