Zalety kalendarza cyfrowego: oszczędność czasu w miejscu pracy

Istnieje Niemieckie wyrażenie idiomatyczne; „Wszystko ma swój koniec, tylko kiełbasa ma dwa” co można przetłumaczyć jako „każdy ma swój koniec, tylko kiełbasa ma dwa”. W języku angielskim powiedzielibyśmy, że wszystko kiedyś się kończy, i dotyczy to w szczególności papierowych terminarzy i kalendarzy.

W ostatniej dekadzie technologia przeszła gwałtowny rozwój, który zmienił sposób, w jaki się komunikujemy i pracujemy. Od smartfonów po spotkania wirtualne, świat cyfrowy ułatwił ludziom utrzymywanie kontaktów i organizowanie się, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

I choć technologia uległa zmianie, zmiana sposobu postrzegania zawsze była nieco trudniejsza. Tak było aż do pojawienia się COVID-19. Teraz, gdy więcej osób niż kiedykolwiek pracuje z domu, nastawienie ludzi w końcu nadążyło za technologią.

Jedną z kluczowych kwestii dla praca zdalna to utrzymywanie kontaktu. Dzięki kalendarzowi cyfrowemu nie tylko możesz to robić, ale także zaoszczędzisz mnóstwo czasu dzięki automatyzacji kalendarza. Zobaczmy, jak to działa.

Dostęp z dowolnego miejsca

Gdybyś 50 lat temu powiedział bankierowi z Wall Street, że będzie mógł uzyskać dostęp do swojego kalendarza z dowolnego miejsca na świecie, uznałby cię za szaleńca. Jednak obecnie, gdy praktycznie każdy posiada kalendarz online Jeśli chodzi o ich adres e-mail, to rzeczywiście tak jest.

Dla zapracowanych menedżerów oznacza to, że mogą pozostawać w stałym kontakcie ze swoją firmą bez względu na to, gdzie na świecie się znajdują i z jakiego urządzenia korzystają. Mogą z łatwością tworzyć i zarządzać wydarzeniami, spotkania i przypomnienia, a nawet zlecić to swoim asystentom z drugiego końca świata.

Teraz, dzięki smartfonom i kalendarze cyfrowe dostosowane do urządzeń mobilnych, zespołom pracującym zdalnie lub osobom, które są ciągle w drodze, łatwiej niż kiedykolwiek jest na bieżąco śledzić swoje harmonogramy. Jeśli masz przedstawicieli handlowych, którzy podróżują po całym kraju, kalendarz online ułatwi im dołączenie do spotkania. Wystarczy dołączyć do spotkania link lub numer telefonu, a oni będą mogli uczestniczyć w rozmowie nawet będąc w drodze.

Łatwe zarządzanie harmonogramem

Jeśli dzięki cyfrowemu kalendarzowi można koordynować swój czas z dowolnego miejsca na świecie, to równie łatwo jest samodzielnie planować swój harmonogram. Oznacza to, że można uniknąć niezręcznych sytuacji, takich jak podwójna rezerwacja klienci.

W przeciwieństwie do zapisywania wszystkiego na papierze, kalendarz internetowy pozwala na bezpośrednie udostępnianie swojego harmonogramu innym osobom. Po połączeniu kalendarza z narzędzie takie jak Doodle umożliwia zapraszanie innych osób na wydarzenia i spotkania za pomocą zaledwie kilku kliknięć, co ułatwia koordynację działań i współpracę z innymi.

Twój kalendarz połączony z narzędziem takim jak Booking Page jeszcze bardziej upraszcza ten proces. Wystarczy ustawić swoją dostępność, a gdy ktoś będzie chciał umówić się z Tobą na spotkanie, wystarczy, że wyślesz mu link. Koniec z wymianą e-maili. Co więcej – i być może najważniejsze – te rezerwacje mogą być zsynchronizowane ze wszystkimi Twoimi urządzeniami, dzięki czemu nigdy nie zaskoczy Cię nieoczekiwane spotkanie.

Integracje

Jeśli jest jedna rada, którą warto z tego wynieść, to jest to, aby zintegrować swój kalendarz internetowy z narzędzie do wideokonferencji. Dzięki temu łatwiej będzie nawiązywać kontakty, zaoszczędzić czas, zmniejszyć poziom stresu i zwiększyć wydajność.

Załóżmy, że połączysz Zoom ze swoim kontem w serwisie Doodle. Za każdym razem, gdy utworzysz Booking Page lub Group Poll i zaznacz, że spotkanie odbędzie się w trybie wirtualnym, a link do Zoom automatycznie pojawi się w zaproszeniu. Oznacza to, że nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych czynności – wystarczy, że ustawisz swoją dostępność i podasz link. Nie musisz przełączać się między różnymi aplikacjami, aby planować spotkania i do nich dołączać… to ogromna oszczędność czasu!

Jest to szczególnie przydatne dla liderów i przedsiębiorców. Dzięki temu, że zawsze masz kontrolę nad swoim harmonogramem, nawet będąc w drodze, możesz uniknąć ryzyka wypalenia zawodowego. Dzięki temu, że nie musisz osobiście jeździć na każde spotkanie, zyskasz czas na znacznie ważniejsze sprawy, takie jak prowadzenie firmy i spędzanie czasu z rodziną.

Przypomnienia: Już nigdy nie przegapisz żadnego spotkania!

Może to zabrzmieć jak przesada, gdy mówimy, że już nigdy nie przegapisz żadnego spotkania, ale dzięki skutecznemu wykorzystaniu przypomnienia, to nie jest to zbyt dalekie od prawdy.

Ustawianie przypomnień Wpisanie terminu do kalendarza cyfrowego pomoże Ci zawsze mieć na uwadze, kiedy zbliża się ważne spotkanie lub termin. Co więcej, możesz ustawić powiadomienia o czasie dojazdu, jeśli spotkanie ma charakter stacjonarny, lub zlecić wysyłanie przypomnień e-mailowych z wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że wszyscy goście się pojawią.

Oprócz tego, że nie opuszczasz spotkań, możesz skupić się na przygotowania do spotkania co pomoże wywrzeć doskonałe wrażenie na interesariuszach. Pokażesz w ten sposób, że jesteś osobą zorganizowaną, godną zaufania i profesjonalną.

Zsynchronizuj harmonogramy w kilka sekund

W dzisiejszych miejscach pracy coraz częściej zdarza się, że kalendarz danej osoby jest widoczny dla wszystkich współpracowników. Z punktu widzenia firmy jest to świetne rozwiązanie, ponieważ ułatwia pracownikom umawianie spotkań z członkami zespołu.

Pomaga to również pracownikom mającym kontakt z potencjalnymi klientami w zapewnieniu, że będą oni proces sprzedaży jak najkrótsze. Jeśli kierownik sprzedaży zajmuje się przychodzącymi zgłoszeniami, może od razu sprawdzić, który z członków jego zespołu jest wolny, i przydzielić mu to spotkanie.

Dzięki Doodle’s Booking Page, Funkcja „Hosts” pozwala uwzględnić harmonogramy wszystkich osób, które muszą uczestniczyć w spotkaniu. To świetne rozwiązanie, jeśli na przykład pracujesz w firmie technologicznej, w której sprzedawca musi mieć przy sobie specjalistę.

Organizowanie cyklicznych spotkań jest proste

W przypadku większości kalendarzy cyfrowych planowanie cykliczne spotkania jest tak proste, jak utworzenie zwykłego zaproszenia. Wystarczy określić, czy wydarzenie ma charakter jednorazowy, czy cykliczny, a jeśli ma się odbywać więcej niż raz, ustalić, jak często.

Planowanie wydarzeń cyklicznych w ten sposób pozwala na ustawianie przypomnień i powiadomień. Chociaż są one równie ważne w przypadku spotkań jednorazowych, to w przypadku szereg spotkań dzięki temu uczestnicy nie zapomną o tym i będą mogli zaplanować wszystko z wyprzedzeniem oraz się przygotować.

Oznacza to również, że ważni interesariusze mogą mieć swoje zablokowane kalendarze z wyprzedzeniem. Jeśli więc jesteś dyrektorem generalnym, który potrzebuje, aby członkowie kadry kierowniczej najwyższego szczebla spotykali się co kwartał – dzięki cyklicznym spotkaniom jest znacznie większe prawdopodobieństwo, że tak się stanie.

Kiedy przypomnimy sobie nasze niemieckie powiedzenie o kiełbasie, nasuwa się nam kolejne; „Kto odpoczywa, ten rdzewieje”, co oznacza, że kto odpoczywa, ten traci formę. Nie trzymaj się kurczowo swojego papierowego kalendarza, bo przejście na wersję cyfrową ma mnóstwo zalet.

Umożliwia to pracę zdalną, planować spotkania oraz ustawiać przypomnienia, niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz. Możesz usprawnić swój dzień pracy, skuteczniej realizować cele i ściśle współpracować z kolegami, sprawdzając ich dostępność w ciągu kilku sekund.