Co mają wspólnego cykliczne spotkania z rozwojem talentów?

Właśnie gdy kanały w Wenecji zaczęły się oczyszczać, a niebo nad Pekinem znów stało się błękitne, koronawirus spowodował nieoczekiwany powrót do lepszych czasów w miejscu pracy. Globalna pandemia spowolniła trwający od dziesięcioleci szaleństwo spotkań.

Oczywiście spotkania nie zostały całkowicie wstrzymane – Kurs akcji Zoom jasno przedstawia tę historię – jednak spotkania te stają się na ogół coraz krótsze, a w naszych harmonogramach pojawia się nieco więcej luk niż wcześniej. Dało to wgląd w sytuację, na podstawie którego firmy podejmują działania, a organizacje, które są aktywne motywowanie pracowników od organizowania mniejszej liczby spotkań, aż po firmy, które przeniosły nawet swoje coroczne konferencje do sieci, aby ograniczyć podróże i zwiększyć wydajność.

Z raportu firmy Doodle wynika, że 71 procent specjalistów Uważają, że co tydzień tracą czas na niepotrzebne lub odwołane spotkania, więc zmniejszenie liczby spotkań może przynieść same korzyści. Nie oznacza to jednak, że wszystkie spotkania są nieodpowiednie, nieproduktywne lub nieefektywne. Regularne spotkania stanowią kulturowy, strategiczny i komunikacyjny filar większości firm. Mają one również kluczowe znaczenie dla zarządzania talentami i rozwoju osobistego. Które spotkania są jednak niezbędne, a które najlepiej byłoby całkowicie zrezygnować?

Upraszczając, większość cyklicznych spotkań można zaklasyfikować do jednej z dwóch kategorii:

Regularne spotkania zespołu, działu lub projektu

Spotkania indywidualne

Regularne spotkania

Są to spotkania odbywające się co tydzień, co miesiąc lub co kwartał, które mają tendencję do kumulowania się i dość szybko zapełniają harmonogramy. Wystarczy pomyśleć o cotygodniowych spotkaniach inauguracyjnych zespołów, comiesięcznych spotkaniach stand-upowych działów, odbywających się co dwa tygodnie spotkaniach dotyczących postępów w projektach… Rozumiesz, o co chodzi.

Fakt, że spotkania te odbywają się cyklicznie, często sprawia, że są one niskiej jakości. Organizator poświęca niewiele czasu na ich przygotowanie, a lista zaproszonych osób nigdy się nie zmienia, co oznacza, że istnieje duże prawdopodobieństwo, iż tylko niewielka część treści spotkania będzie istotna dla wszystkich uczestników. Krótko mówiąc, to właśnie tego typu spotkania często psują reputację wszystkim spotkaniom. Jedna trzecia specjalistów nie są w stanie wnieść wkładu w przebieg większości spotkań, w których uczestniczą. Jednocześnie prawie połowa pracowników uważa, że spotkania te powodują zamieszanie w miejscu pracy i negatywnie wpływają na ich zdolność do wykonywania obowiązków.

Chociaż te regularne spotkania niekoniecznie dotyczą bezpośrednio rozwoju talentów, mogą one mieć negatywny wpływ na wszystko, począwszy od zaangażowanie i zadowolenie pracowników stres i rotacja pracowników – wszystkie te czynniki mogą wpływać na zdolność organizacji do skutecznego rozwijania talentów.

Mając to na uwadze, nasza Raport „State of Meetings” za II kwartał 2020 r. W raporcie przedstawiono kilka wskazówek, jak uniknąć nieefektywnych spotkań.

Zawsze wyznaczaj jasne cele.

Zawsze należy rozsyłać jasny porządek obrad.

Upewnij się, że na spotkaniu nie ma więcej osób niż to absolutnie konieczne.

Renato Profico, dyrektor generalny firmy Doodle, mówi:

„Z naszych danych wynika, że w drugim kwartale 2020 roku liczba wirtualnych spotkań grupowych wzrosła o 109 procent. Spotkania online z wykorzystaniem wideokonferencji wymagają od nas pełnej uwagi i mogą być wyczerpujące. Często wywołują one u uczestników całą gamę emocji, takich jak niepokój, stres i wyczerpanie. Dlatego uczestnictwo w mniejszej liczbie zbędnych spotkań nie tylko pomoże zapewnić większą koncentrację i skuteczność spotkań biznesowych, ale także pomoże pracownikom zwalczyć zmęczenie Zoomem, które może mieć poważny wpływ na ich produktywność i samopoczucie psychiczne.”

1:1

Ten spotkanie indywidualne, zazwyczaj między pracownikiem a jego przełożonym, stanowi najważniejsze i najbardziej skuteczne narzędzie, jakim dysponuje każda organizacja w zakresie rozwoju talentów. Ponad 90 procent pracowników w Stanach Zjednoczonych wymienia brak możliwości jasnej komunikacji lub otrzymywania konstruktywnej informacji zwrotnej jako główny powód niezadowolenia ze swojego przełożonego.

Kierownicy, którzy poświęcają czas swoim pracownikom, zazwyczaj widzą, że to się opłaca. Pracownicy, którzy spędzają dwa razy więcej czasu na indywidualnych rozmowach ze swoim przełożonym, są o 67 procent mniejsze prawdopodobieństwo aby się odłączyć.

Trzeba przyznać, że dla większości menedżerów nie jest to żadną nowością – instynktownie rozumieją oni związek między czasem poświęcanym pracownikom a ich wynikami i poziomem satysfakcji. Jednak ponad dwie trzecie menedżerów uważa, że największym wyzwaniem jest dla nich pogodzenie indywidualnych obowiązków z rolą lidera zespołu.

Zebraliśmy kilka wskazówek i trików, które nie tylko pomogą organizacjom zrozumieć i docenić wpływ spotkań indywidualnych na rozwój pracowników, ale także ułatwią menedżerom prowadzenie lepszych i bardziej produktywnych rozmów indywidualnych ze swoimi pracownikami.

1 Jeśli zarządzasz zespołem liczącym maksymalnie pięciu pracowników, organizuj cotygodniowe spotkania indywidualne. Jeśli Twój zespół jest większy, spotkania powinny odbywać się co najwyżej co dwa tygodnie.

2. Niech indywidualne spotkania staną się Twoim głównym priorytetem w każdym tygodniu. Nie odwołuj ich ani nie przekładaj na później – niezależnie od tego, czy masz ku temu powody, czy nie, wysyłasz w ten sposób pracownikom sygnał, że nie są dla Ciebie ważni. Albo organizuj indywidualne spotkania w tym samym dniu i o tej samej porze każdego tygodnia, albo pozwól pracownikom wybrać dogodny termin za pomocą aplikacji

 3. Spotkania indywidualne powinny trwać najlepiej godzinę (ale 30 minut i 45 minut też się sprawdzają). Nie próbuj ich upychać w 15 minut. Chociaż przeprowadzenie spotkania indywidualnego podczas spaceru w porze lunchu, a nawet podczas samego lunchu, jest dopuszczalne, o ile tylko nie jesteś myślami gdzie indziej.

4. Nigdy nie przystępuj do rozmowy indywidualnej z pracownikiem bez planu tego, o czym zamierzasz rozmawiać. Ustalenie porządku obrad może należeć do obowiązków przełożonego lub może być zadaniem wspólnym pracownika i przełożonego, ale to trzeba zdarzyć się.

„Sekretem udanego i efektywnego czasowo spotkania jest dobre przygotowanie. Porządek obrad nie powinien być zbyt obszerny. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że na pierwsze punkty poświęci się zbyt dużo czasu, a kolejne będą omawiane w pośpiechu” – radzi dr Sankalp Chaturvedi, profesor nadzwyczajny w dziedzinie zachowań organizacyjnych i przywództwa w Imperial College London.

5. Pozwól pracownikowi zabrać głos. Tak, to doskonała okazja do przekazania istotnych informacji, ale to spotkanie pracownika, a nie kierownika, i to pracownik powinien kierować rozmową.

6. Słuchaj, rób notatki i zadawaj pytania. Łatwo jest dać się wciągnąć w szczegóły dotyczące stanowiska i konkretnych projektów, ale niezwykle ważne jest, aby menedżerowie od czasu do czasu zadawali też te ważniejsze pytania. Jak się masz? Czy jesteś zadowolony z pracy tutaj? Czy mogę w czymś pomóc?

7. Spotkania indywidualne przyniosą lepsze efekty, jeśli skupią się na przyszłości, a nie na przeszłości – na rozwoju, doskonaleniu i możliwościach, a nie na dotychczasowych wynikach. Z tego samego powodu należy skupić się na mocnych stronach pracownika oraz na tym, jak najlepiej je wykorzystać lub jak doskonalić konkretne umiejętności, zamiast roztrząsać jego niedociągnięcia. Kierownicy powinni również podkreślać, w jaki sposób mocne strony, rozwój i postępy pracownika wpisują się w kulturę i cele firmy.

8. Zastanów się, w jaki sposób pracownicy lubią pracować, a także czym się zajmują. Czy jest jakaś pora dnia, w której mają więcej energii lub są bardziej produktywni? Czy przydałoby im się częstsze korzystanie z pracy zdalnej lub bardziej elastyczne godziny pracy?

9. Czasami jest to trudna rozmowa, ale nie wahaj się zapytać o dynamikę zespołu, relacje z innymi członkami zespołu oraz o najbardziej owocne przykłady współpracy. Po prostu unikaj pokusy, by dać się wciągnąć w plotki przy ekspresie do kawy.

10. Oto niektóre z najważniejszych pytań, jakie może zadać menedżer: Jakie są Twoje największe przeszkody? Czy istnieje jakieś powtarzające się utrudnienie, które Cię frustruje? Czy mogę Ci pomóc w przełamaniu jakiegoś impasu?

11. Nie da się uniknąć sytuacji, w których nie da się zachować niezachwianego pozytywnego nastawienia. Na przykład gdy pojawiła się skarga lub doszło do nieporozumienia z innym pracownikiem. Podczas takich spotkań menedżerowie muszą dysponować schematem postępowania w trudnych rozmowach, a pracownik powinien nadal czuć się aktywnym uczestnikiem rozmowy, a nie jak dziecko w szkole, które właśnie dostało burę.

 Proces zbierania opinii w firmie Pendleton stanowi dobry przykład tego, jak może to wyglądać:

Upewnij się, że pracownik jest otwarty na informacje zwrotne.

Poproś pracownika, aby wyjaśnił kontekst tej sytuacji.

Poproś pracownika, aby wskazał, co mu się udało.

Następnie kierownik wyjaśnia, co jego zdaniem poszło dobrze.

Zapytaj pracownika, co można by poprawić.

Następnie kierownik proponuje kilka usprawnień.

Pracownik i kierownik wspólnie opracowują plan usprawnień.

Po rozmowie indywidualnej

Jeśli ustalenie jasnego porządku obrad i przeprowadzenie udanego spotkania ma kluczowe znaczenie dla zaangażowania pracowników, to właśnie działania następcze po indywidualnej rozmowie pracownika z przełożonym sprawiają, że spotkanie to stanowi fundament procesu rozwoju talentów w każdej organizacji.

Pierwszym krokiem jest dostosowanie krótko- i długoterminowych celów pracownika oraz możliwości jego rozwoju do możliwości firmy. Zarówno przełożony, jak i pracownik powinni uzgodnić, jak postępować i co uznaje się za postęp. Temat ten należy poruszać podczas wszystkich kolejnych spotkań indywidualnych.

To często moment, w którym menedżerowie muszą powstrzymać swoje ego. Najlepsi menedżerowie potrafią rozpoznać, czego potrzebują ich pracownicy – czy to szkolenia, mentoringu, czy coachingu – zamiast sami zajmować się wszystkim.

Na koniec po każdej rozmowie indywidualnej należy sporządzić pisemne podsumowanie oraz określić kolejne kroki. Pomaga to utrwalić treść rozmowy i gwarantuje, że zarówno pracownik, jak i przełożony wywiązują się ze swoich obowiązków.

Czy to czasochłonny proces?

Jeśli brzmi to skomplikowanie i wymaga dużego nakładu pracy, to dlatego, że tak właśnie powinno być. Płace stanowią od 30 do 70 procent W większości organizacji to właśnie pracownicy stanowią największy koszt. Dlatego warto poświęcić czas na rozwój swojej kadry.

Jeśli jednak chcesz, aby korzyści były bardziej namacalne, weź pod uwagę następujące kwestie. Średnio menedżerowie poświęcają cztery tygodnie w roku w związku z ocenami wyników pracy, przez co cała pozostała działalność na miesiąc w roku praktycznie zamiera.

Jednak firmom takim jak Adobe i GE udało się z powodzeniem zrezygnować z corocznych ocen wyników, wprowadzając częstsze i traktowane priorytetowo indywidualne spotkania w ciągu całego roku. Pozwoliło to uniknąć ogromnego rocznego obciążenia pracą, a firma Adobe odnotowała w rezultacie spadek rotacji pracowników o 30 procent, podczas gdy strategia ta była część 500-procentowego wzrostu wydajności w firmie GE.

Czy wydaje Ci się, że warto poświęcić czas na indywidualne spotkania z członkami Twojego zespołu?

Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Doodle może pomóc uprościć i usprawnić spotkania indywidualne w Twojej organizacji, skontaktuj się z nami, aby umówić się na prezentację produktu.