Raport dotyczący planowania czasu

Zdecyduj sam o swoim czasie – ankieta wśród osób pracujących zdalnie

Dla tych z nas, którzy przez ostatni rok pracowali z domu, nie było końca nowym wyzwaniom, z którymi musieliśmy się zmierzyć. Niektóre z nich – takie jak hałas w tle czy słaba łączność – można pokonać stosunkowo szybko. Inne, takie jak zmęczenie Zoomem czy obciążenia dla naszego zdrowia psychicznego, wymagają więcej czasu i wysiłku zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Według Według najnowszego raportu firmy Asana w 2020 roku liczba przypadków wypalenia zawodowego wzrosła o 71 procent, ponieważ ludzie musieli dostosować się do nowych sposobów pracy.

W ramach naszej ankiety „Own your Time” zapytaliśmy 1 000 osób pracujących zdalnie w Stanach Zjednoczonych o ich doświadczenia związane z pracą z domu. Oto niektóre z wyników:

Dni bez spotkań i czas na skupienie się są ważne

Chociaż praca zdalna wiąże się z wieloma korzyściami, rodzi również nowe problemy – wielu pracowników nie miało z nią wcześniej do czynienia. Wzrost liczby zaproszeń na spotkania oraz poczucie obowiązku uczestniczenia w nich to tylko jeden z nich. To z kolei sprawiło, że wiele firm odnotowuje wzrost liczby pracowników doświadczających wypalenia zawodowego.

W 2020 roku zjawisko „zmęczenia Zoomem” nasiliło się wykładniczo z powodu pandemii COVID-19 i konieczności pracy zdalnej. Analityk behawioralny Laura Dudley, wyjaśnia, że ten stan wynika z „przeciążenia” naszych mózgów – musimy bowiem nadrabiać brak sygnałów niewerbalnych, na których zazwyczaj polegamy podczas rozmowy twarzą w twarz.

Wiele firm podejmuje obecnie działania mające na celu przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu oraz poszukiwanie nowych sposobów zapewnienia pracownikom zadowolenia i dobrego samopoczucia.

W naszej ankiecie 58 procent respondentów stwierdziło, że ich firma ogłosiła „dzień bez spotkań” – dzień, w którym nie planowano żadnych spotkań wewnętrznych ani zewnętrznych. Nieco ponad połowa z nich (55 procent) odbywała się co tydzień, a około 30 procent – co miesiąc.

Dni bez spotkań mogą nie być cudownym rozwiązaniem pozwalającym wyeliminować wypalenie zawodowe i zmęczenie spotkaniami, ale istnieją solidne dowody na to, że rzeczywiście pomagają.

Średnio zajmuje to 23 minuty, żeby znów wejść w „strefę” gdy coś ci przeszkadza. Jeśli masz tylko dwa spotkania w ciągu dnia (a wszyscy wiemy, że często jest ich co najmniej dwa razy więcej), to tracisz ponad 45 minut tylko na to, by znów osiągnąć odpowiedni poziom wydajności.

Facebook i W firmie Asana obowiązuje zasada, że w środy nie odbywają się żadne spotkania i twierdzą, że pomogło to pracownikom skupić się na wymagających projektach, mając pewność, że nic ich nie przerwie. W Doodle również zwracamy uwagę na to, jak zapewnić naszym zespołom maksymalne wykorzystanie czasu i uniknąć wypalenia spowodowanego nadmiarem zbędnych spotkań. Nieustannie analizujemy, ile spotkań mają nasi pracownicy i czy są one rzeczywiście potrzebne.

Jeśli chodzi o koncentrację, z naszej ankiety wynika, że osoby pracujące zdalnie znacznie częściej pamiętają o rezerwowaniu w kalendarzach czasu na pracę wymagającą skupienia. Ponad 80 procent naszych respondentów stwierdziło, że tak właśnie robi.

Prawie połowa (52 procent) ankietowanych stwierdziła, że zarezerwowała co najmniej godzinę na skupienie się na pracy – 65 procent z nich robiło to codziennie. Mimo że jedna trzecia osób spodziewała się, że podczas tego czasu poświęconego na skupienie ktoś im przeszkodzi, ponad 80 procent respondentów stwierdziło, że udało im się wykonać więcej pracy.

Chociaż niekoniecznie byłby to temat, o którym rozmawialibyśmy, pracując w biurze, czas na skupienie – a co ważniejsze, sam fakt jego rezerwacji – ma kluczowe znaczenie podczas pracy z domu.

W przeciwieństwie do dawnych czasów, kiedy szło się do pracy, siadało przy biurku i zabierało się do roboty, w domu otaczają nas różne czynniki rozpraszające uwagę. Łatwo jest dać się wciągnąć w różne zajęcia i spędzić cały dzień na praniu lub zabawie z dziećmi, gdy uporządkowane środowisko biurowe nie sygnalizuje mózgowi, że nadszedł czas na pracę.

Oczywiście istnieją sposoby, by spróbować się skupić, takie jak wydzielone miejsce do pracy czy unikanie mediów społecznościowych, a także korzystanie z odpowiednich narzędzi, które pozwolą Ci jak najlepiej wykorzystać czas. Jeśli zajmujesz się sprzedażą, może to być system CRM, taki jak Salesforce czy Hubspot. Albo załóżmy, że jesteś zapracowanym rekruterem i musisz przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne z wieloma kandydatami w ciągu dnia. Doodle Booking Page pozwoli Ci usprawnić ten proces, zwolnić miejsce i zarezerwować czas potrzebny na inne zajęcia.

Jeśli chodzi o zapobieganie wypaleniu w domu, kluczowe znaczenie mają przerwy. Z naszej ankiety wynika, że 72 procent osób twierdzi, iż po zrobieniu przerwy czuje się wypoczętych i mniej wyczerpanych.

Na pytanie, ile czasu przeznaczają na przerwę, większość osób (38 procent) odpowiada, że 30 minut, następnie 15 minut (33 procent) i 45 minut (15 procent). Tylko 13 procent osób rezerwuje sobie codziennie godzinę na przerwę.

Często zdarza się, że osoby pracujące z domu mają wrażenie, że muszą pracować bez przerwy, aby przełożeni nie pomyśleli, że marnują czas. Jednak, Psychologowie podkreślają, że regularne przerwy są ważne zarówno dla zdrowia fizycznego, jak i psychicznego - nie wspominając już o tym, że mogą zwiększyć twoją wydajność.

W Doodle zachęcamy pracowników do pracy w sposób, który uważają za produktywny. Jeśli oznacza to na przykład poświęcenie godziny lub dwóch w środku dnia na bieg, aby odzyskać koncentrację, nie mamy nic przeciwko temu. Oferujemy również dostęp do takich aplikacji jak Headspace i zachęcamy nasze zespoły do korzystania z nich w sposób, który pomaga im się zrelaksować. Działamy jako jeden wielki zespół i chcemy, aby każdy był otwarty i mówił o wszelkich swoich obawach – w tym o tym, czy czuje się przepracowany lub wypalony.

W naszym najnowszym raporcie „State of Meetings” przeanalizowaliśmy niektóre z możliwych scenariuszy dotyczących przyszłości spotkań. Można go przeczytać tutaj.