मीटिंग रिमाइंडर आपके टीम की सफलता की कुंजी हैं, इसके 5 कारण

अगर हर बार जब मेरी याददाश्त ने मेरा साथ छोड़ा, मुझे एक डॉलर मिलता, तो अब मेरे पास… खैर… मुझे याद नहीं कि कितनी रकम हो जाती। लेकिन बात यह है कि मैं निश्चित रूप से इतना जमा कर लेता कि इस लेख को लिखने की बजाय कैरिबियाई द्वीप पर धूप सेंकने का खर्च उठा सकूँ।

मैंने कार कहाँ पार्क की थी यह भूलने से पहले कार की चाबी खोजने में अनगिनत बार समय बर्बाद किया है। मैं सुपरमार्केट से बाहर निकल चुका हूँ, हाथों में थैलों का ढेर लिए हुए, लेकिन वह एक ही वस्तु खरीदने में असफल रहा जो मुझे वास्तव में चाहिए थी। मैं हवाई अड्डे पर पहुँच चुका हूँ, सामान और टिकट साथ हैं, लेकिन पासपोर्ट नहीं। और हाँ, मैं स्वीकार करता हूँ, मैं कभी-कभी अपनी शादी की सालगिरह और अपने बच्चों के जन्मदिन की तारीखें भूल जाता हूँ।

मैं इसमें अकेला नहीं हूँ। पता चला है कि, जबकि सबसे उन्नत कंप्यूटर भी सहानुभूति, रचनात्मकता, कला और हास्य में इंसानों का मुकाबला नहीं कर सकते, चीज़ों को याद रखने के मामले में मानव स्मृति को 1980 के दशक की कैसियो कैलकुलेटर घड़ियों ने तकनीक के दम पर पीछे छोड़ दिया था।

सौभाग्य से, हम समस्या-समाधान करने वाली प्रजाति हैं और हमने याद रखने की इस झंझट भरी प्रक्रिया में मदद के लिए प्रणालियाँ बनाई हैं। जन्मदिन कैलेंडर, दीवार पर लगाने वाले प्लानर, पोस्ट-इट नोट्स और बुलेट जर्नल से लेकर ऑनलाइन कैलेंडर और मोबाइल टू-डू लिस्ट तक, हमने खुद को स्मृति की प्रणालियों से घेर रखा है, ताकि हम जीवन के उन महत्वपूर्ण क्षणों को न भूलें। हमें कंपनियों में भी ऐसा ही करना चाहिए, कर्मचारियों को रोज़ाना सामना करने वाले अनगिनत कार्यों और बैठकों पर नज़र बनाए रखने के लिए अनुस्मारक बनाने चाहिए।

1. कचरा कम करें

जब ग्राहक आपकी बैठकों में देर से आते हैं या, इससे भी बुरा, वे आखिरी समय में रद्द कर देते हैं या बिल्कुल नहीं आते, तो यह न केवल निराशाजनक होता है, बल्कि यह एक संसाधन शोषण भी है जो आपकी उत्पादकता को प्रभावित करता है और आपके संगठन की वित्तीय स्थिति के लिए खतरा बन जाता है।

हमारे Doodle डेटा के अनुसार, 70% से अधिक पेशेवर हर सप्ताह अनावश्यक या रद्द की गई बैठकों के कारण अपना समय बर्बाद करते हैं। एक तिहाई से अधिक पेशेवर अनुपस्थित या रद्द की गई बैठकों से उत्पन्न अक्षमता को अपनी कंपनी के समय के लिए सबसे बड़ा खतरा मानते हैं।

मान लीजिए कि हालात उलट हों। उस स्थिति में, यदि आप वह व्यक्ति हैं जो ग्राहक बैठकों में अक्सर देर करता है, आखिरी समय में रद्द कर देता है या देर से शामिल होता है, तो समस्या और भी गंभीर हो जाती है, जिससे आपकी नौकरी के साथ-साथ आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा और वित्तीय स्थिरता भी दांव पर लग जाती है। देर से आना महंगा पड़ सकता है। छूटी हुई, रद्द की गई, स्थगित की गई और खराब तरीके से आयोजित बैठकें अमेरिकी व्यवसायों को प्रति वर्ष 399 अरब डॉलर की लागतक्या कुछ रिमाइंडर सेट करना उचित होगा?

2. अच्छी तैयारी को प्रोत्साहित करें

रिमाइंडर सिर्फ उपस्थित न होने और देर से रद्द होने से बचने के लिए नहीं होते; ये आपकी बैठकों को बेहतर बनाने में भी मदद कर सकते हैं। जब हमने यूके, यूएस और जर्मनी के पेशेवरों से पूछा कि उनके अनुसार एक उत्पादक बैठक अनुभव के लिए क्या ज़रूरी है, तो उन्होंने कहा:

• स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करना (72%)

• एक स्पष्ट एजेंडा होना (67%)

• कमरे में बहुत अधिक लोगों का न होना (35%)

• दृश्य उत्तेजना, जैसे वीडियो और प्रस्तुति (27%)

स्मार्ट और कुशल बैठक संस्कृति वाली कंपनियाँ रिमाइंडर का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए करती हैं कि प्रतिभागी सही स्थान पर और सही समय पर पहुँचें, और यह पुष्टि करें कि सभी ने एजेंडा पढ़ लिया है तथा कोई भी सुझाव या परिवर्तन सीधे बैठक आयोजक से अनुरोध किया है। रिमाइंडर का उपयोग रिपोर्ट और प्रस्तुतियों जैसी सामग्री प्रदान करने के लिए भी किया जाता है, जिन्हें प्रतिभागियों को बैठक से पहले पढ़ना चाहिए, ताकि सार्थक चर्चा और निर्णय लेने के लिए निर्धारित समय की रक्षा हो सके।

3. एक अच्छा उदाहरण प्रस्तुत करें

यह भूलना आसान है कि लैंडस्केपिंग कंपनियों के पार्किंग लॉट में प्रेस कॉन्फ्रेंस करने से बहुत पहले, रूडी जियुलियानी न्यूयॉर्क के सबसे सफल मेयर थे। जियुलियानी और उनके पुलिस प्रमुख विलियम ब्रैटन ने 'ब्रोकन विंडोज़ थ्योरी' नामक रणनीति अपनाकर शहर के उच्च अपराध आंकड़ों से निपटा। यह सिद्धांत मूलतः यह है कि अपराध के दृश्यमान संकेतों (टूटी हुई खिड़कियाँ, ग्राफिटी, जर्जर इमारतें आदि) को हटाने से आगे अपराध को हतोत्साहित किया जाता है और अपराधों की गंभीरता कम हो जाती है।

लोग या तो उच्च मानकों तक उठते हैं या निम्न मानकों तक गिर जाते हैं; यदि आप अपनी संस्था में सफल और उत्पादक बैठकें आयोजित करना चाहते हैं, तो टूटी हुई खिड़कियों के सिद्धांत को लागू करना आपके लिए फायदेमंद रहेगा।

लगभग 90% पेशेवर नियमित रूप से अप्रभावी या अव्यवस्थित बैठकों या खराब रिसेप्शन वाली कॉन्फ्रेंस और वीडियो कॉल से निराश होते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करना कि ये व्यवस्थित हों, एक उत्कृष्ट शुरुआत है। प्रमुख कष्टप्रद बातें हैं:

• बैठकों के दौरान फोन कॉल लेने वाले लोग।

• देर से आने या जल्दी जाने वाले प्रतिभागी।

• जो लोग दूसरों की बात नहीं सुनते या बीच में टोकते हैं।

• बैठक के दौरान खाने वाले प्रतिभागी।

• वे प्रतिभागी जो चर्चा में योगदान नहीं करते।

इन सब बातों को ध्यान में रखते हुए, न केवल नवीनतम एजेंडा बल्कि कुछ बुनियादी नियमों के साथ मिलने से पहले एक अनुस्मारक भेजना अत्यंत मूल्यवान हो सकता है:

• समय पर पहुँचने और बैठक समाप्त होने तक संलग्न व भाग लेने के लिए तैयार रहने की एक सौहार्दपूर्ण अनुस्मारक।

• जब तक आप प्रस्तुति नहीं दे रहे हैं, लैपटॉप न लाएं और मोबाइल उपकरणों को नजरों से दूर तथा साइलेंट मोड पर रखें।

• कुछ दस्तावेज़ बैठक से पहले पढ़े जाने चाहिए क्योंकि बैठक और चर्चा शुरू होने के बाद उन्हें पढ़ने का समय नहीं होगा।

यदि आपकी बैठकों के आयोजन में हर पहलू दक्षता, पेशेवरिता और उत्पादकता का परिचायक हो, तो आप निश्चय ही कह सकते हैं कि प्रतिभागी अवसर के अनुरूप उत्कृष्ट प्रदर्शन करेंगे और सामग्री, निर्णय-प्रक्रिया तथा अनुवर्ती कार्रवाई समान रूप से प्रभावशाली होगी।

4. मजबूत संबंध बनाएँ

हर संपर्क, कॉल या ग्राहक के साथ बैठक आपकी कंपनी की असाधारण और वीरतापूर्ण भव्यता को संप्रेषित करने का अवसर है। लगभग दो-तिहाई ग्राहक उन कंपनियों को अधिक सकारात्मक रूप से देखते हैं जो उनसे सीधे संवाद करती हैं। हालांकि, खराब तरीके से आयोजित या अप्रभावी बैठकें भी प्रभाव डालती हैं। एक चौथाई से अधिक पेशेवर मानते हैं कि खराब बैठकें उनके ग्राहक संबंधों पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं।

रिमाइंडर कई उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। सबसे पहले, जैसा कि हमने पिछले बिंदु में चर्चा की, ये आपके विवरणों पर ध्यान देने, विश्वसनीयता और पेशेवरिता को प्रदर्शित करने का आदर्श अवसर हैं। इसके अलावा, ग्राहक-सामना करने वाली कंपनी में आप अपने ग्राहक की सेवा करने और उन्हें मूल्य प्रदान करने के लिए मौजूद हैं; आपको अपने ग्राहक के साथ होने वाले सभी लेन-देन को यथासंभव आसान और सुगम बनाने का प्रयास करना चाहिए। स्मरणपत्र ठीक यही काम करते हैं।

आप बैठक का समय, तारीख और स्थान फिर से बता सकते हैं। लॉगिन विवरण भी शामिल करें, ताकि उनके पास वे मौजूद रहें और उन्हें कॉल में शामिल होने का तरीका जानने के लिए पुरानी ईमेल खंगालनी न पड़े। चर्चा किए जाने वाले विषयों का सारांश, आवश्यक पूर्व-पठन सामग्री और बैठक के इच्छित परिणाम भी जोड़ें। आप हर हफ्ते अपने क्लाइंट की सबसे अच्छी मीटिंग होंगे।

5. अपसेल करने के अवसर

अगर अब तक यह स्पष्ट नहीं हुआ है, तो हम इसे आपके लिए स्पष्ट कर देते हैं: रिमाइंडर सिर्फ लोगों को समय पर मीटिंग में आने सुनिश्चित करने का तरीका नहीं हैं, बल्कि एक अतिरिक्त संचार बिंदु हैं जो आपकी कंपनी के मूल्यों, सेवाओं और ग्राहकों की जरूरतों पर ध्यान देने में मदद करते हैं। ऐसे में, हर रिमाइंडर आपके ग्राहकों को अतिरिक्त मूल्य प्रदान करने का एक अवसर होता है, जो उन्हें कोई अलग उत्पाद या सेवा आज़माने या आपकी कंपनी के प्रति और भी लंबे समय तक वफादार बने रहने के लिए प्रेरित कर सकता है।

आप शायद अपनी रिमाइंडर के साथ अपनी नवीनतम कंपनी ब्लॉग पोस्ट या किसी प्रासंगिक उद्योग रिपोर्ट का लिंक शामिल कर सकते हैं। आप एक ऐसे अन्य ग्राहक का केस स्टडी भी शामिल कर सकते हैं जो समान चुनौतियों का सामना कर रहा हो। आप एक संक्षिप्त वीडियो बनाकर उसमें एम्बेड भी कर सकते हैं, जो दिखाए कि ग्राहक अतिरिक्त सेवाओं से कैसे लाभान्वित हो सकता है।

रिमाइंडर आपके ग्राहकों की नजर में आपको प्रतिस्पर्धियों से ऊपर बनाए रखने में मदद करने वाले विभेदक के रूप में भी काम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लीजिए आपका ग्राहक बेहद व्यस्त है और अपने व्यस्त कार्यक्रम के कारण देर से आने या आपकी बैठकों में शामिल न होने की प्रवृत्ति रखता है। आप सामान्य ईमेल रिमाइंडर के बजाय एक एसएमएस रिमाइंडर भेज सकते हैं। टेक्स्ट संदेशों में एक 98% ओपन रेट, लगभग सभी टेक्स्ट संदेश तीन मिनट के भीतर पढ़े जाते हैं, इसलिए आपका रिमाइंडर किसी अन्य ईमेल की तुलना में अधिक प्रभावी होगा। यह बारीकियों पर ध्यान देने का खेल है जो क्लाइंट को प्रभावित करने के लिए निश्चित है।

तो इस अनुस्मारक को अपनाएं और इसे अपनी बैठक प्रक्रियाओं का एक एकीकृत, विचारशील और रणनीतिक हिस्सा बनाएं। आप पाएंगे कि आपकी बैठकें बेहतर, सुचारू और अधिक सक्रिय हो जाएंगी, और नए ग्राहक आपकी प्रशंसित बैठक दक्षता का स्वाद चखने के लिए कतार में लग जाएंगे। साथ ही, आप कभी-कभार शादी की सालगिरह और जन्मदिन को भी याद रख पाएंगे।

क्या आप जानते हैं कि आप Doodle को अपने लिए काम करने के लिए बना सकते हैं? देखें हमारे एकीकरण पृष्ठ यह पता लगाने के लिए कि आप क्या कर सकते हैं।