5 motivi per cui i promemoria delle riunioni sono fondamentali per il successo del vostro team

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Aggiornato: 21 giu 2023

Group of people in a meeting and a woman is presenting to the team

Se avessi un dollaro per ogni volta che la mia memoria mi ha deluso, ora avrei... beh... non ricordo più quanto. Ma il punto è che avrei sicuramente accumulato abbastanza da potermi permettere di prendere il sole su un'isola dei Caraibi invece di scrivere questo articolo.

Ho cercato infinite chiavi dell'auto prima di dimenticare dove l'avevo parcheggiata. Sono uscita dai supermercati con le braccia piene di borse, ma senza aver comprato l'unico articolo di cui avevo effettivamente bisogno. Sono arrivato all'aeroporto con bagagli e biglietti, ma senza passaporto. E, sì, lo ammetto, di tanto in tanto dimentico le date del mio anniversario di matrimonio e dei compleanni dei miei figli.

Non sono la sola. È emerso che, mentre anche i computer più avanzati non possono eguagliare gli esseri umani in quanto a empatia, creatività, arte e umorismo quando si tratta di ricordare le cose, la memoria umana è stata superata dalla tecnologia con quegli orologi calcolatori Casio degli anni Ottanta.

Fortunatamente, siamo una specie di risolutori di problemi e abbiamo creato dei sistemi per aiutare il fastidioso processo di memorizzazione. Dai calendari dei compleanni, alle agende da parete, ai post-it e ai diari, fino ai calendari online e alle liste di cose da fare sul cellulare, ci siamo circondati di sistemi di memoria per non trascurare i momenti critici della vita. Dobbiamo fare lo stesso nelle aziende, creando promemoria per tenere sotto controllo il gran numero di compiti e riunioni che i dipendenti devono affrontare ogni giorno.

1. Ridurre gli sprechi

Quando i clienti si presentano in ritardo alle vostre riunioni o, peggio ancora, disdicono all'ultimo minuto o addirittura non si presentano affatto, non solo è frustrante, ma è anche un vuoto di risorse che grava sulla vostra produttività e minaccia i profitti della vostra organizzazione.

Secondo i dati di Doodle, oltre il 70% dei professionisti perde tempo ogni settimana a causa di riunioni inutili o annullate. Più di un terzo dei professionisti considera l'inefficienza causata da riunioni perse o annullate come la più grande minaccia per il tempo della loro azienda.

Supponiamo che la situazione sia opposta. In questo caso, se siete i ritardatari che tendono a perdere le riunioni con i clienti, a disdire all'ultimo minuto o a partecipare alle riunioni in ritardo, il problema è ancora più grave e mette a rischio il vostro lavoro, la reputazione e la redditività finanziaria della vostra azienda. Il ritardo può essere costoso. Le riunioni perse, cancellate, rimandate e mal organizzate costano alle aziende statunitensi 399 miliardi di dollari all'anno. Vale la pena di fissare qualche promemoria?

2. Incoraggiare una buona preparazione

I promemoria non servono solo a evitare no-show e cancellazioni tardive: possono contribuire a migliorare le riunioni. Quando abbiamo chiesto ai professionisti del Regno Unito, degli Stati Uniti e della Germania cosa pensano che porti a un'esperienza di riunione produttiva, ci hanno risposto:

Le aziende con una cultura delle riunioni intelligente ed efficiente utilizzano i promemoria per assicurarsi che i partecipanti arrivino nel posto giusto e all'ora giusta e confermano che tutti hanno letto l'ordine del giorno e richiesto eventuali suggerimenti o modifiche direttamente all'organizzatore della riunione. I promemoria vengono utilizzati per fornire materiali, come relazioni e presentazioni, che i partecipanti dovrebbero leggere prima della riunione, salvaguardando il tempo previsto per discussioni e decisioni significative.

3. Dare il buon esempio

È facile dimenticare che, molto tempo prima di tenere conferenze stampa nei parcheggi delle aziende di giardinaggio, Rudy Giuliani era il sindaco di New York, per lo più di successo. Giuliani e il suo capo della polizia, William Bratton, hanno affrontato l'alto tasso di criminalità della città utilizzando una tattica nota come "teoria delle finestre rotte". La teoria consiste essenzialmente nel fatto che la rimozione dei segni visibili del crimine (finestre distrutte, graffiti, edifici fatiscenti, ecc.) scoraggia ulteriori reati e ne riduce la gravità.

Le persone tendono ad elevarsi a standard elevati o ad abbassarsi a standard bassi; se volete organizzare riunioni produttive e di successo all'interno della vostra organizzazione, fareste bene ad applicare la teoria delle finestre rotte.

Quasi il 90% dei professionisti è regolarmente frustrato da riunioni inefficaci o mal organizzate o da conferenze e videochiamate con scarsa ricezione. I principali fastidi includono:

Tenendo conto di tutto ciò, può essere prezioso inviare un promemoria prima della riunione con non solo l'ordine del giorno aggiornato, ma anche una serie di regole di base:

Se tutto ciò che riguarda l'organizzazione delle vostre riunioni grida efficienza, professionalità e produttività, potete scommettere che i partecipanti saranno all'altezza della situazione e che il contenuto, il processo decisionale e il follow-up saranno altrettanto impressionanti.

4. Costruire relazioni più forti

Ogni contatto, chiamata o riunione con un cliente è un'opportunità per comunicare la straordinaria ed eroica magnificenza della vostra azienda. Quasi due terzi dei clienti considerano più positivamente le aziende che comunicano direttamente con loro. Tuttavia, anche le riunioni mal organizzate o improduttive hanno un impatto. Più di un quarto dei professionisti ritiene che le riunioni negative abbiano un impatto negativo sulle relazioni con i clienti.

I promemoria hanno molteplici scopi. In primo luogo, come abbiamo detto nel punto precedente, sono l'occasione ideale per trasmettere la vostra attenzione ai dettagli, l'affidabilità e la professionalità. Inoltre, in un'azienda che si rivolge al cliente, il vostro compito è servire e fornire valore al cliente; dovreste cercare di rendere tutti i suoi rapporti con la vostra azienda il più semplice e scorrevole possibile. I promemoria fanno proprio questo.

Potete comunicare nuovamente l'ora, la data e il luogo dell'incontro. Includete i dati di accesso, in modo che siano a portata di mano e non debbano rovistare tra le vecchie e-mail per scoprire come partecipare alla chiamata. Aggiungete un riassunto di ciò che verrà discusso, le eventuali letture preliminari richieste e i risultati desiderati della riunione. Sarete il miglior incontro settimanale per il vostro cliente.

5. Opportunità di upselling

Se non è ancora chiaro, ve lo spieghiamo noi: i promemoria non sono solo un modo per garantire che le persone arrivino puntuali alle riunioni, ma un punto di comunicazione aggiuntivo che aiuta a trasmettere i valori della vostra azienda, i servizi e l'attenzione alle esigenze dei clienti. In questo caso, ogni promemoria è un'opportunità per fornire ai vostri clienti un valore aggiunto che potrebbe indurli a provare un altro prodotto o servizio o a rimanere fedeli alla vostra azienda ancora più a lungo.

Potreste includere nei vostri promemoria un link all'ultimo post del blog aziendale o a una relazione di settore pertinente. Potreste includere un caso di studio di un altro cliente che sta affrontando una serie di sfide simili. Potreste anche creare e incorporare un rapido video che evidenzi come un cliente potrebbe beneficiare di servizi aggiuntivi.

I promemoria possono anche servire come elementi di differenziazione che vi aiutano a rimanere al di sopra della concorrenza agli occhi dei vostri clienti. Ad esempio, supponiamo che il vostro cliente sia eccezionalmente occupato e che abbia la tendenza a fare tardi o addirittura a perdere le riunioni a causa dei suoi impegni. Potreste inviare un promemoria via SMS invece del solito promemoria via e-mail. I messaggi di testo hanno un tasso di apertura del 98% e quasi tutti i messaggi di testo vengono letti entro tre minuti, quindi è più probabile che il vostro promemoria arrivi a destinazione rispetto a un'altra e-mail. Si tratta di un'attenzione al dettaglio che non mancherà di impressionare il cliente.

Accettate quindi il promemoria e fatelo diventare una parte integrata, ponderata e strategica dei vostri processi di riunione. Scoprirete che le vostre riunioni sono migliori, più fluide e più proattive, e i nuovi clienti faranno la fila per avere un assaggio della vostra acclamata efficienza. Inoltre, potreste ricordarvi di qualche anniversario di matrimonio o di compleanno.

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