Fördelarna med en digital kalender: Att spara tid på arbetsplatsen

Det finns en Tyska idiom; ”Allt har ett slut, bara korven har två” vilket kan översättas med ”alla har ett slut, bara korven har två”. På engelska skulle vi säga att allt har ett slut, och det gäller verkligen pappersdagböcker och kalendrar.

Under det senaste decenniet har tekniken genomgått en snabb utveckling som har förändrat vårt sätt att kommunicera och arbeta. Från smartphones till virtuella möten, den digitala världen har gjort det enklare för människor att hålla kontakten och ha ordning på saker och ting, oavsett var de befinner sig.

Och även om tekniken förändrades var det alltid lite svårare att förändra inställningarna. Så var det fram till covid-19. Nu, när fler människor än någonsin arbetar hemifrån, har inställningarna äntligen hunnit ikapp tekniken.

En av de viktigaste sakerna för distansarbete är att hålla kontakten. Med en digital kalender kan du inte bara göra det, utan du sparar också massor av tid tack vare kalenderautomatisering. Låt oss ta reda på hur.

Åtkomst varifrån som helst

Om man för 50 år sedan hade sagt till en bankir på Wall Street att han skulle kunna komma åt sin kalender varifrån som helst i världen, skulle han ha trott att man var galen. Men nu när i stort sett alla har en onlinekalender När det gäller deras e-postadress stämmer det verkligen.

För upptagna chefer innebär detta att de kan hålla kontakten med sin verksamhet oavsett vart i världen de befinner sig eller vilken enhet de har tillgång till. De kan enkelt skapa och hantera evenemang, möten och påminnelser – eller till och med låta sina assistenter sköta det från andra sidan jordklotet.

Nu med smartphones och mobilanpassade digitala kalendrar, är det enklare än någonsin för team som arbetar på distans eller för dem som alltid är på resande fot att hålla koll på sina scheman. Om du har säljare som reser runt i landet gör en onlinekalender det enkelt för dem att ansluta sig till ett möte. Det räcker med att bifoga en länk eller ett telefonnummer till mötet så kan de delta i mötet även när de är på resande fot.

Hantera ditt schema på ett enkelt sätt

Om det går att planera sin tid varifrån som helst i världen tack vare en digital kalender, så är det också enkelt att planera din egen tid. Det innebär att du kan undvika besvärliga situationer som till exempel dubbelbokning kunder.

Till skillnad från att föra anteckningar på papper ger en onlinekalender dig möjligheten att dela ditt schema direkt med andra. Genom att koppla din kalender till en ett verktyg som Doodle gör att du kan bjuda in andra till evenemang och möten med bara några få klick, vilket underlättar samordningen och samarbetet med andra.

Din kalender är kopplad till ett verktyg som Booking Page förenklar processen ännu mer. Ange bara när du är tillgänglig, och när någon vill boka tid med dig behöver du bara skicka en länk. Inget mer mejlande fram och tillbaka. Dessutom, och kanske ännu viktigare, kan dessa bokningar synkroniseras till alla dina enheter, vilket innebär att du aldrig blir överraskad av ett oväntat möte.

Integrationer

Om det finns ett råd du bör ta till dig från det här, så är det att integrera din onlinekalender med en verktyg för videokonferenser. Det kommer att göra det lättare att träffa människor, spara tid, minska stressen och öka produktiviteten.

Låt oss säga att du kopplar ihop Zoom med ditt Doodle-konto. Varje gång du skapar en Booking Page eller Group Poll och väljer att mötet ska hållas virtuellt, kommer Zoom-länken automatiskt att visas i din inbjudan. Det innebär att du slipper extra arbete – du behöver bara ange när du är tillgänglig och lägga till en länk. Du behöver inte växla mellan olika appar för att boka och delta i möten… det sparar massor av tid!

Detta är särskilt användbart för ledare och företagare. Genom att hålla koll på ditt schema, även när du är på resande fot, kan du undvika risken för utbrändhet. Eftersom du inte behöver resa till varje möte personligen får du tid över till mycket viktigare saker, som att sköta ditt företag och umgås med familjen.

Påminnelser: Missa aldrig ett möte igen!

Det kan kanske låta som en överdrift att säga att du aldrig mer kommer att missa ett möte, men genom att effektivt utnyttja påminnelser, det är inte så långt från sanningen.

Ställa in påminnelser Att använda en digital kalender kan hjälpa dig att alltid ha koll på när ett viktigt möte eller en deadline närmar sig. Dessutom kan du ställa in påminnelser om restiden om mötet är fysiskt, eller få påminnelser via e-post i förväg för att se till att alla dina gäster dyker upp.

Förutom att inte missa möten kan du hålla fokus på förberedelser inför mötet vilket kommer att bidra till att ge intressenterna ett gott intryck. Du visar därmed att du är välorganiserad, pålitlig och professionell.

Samordna scheman på några sekunder

På dagens arbetsplatser blir det allt vanligare att ens kalender är synlig för alla kollegor. För företaget är detta en stor fördel, eftersom det gör det enkelt för medarbetarna att boka in tid med sitt team.

Det hjälper också de medarbetare som har kontakt med potentiella kunder att se till att de håller försäljningsprocessen så kort som möjligt. Om en försäljningschef hanterar inkommande förfrågningar kan hen omedelbart se vem i teamet som är ledig och tilldela personen mötet.

With Doodle Booking Page, Med Hosts kan man ta hänsyn till scheman för alla som behöver delta i ett möte. Det är perfekt om man till exempel arbetar på ett teknikföretag där en specialist måste följa med en säljare.

Det är enkelt att planera återkommande möten

I de flesta digitala kalendrar gäller följande för schemaläggning återkommande möten Det är lika enkelt som att skapa en vanlig inbjudan. Ange bara om evenemanget är en engångshändelse eller ett återkommande evenemang, och om det äger rum fler än en gång, bestäm hur ofta.

Genom att schemalägga återkommande händelser på det här sättet kan du ställa in påminnelser och aviseringar. Det här är lika viktigt för engångsmöten som för flera möten Det säkerställer att deltagarna inte glömmer bort det och kan planera i förväg och förbereda sig.

Det innebär också att viktiga intressenter kan få sina blockerade kalendrar i förväg. Om du alltså är en VD som vill att dina ledande befattningshavare ska träffas varje kvartal – är det mycket mer troligt att det blir av om man har ett återkommande möte.

När vi tänker tillbaka på vårt tyska uttryck om korven kommer ett annat till oss; ”Den som vilar, rostar”, vilket betyder att den som vilar blir rostig. Håll inte fast vid din papperskalender, för det finns så många fördelar med att gå över till en digital kalender.

Det gör det möjligt för dig att arbeta på distans, boka möten och ställa in påminnelser, oavsett var du befinner dig. Du kan effektivisera din arbetsdag, nå dina mål på ett mer effektivt sätt och samarbeta nära med kollegor genom att se vem som är tillgänglig på några sekunder.