5 skäl till varför mötespåminnelser är avgörande för ditt teams framgång

Om jag fick en dollar varje gång mitt minne svikit mig, skulle jag nu ha… tja… jag har glömt hur mycket jag skulle ha. Men poängen är att jag definitivt skulle ha sparat ihop tillräckligt för att kunna sola mig på en karibisk ö istället för att skriva den här artikeln.

Det har hänt otaliga gånger att jag har letat efter bilnycklarna innan jag ens hunnit glömma var jag egentligen parkerade bilen. Jag har gått ut ur mataffärer med armarna fulla av påsar, men utan att ha köpt den enda sak jag egentligen behövde. Jag har kommit till flygplatsen med bagage och biljetter, men utan pass. Och ja, jag erkänner det, jag glömmer ibland datumet för min bröllopsdag och mina barns födelsedagar.

Jag är inte ensam om detta. Det visar sig att även om inte ens de mest avancerade datorerna kan mäta sig med människor när det gäller empati, kreativitet, konst och humor, så överträffades det mänskliga minnet av tekniken redan på 1980-talet med Casios miniräknarklockor.

Lyckligtvis är vi en art som är bra på att lösa problem och har skapat system som underlättar den besvärliga processen att komma ihåg saker. Från födelsedagskalendrar, väggkalendrar, post-it-lappar och bullet journals till onlinekalendrar och att-göra-listor i mobilen – vi har omgivit oss med minnessystem så att vi inte missar de avgörande ögonblicken i livet. Vi måste göra på samma sätt i företagen och skapa påminnelser för att hålla koll på det stora antalet uppgifter och möten som medarbetarna står inför varje dag.

1. Minska avfallet

När kunder kommer för sent till era möten eller, ännu värre, ställer in i sista minuten eller till och med uteblir helt, är det inte bara frustrerande, utan det innebär också ett resursslöseri som påverkar er produktivitet negativt och hotar organisationens resultat.

Enligt våra Doodle-uppgifter förlorar mer än 70 % av yrkesverksamma tid varje vecka på grund av onödiga eller inställda möten. Mer än en tredjedel av yrkesverksamma anser att den ineffektivitet som orsakas av uteblivna eller inställda möten utgör det största hotet mot företagets tid.

Tänk dig att situationen vänds. I så fall, om du är den som ofta missar kundmöten, ställer in i sista minuten eller kommer för sent till möten, blir problemet ännu allvarligare – det kan äventyra både ditt jobb och företagets rykte och ekonomiska bärkraft. Förseningar kan bli kostsamma. Uteblivna, inställda, uppskjutna och dåligt organiserade möten kostar amerikanska företag 399 miljarder dollar per år. Är det värt att ställa in några påminnelser?

2. Uppmuntra till god förberedelse

Påminnelser handlar inte bara om att undvika uteblivna deltagare och sena avbokningar; de kan också bidra till att förbättra dina möten. När vi frågade yrkesverksamma i Storbritannien, USA och Tyskland vad de ansåg bidrog till en produktiv mötesupplevelse, svarade de:

• Att sätta upp tydliga mål (72 %)

• Att ha en tydlig dagordning (67 %)

• Att det inte är för många personer i rummet (35 %)

• Visuella stimulanser, såsom videor och presentationer (27 %)

Företag med smarta och effektiva möteskulturer använder påminnelser för att säkerställa att deltagarna anländer till rätt plats och i rätt tid, samt för att bekräfta att alla har läst dagordningen och framfört eventuella förslag eller ändringsönskemål direkt till mötesansvarig. Påminnelser används för att tillhandahålla material, såsom rapporter och presentationer, som deltagarna bör läsa igenom före mötet, vilket säkerställer att den avsatta tiden kan ägnas åt meningsfulla diskussioner och beslutsfattande.

3. Var ett gott föredöme

Det är lätt att glömma att Rudy Giuliani, långt innan han började hålla presskonferenser på trädgårdsföretagens parkeringsplatser, var New Yorks mest framgångsrika borgmästare. Giuliani och hans polischef, William Bratton, tog itu med stadens höga brottsstatistik genom att tillämpa en taktik som kallas ”broken windows-teorin”. Teorin går i korthet ut på att man genom att ta bort synliga tecken på brottslighet (krossade fönster, graffiti, förfallna byggnader osv.) avskräcker från ytterligare brott och minskar brottens allvarlighetsgrad.

Människor tenderar antingen att leva upp till höga krav eller sjunka till låga standarder; om du vill genomföra framgångsrika och produktiva möten inom din organisation gör du klokt i att tillämpa teorin om de trasiga fönstren.

Nästan 90 % av yrkesverksamma upplever regelbundet frustration över ineffektiva eller dåligt organiserade möten eller konferens- och videosamtal med dålig mottagning, så att se till att dessa fungerar som de ska är en utmärkt utgångspunkt. De största irritationsmomenten är bland annat:

• Personer som tar emot telefonsamtal under möten.

• Deltagare som kommer för sent eller går tidigt.

• Människor som inte lyssnar eller avbryter andra.

• Deltagare som äter under ett möte.

• Deltagare som inte bidrar till diskussionen.

Med allt detta i åtanke kan det vara oerhört värdefullt att skicka ut en påminnelse innan mötet, där du inte bara bifogar den senaste dagordningen utan även en uppsättning grundregler:

• En vänlig påminnelse om att komma i tid och vara engagerad och redo att delta ända tills mötet avslutas.

• Ta inte med bärbara datorer om du inte ska hålla ett föredrag, och se till att mobila enheter är undangömda och inställda på ljudlöst läge.

• Vissa dokument bör läsas igenom före mötet, eftersom det inte kommer att finnas tid att läsa dem när mötet och diskussionen väl har börjat.

Om allt som rör organisationen av era möten utstrålar effektivitet, professionalism och produktivitet kan ni vara säkra på att deltagarna kommer att visa sig från sin bästa sida och att innehållet, beslutsfattandet och uppföljningen kommer att vara lika imponerande.

4. Skapa starkare relationer

Varje kontakt, samtal eller möte med en kund är ett tillfälle att förmedla ditt företags enastående och heroiska storhet. Nästan två tredjedelar av kunderna ser mer positivt på företag som kommunicerar direkt med dem. Men även dåligt organiserade eller improduktiva möten har betydelse. Mer än en fjärdedel av yrkesverksamma anser att dåliga möten påverkar deras kundrelationer negativt.

Påminnelser fyller flera syften. För det första, som vi diskuterade i föregående punkt, är de ett utmärkt tillfälle att visa att du har sinne för detaljer, är pålitlig och professionell. Dessutom är du, i ett företag som arbetar direkt med kunder, där för att betjäna och skapa värde för dina kunder; du bör sträva efter att göra alla deras kontakter med ditt företag så enkla och smidiga som möjligt. Påminnelser gör just det.

Du kan påminna om tid, datum och plats för mötet. Ange eventuella inloggningsuppgifter så att deltagarna har dem till hands och slipper leta igenom gamla e-postmeddelanden för att ta reda på hur de ska ansluta sig till mötet. Lägg till en sammanfattning av vad som ska diskuteras, eventuellt material som ska läsas i förväg samt de önskade resultaten av mötet. Ditt möte kommer att bli det bästa som din kund har varje vecka.

5. Möjligheter till merförsäljning

Om det inte redan står klart, så ska vi förklara det tydligt för dig: påminnelser är inte bara ett sätt att se till att deltagarna kommer i tid till mötena, utan också en extra kommunikationskanal som hjälper dig att förmedla ditt företags värderingar, tjänster och omtanke om kundernas behov. Därför är varje påminnelse en möjlighet att ge dina kunder mervärde, vilket kan leda till att de provar en annan produkt eller tjänst – eller att de förblir lojala mot ditt företag ännu längre.

Du kan kanske lägga till en länk till det senaste inlägget på företagets blogg eller en relevant branschrapport i dina påminnelser. Du kan också ta med en fallstudie om en annan kund som står inför liknande utmaningar. Du kan till och med skapa och bädda in en kort video som visar hur en kund kan dra nytta av ytterligare tjänster.

Påminnelser kan också fungera som särskiljande faktorer som hjälper dig att framstå som bättre än dina konkurrenter i kundernas ögon. Anta till exempel att din kund är extremt upptagen och har en tendens att komma för sent eller till och med utebli från era möten på grund av sitt fullspäckade schema. Du kan då skicka en SMS-påminnelse istället för den vanliga e-postpåminnelsen. SMS har en 98 % Öppningsfrekvensen är hög, och nästan alla SMS läses inom tre minuter, vilket innebär att din påminnelse har större chans att nå fram än ännu ett e-postmeddelande. Det är just denna uppmärksamhet på detaljerna som garanterat kommer att imponera på kunden.

Så ta till dig den här påminnelsen och gör den till en integrerad, genomtänkt och strategisk del av dina mötesrutiner. Du kommer att märka att dina möten blir bättre, smidigare och mer proaktiva, och att nya kunder står i kö för att få uppleva din hyllade mötes effektivitet. Dessutom kanske du till och med kommer ihåg en och annan bröllopsdag och födelsedag.

Visste du att du kan utnyttja Doodle till din fördel? Kolla in vår sida om integrationer för att ta reda på vad du kan göra.