5 powodów, dla których przypomnienia o spotkaniach mają kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego zespołu

Gdybym dostawał dolara za każdym razem, gdy zawiodła mnie pamięć, miałbym teraz… cóż… zapomniałem, ile bym miał. Ale chodzi o to, że na pewno zgromadziłbym wystarczająco dużo, żeby pozwolić sobie na opalanie się na jednej z karaibskich wysp zamiast pisać ten artykuł.

Niezliczoną ilość razy szukałem kluczyków do samochodu, zanim w ogóle zapomniałem, gdzie w ogóle zaparkowałem. Zdarzało mi się wychodzić z supermarketów z rękami pełnymi toreb, ale bez jedynej rzeczy, którą faktycznie musiałam kupić. Przyjeżdżałam na lotnisko z bagażem i biletami, ale bez paszportu. I tak, przyznaję się, od czasu do czasu zapominam o datach mojej rocznicy ślubu i urodzinach moich dzieci.

Nie jestem w tym osamotniony. Okazuje się, że choć nawet najbardziej zaawansowane komputery nie dorównują ludziom pod względem empatii, kreatywności, sztuki i poczucia humoru, to jeśli chodzi o zapamiętywanie, ludzka pamięć została prześcignięta przez technologię już w latach 80. dzięki zegarkom-kalkulatorom marki Casio.

Na szczęście jesteśmy gatunkiem, który potrafi rozwiązywać problemy, i stworzyliśmy systemy pomagające w tym uciążliwym procesie zapamiętywania. Od kalendarzy urodzinowych, planerów ściennych, karteczek samoprzylepnych i dzienników typu bullet journal po kalendarze internetowe i mobilne listy zadań – otoczyliśmy się systemami wspomagającymi pamięć, aby nie przeoczyć tych kluczowych momentów w życiu. Podobnie musimy postępować w firmach, tworząc przypomnienia, które pozwolą nam nadążyć za ogromną liczbą zadań i spotkań, z którymi pracownicy mają do czynienia na co dzień.

1. Ogranicz ilość odpadów

Kiedy klienci spóźniają się na spotkania lub – co gorsza – odwołują je w ostatniej chwili, a nawet w ogóle się nie pojawiają, jest to nie tylko frustrujące, ale także powoduje marnotrawstwo zasobów, które negatywnie wpływa na Twoją wydajność i zagraża wynikom finansowym Twojej organizacji.

Zgodnie z danymi z serwisu Doodle ponad 70% pracowników traci co tydzień czas z powodu zbędnych lub odwołanych spotkań. Ponad jedna trzecia pracowników uważa, że nieefektywność wynikająca z nieobecności na spotkaniach lub ich odwołania stanowi największe zagrożenie dla efektywnego wykorzystania czasu w ich firmie.

Załóżmy, że sytuacja jest odwrotna. W takim przypadku, jeśli to ty jesteś tym, który często opuszcza spotkania z klientami, odwołuje je w ostatniej chwili lub spóźnia się na nie, problem staje się jeszcze poważniejszy – narażasz nie tylko swoją posadę, ale także reputację i stabilność finansową swojej firmy. Spóźnienia mogą być kosztowne. Opuszczone, odwołane, przełożone i źle zorganizowane spotkania kosztuje amerykańskie przedsiębiorstwa 399 miliardów dolarów rocznie. Może warto ustawić kilka przypomnień?

2. Zachęcaj do dobrego przygotowania się

Przypomnienia nie służą wyłącznie uniknięciu nieobecności i późnych odwołań; mogą one również przyczynić się do poprawy jakości spotkań. Kiedy zapytaliśmy specjalistów z Wielkiej Brytanii, Stanów Zjednoczonych i Niemiec, co ich zdaniem decyduje o produktywności spotkania, odpowiedzieli:

• Wyznaczanie jasnych celów (72%)

• Posiadanie jasnego planu działania (67%)

• Brak zbyt dużej liczby osób w pomieszczeniu (35%)

• Bodźce wizualne, takie jak filmy i prezentacje (27%)

Firmy charakteryzujące się przemyślaną i wydajną kulturą spotkań wykorzystują przypomnienia, aby zapewnić, że uczestnicy pojawią się we właściwym miejscu i o właściwej porze, a także upewnić się, że wszyscy zapoznali się z porządkiem obrad i zgłosili ewentualne sugestie lub zmiany bezpośrednio do organizatora spotkania. Przypomnienia służą do przekazywania materiałów, takich jak raporty i prezentacje, z którymi uczestnicy powinni się zapoznać przed spotkaniem, co pozwala zagwarantować, że czas przeznaczony na spotkanie zostanie wykorzystany na konstruktywną dyskusję i podejmowanie decyzji.

3. Daj dobry przykład

Łatwo zapomnieć, że na długo przed tym, zanim zaczął organizować konferencje prasowe na parkingach firm zajmujących się architekturą krajobrazu, Rudy Giuliani był jednym z najbardziej skutecznych burmistrzów Nowego Jorku. Giuliani wraz ze swoim szefem policji, Williamem Brattonem, zajęli się problemem wysokiego wskaźnika przestępczości w mieście, stosując taktykę znaną jako „teoria zbitych okien”. Teoria ta zasadniczo polega na tym, że usuwanie widocznych śladów przestępczości (wybite okna, graffiti, zaniedbane budynki itp.) zniechęca do popełniania kolejnych przestępstw i zmniejsza ich powagę.

Ludzie mają tendencję do podnoszenia się do wysokich standardów albo do schodzenia do niskich; jeśli chcesz organizować skuteczne i produktywne spotkania w swojej organizacji, warto zastosować teorię zbitych okien.

Prawie 90% pracowników regularnie odczuwa frustrację z powodu nieefektywnych lub źle zorganizowanych spotkań, konferencji i wideokonferencji, podczas których sygnał jest słaby, dlatego zadbanie o to, by wszystko działało jak należy, to doskonały punkt wyjścia. Do głównych powodów irytacji należą:

• Osoby, które odbierają telefony podczas spotkań.

• Uczestnicy, którzy spóźniają się lub wychodzą wcześniej.

• Osoby, które nie słuchają innych lub im przerywają.

• Uczestnicy jedzący podczas spotkania.

• Uczestnicy, którzy nie angażują się w dyskusję.

Mając to wszystko na uwadze, nieocenioną pomocą może okazać się wysłanie przed spotkaniem przypomnienia zawierającego nie tylko aktualny porządek obrad, ale także zestaw podstawowych zasad:

• Przypominamy, aby przyjść punktualnie oraz zachować aktywność i gotowość do udziału w spotkaniu aż do jego zakończenia.

• Nie przynoś laptopów, chyba że masz zaplanowaną prezentację, a urządzenia mobilne schowaj i wycisz je.

• Niektóre dokumenty należy przeczytać przed posiedzeniem, ponieważ po rozpoczęciu posiedzenia i dyskusji nie będzie już na to czasu.

Jeśli wszystko w organizacji Twoich spotkań świadczy o wydajności, profesjonalizmie i produktywności, możesz być pewien, że uczestnicy staną na wysokości zadania, a treść spotkania, proces podejmowania decyzji i dalsze działania będą równie imponujące.

4. Buduj silniejsze relacje

Każdy kontakt, rozmowa telefoniczna czy spotkanie z klientem to okazja do zaprezentowania niezwykłego i heroicznego blasku Twojej firmy. Prawie dwie trzecie klientów bardziej pozytywnie ocenia firmy, które komunikują się z nimi bezpośrednio. Jednak wpływ mają również źle zorganizowane lub nieproduktywne spotkania. Ponad jedna czwarta specjalistów uważa, że nieudane spotkania negatywnie wpływają na ich relacje z klientami.

Przypomnienia spełniają wiele funkcji. Po pierwsze, jak wspomnieliśmy w poprzednim punkcie, stanowią one idealną okazję do wykazania dbałości o szczegóły, rzetelności i profesjonalizmu. Co więcej, w firmie obsługującej klientów Twoim zadaniem jest służenie klientom i dostarczanie im wartości; powinieneś dążyć do tego, aby wszelkie kontakty klientów z Twoją firmą przebiegały jak najłatwiej i jak najsprawniej. Przypomnienia właśnie to zapewniają.

Możesz jeszcze raz przypomnieć o godzinie, dacie i miejscu spotkania. Podaj wszelkie dane logowania, aby klienci mieli je pod ręką i nie musieli przeszukiwać starych e-maili w poszukiwaniu informacji o tym, jak dołączyć do rozmowy. Dodaj streszczenie tematów, które będą omawiane, informacje o ewentualnych materiałach do przeczytania przed spotkaniem oraz oczekiwane wyniki spotkania. To będzie najlepsze spotkanie, w jakim Twój klient uczestniczy w każdym tygodniu.

5. Możliwości sprzedaży dodatkowych produktów

Jeśli do tej pory nie jest to jasne, wyjaśnimy to wprost: przypomnienia to nie tylko sposób na zapewnienie, że ludzie przybędą na spotkania punktualnie, ale także dodatkowy punkt komunikacji, który pomaga przekazać wartości firmy, usługi oraz troskę o potrzeby klientów. W związku z tym każde przypomnienie stanowi okazję do zapewnienia klientom dodatkowej wartości, która może skłonić ich do wypróbowania innego produktu lub usługi albo do jeszcze dłuższego pozostania lojalnymi wobec Twojej firmy.

W swoich przypomnieniach możesz na przykład zamieścić link do najnowszego wpisu na firmowym blogu lub do odpowiedniego raportu branżowego. Możesz też dołączyć studium przypadku innego klienta, który borykał się z podobnymi wyzwaniami. Możesz nawet stworzyć i osadzić krótki filmik pokazujący, jakie korzyści klient mógłby odnieść dzięki dodatkowym usługom.

Przypomnienia mogą również stanowić czynnik wyróżniający, który pomoże Ci utrzymać przewagę nad konkurencją w oczach klientów. Załóżmy na przykład, że Twój klient jest wyjątkowo zajęty i ma skłonność do spóźniania się, a nawet opuszczania spotkań z Tobą z powodu napiętego harmonogramu. Zamiast zwykłego przypomnienia e-mailowego możesz wysłać mu przypomnienie SMS-em. Wiadomości tekstowe mają 98% Wskaźnik otwarć jest bardzo wysoki – niemal wszystkie wiadomości tekstowe są czytane w ciągu trzech minut, więc Twoje przypomnienie ma większe szanse dotrzeć do adresata niż kolejny e-mail. To właśnie dbałość o szczegóły z pewnością zrobi wrażenie na kliencie.

Warto więc przyjąć tę wskazówkę i uczynić ją integralną, przemyślaną i strategiczną częścią procesów związanych z organizacją spotkań. Przekonasz się, że Twoje spotkania będą przebiegały lepiej, płynniej i w sposób bardziej proaktywny, a nowi klienci będą ustawiać się w kolejce, by przekonać się o Twojej uznanej skuteczności w prowadzeniu spotkań. A do tego być może uda Ci się czasem przypomnieć sobie o rocznicy ślubu czy urodzinach.

Czy wiesz, że możesz sprawić, by Doodle pracowało dla Ciebie? Sprawdź nasza strona poświęcona integracjom żeby dowiedzieć się, co możesz zrobić.