Rapporten om tidsblockering

Ta kontroll över din tid – En undersökning bland distansarbetare

För oss som har arbetat hemifrån under det senaste året har de nya utmaningarna vi har tvingats möta varit oändliga. Vissa av dem – som bakgrundsljud eller dålig uppkoppling – kan övervinnas relativt snabbt. Andra, som Zoom-trötthet eller påfrestningar på vår psykiska hälsa, kräver mer tid och ansträngning från både arbetsgivare och anställda. Enligt en Enligt en färsk rapport från Asana ökade utbrändheten med 71 procent under 2020, eftersom människor var tvungna att anpassa sig till nya arbetssätt.

I vår undersökning ”Own your Time” frågade vi 1 000 personer som arbetar på distans i USA om deras erfarenheter av att arbeta hemifrån. Här är några av resultaten:

Att ha dagar utan möten och fokusperioder är viktigt

Även om distansarbete medför många fördelar skapar det också nya problem – många av de anställda har inte behövt hantera detta tidigare. En ökning av antalet mötesinbjudningar och en känsla av att man måste delta är bara ett av dem. Detta har i sin tur lett till att många företag rapporterar en ökning av antalet anställda som drabbas av utbrändhet.

”Zoom-tröttheten” ökade exponentiellt under 2020 till följd av covid-19 och behovet av distansarbete. Den kliniska beteendeanalytikern Laura Dudley, förklarar att tillståndet beror på att våra hjärnor ”överbelastas” – vi måste kompensera för de icke-verbala signaler som vi normalt förlitar oss på när vi pratar med någon ansikte mot ansikte.

Många företag vidtar nu åtgärder för att motverka utbrändhet och hitta nya sätt att se till att de anställda mår bra och är friska.

I vår undersökning uppgav 58 procent av de tillfrågade att deras företag hade infört en mötesfri dag – en dag då inga interna eller externa möten fick bokas in. Drygt hälften av dessa (55 procent) inföll varje vecka, medan cirka 30 procent ägde rum en gång i månaden.

”No Meeting Days” är kanske inte den perfekta lösningen på utbrändhet och mötesutmattning, men det finns goda belägg för att de faktiskt hjälper.

I genomsnitt tar det 23 minuter för att komma tillbaka in i ”zonen” när du blir avbruten. Om du bara har två möten på en dag (och vi vet ju alla att det ofta är minst dubbelt så många) går över 45 minuter förlorade bara på att försöka komma tillbaka till samma produktivitetsnivå.

Facebook och Asana har som policy att inte hålla möten på onsdagar och hävdar att det har hjälpt personalen att fokusera på krävande projekt i vetskap om att de inte skulle bli avbrutna. På Doodle är vi också medvetna om hur vi kan se till att våra team utnyttjar sin tid på bästa sätt och inte blir utbrända av en massa onödiga möten. Vi granskar kontinuerligt hur många möten våra medarbetare har och om de verkligen behövs.

När det gäller att koncentrera sig visade vår undersökning att människor som arbetar på distans är betydligt mer medvetna om att boka in tid i sina kalendrar för detta. Över 80 procent av de tillfrågade uppgav att de gjorde just det.

Nästan hälften (52 procent) av de tillfrågade uppgav att de hade avsatt minst en timme för att koncentrera sig på arbetet – 65 procent av dem gjorde detta varje dag. Trots att en tredjedel av deltagarna räknade med att bli avbrutna under sin koncentrationsstid uppgav över 80 procent att de hann med mer arbete.

Även om det inte nödvändigtvis är något vi skulle ha pratat om när vi arbetade på kontoret, är koncentrationstiden – och framför allt själva bokningen av den – avgörande när man arbetar hemifrån.

Till skillnad från förr i tiden, när man gick till jobbet, satte sig vid skrivbordet och satte igång med arbetet, är man hemma omgiven av distraktioner. Det är lätt att fastna i en ond cirkel och tillbringa dagen med att tvätta eller leka med barnen när en strukturerad kontorsmiljö inte signalerar till hjärnan att det är dags att arbeta.

Det finns förstås sätt att försöka koncentrera sig, till exempel en egen arbetsplats eller att undvika sociala medier, samt att använda rätt verktyg för att utnyttja din tid på bästa sätt. Om du jobbar med försäljning kan det handla om att använda ett CRM-system som Salesforce eller Hubspot. Eller om du till exempel är en upptagen rekryterare och måste intervjua många kandidater under dagen. Doodle Bokningssida hjälper dig att effektivisera den processen, frigöra utrymme och avsätta den tid du behöver för att göra andra saker.

När det gäller att undvika utbrändhet hemma är pauser avgörande. Vår undersökning visade att 72 procent av de tillfrågade uppger att de känner sig utvilade och mindre utbrända efter att ha tagit en paus.

På frågan om hur lång tid de tar ut för sin paus svarade majoriteten (38 procent) att de tar 30 minuter, följt av 15 minuter (33 procent) och 45 minuter (15 procent). Endast 13 procent av de tillfrågade tar en timmes paus varje dag.

När man arbetar hemifrån kan det ofta hända att man känner att man måste arbeta hela tiden för att cheferna inte ska tro att man slösar bort tiden. Men, Psykologer har betonat att regelbundna pauser är viktiga för både den fysiska och den psykiska hälsan - för att inte tala om att de kan göra dig mer produktiv.

På Doodle uppmuntrar vi våra medarbetare att arbeta på det sätt som de själva tycker är produktivt. Om det till exempel innebär att ta en eller två timmar mitt på dagen för att gå ut och springa och återfå koncentrationen, så ser vi inga problem med det. Vi erbjuder också tillgång till tjänster som Headspace och uppmuntrar våra team att använda dem på sätt som hjälper dem att koppla av. Vi arbetar som ett stort team och vill att alla ska vara öppna och prata om eventuella bekymmer de har – även om de känner sig överarbetade eller utbrända.

I vår senaste rapport om mötesbranschens läge har vi undersökt hur möten kan komma att se ut i framtiden. Du kan läsa den här.