डिजिटल कैलेंडर के लाभ: कार्यस्थल में समय की बचत

एक है जर्मन मुहावरा; हर चीज़ का अंत होता है, लेकिन सॉसेज का दो होते हैं। जिसका अनुवाद होता है 'हर चीज़ का अंत होता है, केवल सॉसेज के दो अंत होते हैं'। अंग्रेज़ी में हम कहते हैं कि हर चीज़ का अंत होता है, और कागज़ी डायरीज़ और कैलेंडरों के मामले में यह बिल्कुल सच है।

पिछले दशक में, प्रौद्योगिकी ने एक तीव्र विकास का अनुभव किया है जिसने हमारे संवाद करने और काम करने के तरीके को बदल दिया है। स्मार्टफोन से आभासी बैठकेंडिजिटल दुनिया ने लोगों के लिए, चाहे वे कहीं भी हों, जुड़े रहने और संगठित रहने को आसान बना दिया है।

और यद्यपि तकनीक बदल गई, धारणाओं को बदलना हमेशा थोड़ा कठिन रहा। यह तब तक था जब तक COVID-19 नहीं आया। अब, जब पहले से कहीं अधिक लोग घर से काम कर रहे हैं, तो दृष्टिकोण आखिरकार तकनीक के साथ तालमेल बिठा चुके हैं।

के लिए महत्वपूर्ण बातों में से एक दूरस्थ कार्य जुड़े रहना। एक डिजिटल कैलेंडर के साथ आप न केवल ऐसा कर सकते हैं, बल्कि कैलेंडर स्वचालन के माध्यम से आपका बहुत समय भी बचेगा। आइए जानें कैसे।

कहीं से भी पहुँच

अगर आप 50 साल पहले किसी वॉल स्ट्रीट बैंकर से कहें कि वह दुनिया में कहीं से भी अपना कैलेंडर एक्सेस कर सकता है, तो वह आपको पागल समझेगा। लेकिन अब लगभग हर किसी के पास एक होने के साथ ऑनलाइन कैलेंडर उनके ईमेल से जुड़ा होने पर यह बिल्कुल सच है।

व्यस्त कार्यकारी अधिकारियों के लिए, इसका मतलब है कि वे दुनिया में कहीं भी जाएँ या किसी भी डिवाइस का उपयोग करें, अपने व्यवसाय से जुड़े रह सकते हैं। वे आसानी से बना सकते हैं और इवेंट्स प्रबंधित करें, अपॉइंटमेंट्स और रिमाइंडर्स या फिर अपने सहायकों से इसे दुनिया के दूसरे छोर से भी करवा सकते हैं।

अब स्मार्टफोन और मोबाइल-अनुकूल डिजिटल कैलेंडरदूरस्थ टीमों या हमेशा चलते रहने वालों के लिए अपने कार्यक्रमों पर नज़र रखना पहले से कहीं ज़्यादा आसान हो गया है। यदि आपके पास देश भर में यात्रा करने वाले बिक्री प्रतिनिधि हैं, तो एक ऑनलाइन कैलेंडर उन्हें बैठक में शामिल होना आसान बना देता है। बस बैठक में एक लिंक या फोन नंबर संलग्न करें और वे चलते-फिरते चैट कर सकते हैं।

आसानी से अपना शेड्यूल प्रबंधित करें

यदि एक डिजिटल कैलेंडर की बदौलत आप दुनिया में कहीं से भी अपना समय समन्वयित कर सकते हैं, तो यह भी आसान है कि अपना कार्यक्रम स्वयं प्रबंधित करें. इसका मतलब है कि आप इस तरह की अजीब स्थितियों से बच सकते हैं जैसे दोहरी बुकिंग ग्राहक

कागज पर सब कुछ ट्रैक करने के बजाय, एक ऑनलाइन कैलेंडर आपको सीधे दूसरों के साथ अपना शेड्यूल साझा करने की क्षमता देता है। अपने कैलेंडर को एक से जोड़ना Doodle जैसा टूल यह आपको केवल कुछ ही क्लिक में दूसरों को कार्यक्रमों और नियुक्तियों के लिए आमंत्रित करने की सुविधा देता है, जिससे दूसरों के साथ समन्वय और सहयोग करना आसान हो जाता है।

आपका कैलेंडर एक उपकरण जैसे से जुड़ा हुआ है बुकिंग पेज यह प्रक्रिया और भी सरल हो जाती है। बस अपनी उपलब्धता सेट करें, और जब भी कोई आपके साथ समय बुक करना चाहे, तो आपको बस एक लिंक भेजना होता है। अब ईमेल आदान-प्रदान करने की जरूरत नहीं। साथ ही, और शायद इससे भी महत्वपूर्ण, ये बुकिंग्स आपके सभी डिवाइसों पर सिंक हो जाती हैं, जिसका मतलब है कि आप किसी अप्रत्याशित मीटिंग से कभी हैरान नहीं होंगे।

एकीकरण

अगर आपको इससे कोई एक सलाह लेनी हो, तो वह है अपने ऑनलाइन कैलेंडर को एक के साथ एकीकृत करना। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरणयह लोगों से मिलना आसान बना देगा, समय बचाएगा, तनाव कम करेगा और उत्पादकता बढ़ाएगा।

मान लीजिए कि आप Zoom को अपने Doodle खाते से लिंक करते हैं। जब भी आप एक बनाते हैं बुकिंग पेज या ग्रुप पोल और चुनें कि बैठक वर्चुअल होगी, ज़ूम लिंक स्वचालित रूप से आपके निमंत्रण में दिखाई देगा। इसका मतलब है कि आपको कोई अतिरिक्त काम नहीं करना है, बस अपनी उपलब्धता सेट करें और एक लिंक प्रदान करें। बैठकों को शेड्यूल करने और उनमें शामिल होने के लिए विभिन्न ऐप्स के बीच स्विच करने की कोई आवश्यकता नहीं है… यह समय की बड़ी बचत है!

नेताओं और उद्यमियों के लिए यह विशेष रूप से उपयोगी है। चलते-फिरते भी अपने कार्यक्रम पर नियंत्रण बनाए रखकर, आप बर्नआउट के जोखिम से बचेंहर बैठक में व्यक्तिगत रूप से जाने की ज़रूरत न होने का मतलब है कि आपके पास अपने व्यवसाय चलाने और अपने परिवार के साथ समय बिताने जैसी कहीं अधिक महत्वपूर्ण चीज़ों के लिए समय होगा।

रिमाइंडर: फिर कभी कोई मीटिंग न चूकें!

यह अतिशयोक्ति लग सकती है कि आप फिर कभी कोई बैठक नहीं छोड़ेंगे, लेकिन प्रभावी उपयोग से स्मरणपत्र, यह सच्चाई से बहुत दूर नहीं है।

रिमाइंडर सेट करना डिजिटल कैलेंडर पर सेट करने से आप हमेशा जान सकते हैं कि कोई महत्वपूर्ण बैठक या समयसीमा कब आने वाली है। इसके अलावा, यदि बैठक व्यक्तिगत रूप से हो रही है तो आप यात्रा समय के लिए सूचनाएं सेट कर सकते हैं या सभी मेहमानों के आने सुनिश्चित करने के लिए पहले से ईमेल रिमाइंडर भेज सकते हैं।

मीटिंग्स में न जाने के अलावा, आप इस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं बैठक की तैयारी जो हितधारकों पर एक शानदार प्रभाव छोड़ने में मदद करेगा। आप दिखाएंगे कि आप व्यवस्थित, विश्वसनीय और पेशेवर हैं।

सेकंडों में अनुसूचियों का समन्वय करें

आधुनिक कार्यस्थलों में, आपके कैलेंडर का आपके सभी सहकर्मियों के लिए दिखाई देना दिन-ब-दिन आम होता जा रहा है। व्यवसाय के लिए यह बहुत अच्छा है क्योंकि इससे कर्मचारियों के लिए अपनी टीम के साथ समय निर्धारित करना आसान हो जाता है।

यह उन कर्मचारियों की भी मदद करता है जो संभावित ग्राहकों से निपटते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे बनाए रखें बिक्री प्रक्रिया जितना संभव हो उतना संक्षिप्त। यदि कोई सेल्स मैनेजर आने वाले अनुरोधों से निपट रहा है, तो वह तुरंत जान सकता है कि उसकी टीम में कौन मुक्त है और उसे बैठक में नियुक्त कर सकता है।

Doodle के साथ बुकिंग पेजहोस्ट उन सभी की अनुसूचियों को ध्यान में रखने में सक्षम बनाता है जिन्हें बैठक में उपस्थित होना आवश्यक है। यह बहुत उपयोगी है, उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसी प्रौद्योगिकी कंपनी में काम करते हैं जहाँ एक विशेषज्ञ को विक्रेता के साथ भेजना आवश्यक होता है।

बार-बार होने वाली बैठकें आसान हैं।

अधिकांश डिजिटल कैलेंडरों के लिए, अनुसूचीकरण बार-बार होने वाली बैठकें यह एक सामान्य निमंत्रण सेट करने जितना ही आसान है। बस यह निर्दिष्ट करें कि यह आयोजन एक बार का है या आवर्ती, और यदि यह एक से अधिक बार हो रहा है तो यह तय करें कि यह कितनी बार हो।

इस तरह आवर्ती घटनाओं को शेड्यूल करने का मतलब है कि आपके पास रिमाइंडर और सूचनाएं सेट करने की क्षमता होती है। जितना ये एक-बार की बैठकों के लिए महत्वपूर्ण हैं, उतना ही इनकी आवश्यकता अन्य मामलों में भी होती है। कई बैठकें यह सुनिश्चित करता है कि प्रतिभागी भूलें नहीं और पहले से योजना बनाकर तैयारी कर सकें।

इसका यह भी मतलब है कि महत्वपूर्ण हितधारक अपने कैलेंडर अवरुद्ध समय से पहले। इसलिए यदि आप एक सीईओ हैं और चाहते हैं कि आपके सी-लेवल के कार्यकारी हर तिमाही मिलें, तो एक आवर्ती बैठक के माध्यम से ऐसा होने की संभावना बहुत अधिक होती है।

जैसे ही हम सॉसेज के बारे में अपनी जर्मन कहावत को याद करते हैं, यह एक और कहावत को जन्म देती है; जो ठहरता है, वह जंग खाता है।, जिसका अर्थ है कि जो व्यक्ति आराम करता है, वह जंग खा जाता है। अपने कागज़ी कैलेंडर से चिपके न रहें क्योंकि डिजिटल कैलेंडर अपनाने के कई फायदे हैं।

यह आपको दूर से काम करने में सक्षम बनाता है। बैठकें निर्धारित करें और जहाँ भी आप हों, रिमाइंडर सेट करें। आप सेकंडों में उपलब्धता खोजकर अपने कार्यदिवस को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, अपने लक्ष्यों को अधिक कुशलता से प्राप्त कर सकते हैं और सहकर्मियों के साथ मिलकर काम कर सकते हैं।