आपकी छुट्टियाँ शानदार रहीं और आप कार्यालय लौट रहे जनवरी में, यह जानने के लिए उत्साहित कि नया साल आपके व्यवसाय के लिए क्या लेकर आएगा। पहली बैठक में ही आपको सहकर्मियों की ओर से नए साल के संकल्पों की एक सूची मिल जाती है। कुछ लोग वजन कम करने की योजना बनाते हैं, तो कुछ छह साल की कोशिश के बाद आखिरकार स्पेनिश में महारत हासिल करने की। बड़े और छोटे लक्ष्यों का मिश्रण होता है, जिनमें से बहुत कम ही हासिल होंगे।
इस साल, आपके पास अलग होने का मौका है। आप कर सकते हैं। अपने कैलेंडर पर नियंत्रण रखें, अपनी उत्पादकता में सुधार करें और अपने साथियों को दिखाएँ कि नए साल के संकल्प खोखले वादे नहीं होने चाहिए।
हमने आपके कैलेंडर प्रबंधन को टर्बोचार्ज करने और एक शानदार नए साल के लिए खुद को तैयार करने में मदद करने के लिए कुछ सुझाव तैयार किए हैं।
क्रेडिट कार्ड की आवश्यकता नहीं है
अपनी प्राथमिकताओं की पहचान करें
अपने समय का प्रबंधन करने और अपने कैलेंडर पर काबू पाने के लिए अपनी प्राथमिकताओं की पहचान करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। यह विशेष रूप से उद्यमियों और नेताओं के लिए महत्वपूर्ण है। आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है, इसकी स्पष्ट समझ के बिना, उन कार्यों में उलझ जाना आसान हो सकता है जिन पर आपको ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता नहीं है या जो आपके लक्ष्यों और मूल्यों के अनुरूप नहीं हैं। इससे आसानी से बहुत थका हुआ महसूस करना, अभिभूत और अनुत्पादक।
आपकी प्राथमिकताएँ क्या हैं, यह पता लगाने में मदद करने का एक प्रभावी तरीका है का उपयोग करना। आइज़नहावर मैट्रिक्सयह उपकरण पूर्व राष्ट्रपति ड्वाइट डी. आइज़नहावर द्वारा विकसित किया गया था और इसका उपयोग व्यक्तियों को उनके कार्यों को उनकी महत्वता और तात्कालिकता के आधार पर प्राथमिकता देने में मदद करने के लिए किया जाता है।
आइज़नहावर मैट्रिक्स का उपयोग करने के लिए, आपको पहले अपने सभी कार्यों की सूची बनानी होगी और फिर उन्हें चार श्रेणियों में रखना होगा:
महत्वपूर्ण और तात्कालिकये वे कार्य हैं जिन पर तत्काल ध्यान देना आवश्यक है और जिन्हें पहले पूरा किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, किसी आपात स्थिति से निपटना।
महत्वपूर्ण लेकिन तात्कालिक नहींये ऐसे कार्य हैं जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन इन्हें तुरंत पूरा करने की आवश्यकता नहीं है। इनमें व्यक्तिगत विकास योजना बनाने जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं।
तात्कालिक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं: वे चीजें जो तात्कालिक हैं लेकिन जरूरी नहीं कि आपके लक्ष्यों के लिए महत्वपूर्ण हों। दूसरों की आखिरी समय की मांगें या गैर-जरूरी बैठकें इस श्रेणी में आ सकता है।
महत्वपूर्ण नहीं और तात्कालिक नहींयहाँ आने वाली कोई भी चीज़ आमतौर पर हटाई या सौंपी जा सकती है और इसमें आपका कोई समय नहीं लगना चाहिए।
इन श्रेणियों में अपनी सभी आवश्यक गतिविधियों को रखने से, आप यह बेहतर समझ सकते हैं कि आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है और उसी के अनुसार अपना समय आवंटित कर सकते हैं।
एक बनाना भी सहायक हो सकता है। मूल्यों की सूची - सिद्धांतों का एक सेट जिसे आप अपने जीवन में हासिल करना चाहते हैं। इस सूची की नियमित रूप से समीक्षा करके और यह सुनिश्चित करके कि आपके कार्य आपके मूल्यों के अनुरूप हैं, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप अपने समय का उपयोग सार्थक और संतोषजनक तरीके से कर रहे हैं।
पहले से योजना बनाएँ
अग्रिम योजना बनाना के लिए महत्वपूर्ण है। अपने समय का प्रबंधनयह तो कहने की जरूरत ही नहीं है। हालांकि, यह एक और कारण से भी महत्वपूर्ण है – तनाव कम करना।
भविष्य की योजना बनाने का एक सबसे अच्छा तरीका है एक समय-सारिणी बनाना। यह बहुत जटिल होने की आवश्यकता नहीं है और यह साप्ताहिक कार्यों की सूची बनाने या काम पूरा करने के लिए समय आरक्षित करने जितना सरल हो सकता है। यदि आपको लोगों से मिलना है, तो एक बुकिंग पेज यह सुनिश्चित कर सकता है कि बैठक आपके कैलेंडर के अनुसार हो और आपको पहले से ही आवश्यक सभी जानकारी मिल जाए।
का एक और लाभ अग्रिम योजना इससे आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप हर चीज़ के लिए तैयार हैं। अगर आपको पता हो कि आगे क्या होने वाला है, तो आप किसी अप्रत्याशित स्थिति के लिए पहले से ही एक वैकल्पिक योजना रख सकते हैं।
सुव्यवस्थित रहें
अपने कैलेंडर का अधिकतम लाभ उठाने का मतलब है व्यवस्थित रहना। यदि आप देख सकते हैं कि आपकी थाली में क्या है, तो आप समय का प्रभावी उपयोग करें.
चीजों पर नज़र बनाए रखने का एक तरीका है एक बनाना आपके इनबॉक्स में फाइलिंग सिस्टमचूंकि अधिकांश लोगों के कैलेंडर उनके ईमेल से जुड़े होते हैं, इसलिए एक में प्रभावी रूप से भरने से दूसरे को भी लाभ होता है। कुछ संभावित श्रेणियों में शामिल हैं: अपॉइंटमेंट्स, कार्य-संबंधी कार्य और व्यक्तिगत आइटम। इन विभिन्न श्रेणियों को रंग-कोड करें और जब आप अपना कैलेंडर देखेंगे तो आपको किसी विशेष दिन, सप्ताह या महीने के लिए क्या आने वाला है, इसका आसानी से अवलोकन मिल जाएगा।
सर्वोत्तम बैठक प्रबंधन प्रथाएँ आयोजन से पहले ही शुरू हो जाती हैं, इसलिए एक और आवश्यक बात यह है कि नियमित रूप से अनावश्यक चीज़ों को हटाते रहें। इसमें आपका कैलेंडर देखना और अब प्रासंगिक नहीं रहे कार्यों को हटाना या पुनः निर्धारित करना शामिल हो सकता है। ऐसा नियमित रूप से करने का मतलब है कि आप ध्यान भटकाने वाली चीज़ों से बचें, अपनी आवश्यक बैठकों पर अधिक ध्यान केंद्रित करें और समग्र रूप से उत्पादकता में सुधार करें।
समय बचाने वाले उपकरणों का उपयोग करें
सबसे अच्छी कैलेंडर प्रबंधन ऐप वह है जो आपके समय का प्रबंधन करने और आपके कार्यक्रम को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने में मदद करती है। ये विभिन्न प्रकार की हो सकती हैं। Doodle जैसे सरल उपकरण जो आपको लोगों के साथ जल्दी समय तय करने में मदद करते हैं, से लेकर समय-ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर जैसे अधिक उन्नत उपकरणों तक।
समय ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर आपको यह ट्रैक करने की सुविधा देता है कि आप विभिन्न कार्यों और परियोजनाओं पर कितना समय व्यतीत करते हैं, जिससे उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद मिलती है जहाँ आप अपनी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं या अधिक कुशल बन सकते हैं। कुछ सॉफ़्टवेयर में कार्य जैसी सुविधाएँ भी होती हैं। अनुसूचीकरण और परियोजना प्रबंधन, आपकी समय-सीमाओं पर बने रहने में आपकी मदद करने के लिए।
विराम लें
तो यह विरोधाभासी लग सकता है, लेकिन नियमित रूप से ब्रेक लेना यह आपके समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए आवश्यक है। यह आपको केंद्रित रहने और आपके सभी आवश्यक कार्यों पर नियंत्रण बनाए रखने में मदद करता है।
एक प्रभावी प्रक्रिया जिसे आप अपना सकते हैं, उसे पोमोडोरो तकनीक कहा जाता है। इसमें आमतौर पर लगभग 25 मिनट तक काम करना और फिर लगभग पाँच मिनट का छोटा ब्रेक लेना शामिल है। आप दिन भर इस प्रक्रिया को दोहराते हैं, हर चौथे "पोमोडोरो" के बाद लंबी ब्रेक लेते हुए। यह आपको बर्नआउट से बचाने में मदद करता है, क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि आप लगातार आराम करें और खुद को रिचार्ज करें। यदि आप एक बुकिंग पेज बनाते हैं, तो आप मीटिंग्स के बीच बफर समय बना सकते हैं और इस तकनीक को आसानी से शामिल कर सकते हैं।
यह भी महत्वपूर्ण है कि विराम समय निर्धारित करें अपने कैलेंडर में। इसमें कार्यों के बीच दोपहर के भोजन के लिए समय निकालना या ताजी हवा लेने के लिए टहलने जाना शामिल हो सकता है। ब्रेक को अपने कैलेंडर में लॉक करने का मतलब है कि आप उन्हें लेने की अधिक संभावना रखते हैं।
तो जब आपके सहकर्मी नए साल के संकल्पों के बारे में बात कर रहे हों, जिनके सफल होने की संभावना लगभग शून्य है, आप इस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं अपना कैलेंडर व्यवस्थित करना, खेल में आगे रहना और खुद को एक बहुत ही सफल वर्ष के लिए तैयार करना।
