बार-बार होने वाली बैठकों का प्रतिभा विकास से क्या लेना-देना है?

जैसे ही वेनिस की नहरें साफ होने लगी हैं और बीजिंग का आकाश फिर से नीला हो गया है, कोरोनावायरस ने कार्यस्थल पर एक बेहतर समय की अप्रत्याशित वापसी कराई है। वैश्विक महामारी ने दशकों की धीमी कर दिया है बैठक का पागलपनबिंदु

बेशक, बैठकें पूरी तरह से बंद नहीं हुई हैं – ज़ूम का स्टॉक मूल्य वह कहानी स्पष्ट रूप से बताता है – लेकिन वे आम तौर पर छोटे होते जा रहे हैं और हमारे कार्यक्रमों में पहले की तुलना में कुछ और अंतराल हैं। यह उन संगठनों से प्राप्त अंतर्दृष्टि प्रदान करता है, जिन पर कंपनियाँ कार्रवाई कर रही हैं। कर्मचारियों को सक्रिय रूप से प्रोत्साहित करना कम बैठकें आयोजित करने से लेकर, यात्रा को कम करने और दक्षता बढ़ाने के लिए अपनी वार्षिक सम्मेलनों को ऑनलाइन स्थानांतरित करने वाली कंपनियों तक।

Doodle की रिपोर्ट से पता चला कि 71 प्रतिशत पेशेवर वे मानते हैं कि वे हर हफ्ते अनावश्यक या रद्द की गई बैठकों में समय बर्बाद करते हैं, इसलिए कम बैठकें होना ही अच्छा है। लेकिन इसका यह मतलब नहीं कि सभी बैठकें अपर्याप्त, अप्रभावी या अकुशल हैं। आवर्ती बैठकें अधिकांश कंपनियों की सांस्कृतिक, रणनीतिक और संचार संबंधी रीढ़ की हड्डी का काम करती हैं। ये प्रतिभा प्रबंधन और व्यक्तिगत विकास के लिए भी महत्वपूर्ण हैं। लेकिन कौन सी बैठकें अनिवार्य हैं और किनका आयोजन पूरी तरह से न किया जाए तो बेहतर होगा?

यदि हम इसे सरल करें, तो हम अधिकांश आवर्ती बैठकों को दो श्रेणियों में से एक में रख सकते हैं:

नियमित टीम, विभाग या परियोजना बैठकें

एक-से-एक

नियमित बैठकें

ये वे बैठकें हैं जो साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक रूप से होती हैं, और जल्दी ही इकट्ठा होकर शेड्यूल जाम कर देती हैं। सोचिए साप्ताहिक टीम किक-ऑफ़, मासिक विभागीय स्टैंड-अप्स, द्विसाप्ताहिक प्रोजेक्ट अपडेट्स… आप समझ गए होंगे।

इन बैठकों के बार-बार होने का मतलब है कि ये अक्सर निम्न-गुणवत्ता वाली होती हैं। आयोजक इनकी तैयारी में बहुत कम समय लगाता है, जबकि आमंत्रितों की सूची कभी नहीं बदलती, जिससे यह संभावना अधिक होती है कि बैठक की सामग्री का बहुत कम हिस्सा सभी प्रतिभागियों के लिए प्रासंगिक हो। संक्षेप में, इन्हीं बैठकों की वजह से सभी बैठकों की छवि खराब होती है। एक तिहाई पेशेवर वे जिन अधिकांश बैठकों में शामिल होते हैं, उनमें अपना योगदान देने में असमर्थ महसूस करते हैं। साथ ही, लगभग आधे कर्मचारी मानते हैं कि ये बैठकें कार्यस्थल में भ्रम पैदा करती हैं और उनके काम करने की क्षमता को प्रभावित करती हैं।

हालांकि ये नियमित बैठकें स्पष्ट रूप से प्रतिभा विकास के बारे में नहीं होतीं, ये हर चीज़ पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकती हैं। कर्मचारी जुड़ाव और संतुष्टि तनाव और कर्मचारियों के काम से जाने की दर, ये सभी किसी संगठन की प्रतिभा को सफलतापूर्वक विकसित करने की क्षमता को प्रभावित कर सकते हैं।

इसे ध्यान में रखते हुए, हमारा Q2 2020 बैठकें की स्थिति रिपोर्ट अप्रभावी बैठकों को रोकने के लिए कुछ सुझाव देती है।

हमेशा स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करें।

हमेशा एक स्पष्ट एजेंडा भेजें।

सुनिश्चित करें कि बैठक में केवल आवश्यक लोगों को ही शामिल किया जाए।

Doodle के सीईओ, रेनाटो प्रोफिको कहते हैं:

हमारे डेटा से पता चलता है कि Q2 2020 में वर्चुअल समूह बैठकों की संख्या में 109 प्रतिशत की वृद्धि हुई। वीडियो-सक्षम ऑनलाइन बैठकें हमारे पूरे ध्यान की मांग करती हैं और थका देने वाली हो सकती हैं। अक्सर, वे प्रतिभागियों में चिंता, तनाव और थकान जैसी कई भावनाएँ जगा सकती हैं। इसलिए, कम, अनावश्यक बैठकों में भाग लेने से न केवल व्यावसायिक बैठकें अधिक केंद्रित और प्रभावी रहेंगी, बल्कि कर्मचारियों को ज़ूम थकान से निपटने में भी मदद मिलेगी, जो उनकी उत्पादकता और मानसिक स्वास्थ्य पर गंभीर प्रभाव डाल सकती है।"

एक-से-एक

द एक-से-एक बैठक, जो आमतौर पर एक कर्मचारी और उसके प्रबंधक के बीच होता है, किसी भी संगठन के प्रतिभा विकास के शस्त्रागार में सबसे महत्वपूर्ण और प्रभावशाली हथियार है। 90 प्रतिशत से अधिक अमेरिकी कर्मचारी अपने प्रबंधक के बारे में अपनी नंबर एक शिकायत के रूप में स्पष्ट रूप से संवाद करने या रचनात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने में असमर्थता का उल्लेख करते हैं।

जो प्रबंधक अपने कर्मचारियों में समय निवेश करते हैं, वे आमतौर पर इसका प्रतिफल पाते हैं। जो कर्मचारी अपने प्रबंधक के साथ एक-से-एक समय दोगुना पाते हैं, वे 67 प्रतिशत कम संभावना अलगाव में आना

निष्पक्ष रूप से कहें तो यह अधिकांश प्रबंधकों के लिए कोई नई बात नहीं है, जो स्वाभाविक रूप से अपने कर्मचारियों के साथ बिताए समय, प्रदर्शन और संतुष्टि के बीच संबंध को समझते हैं। हालांकि, दो-तिहाई से अधिक प्रबंधक पाते हैं कि व्यक्तिगत जिम्मेदारियों और एक लोगों के नेता के रूप में अपनी जिम्मेदारी के बीच संतुलन बनाना उनकी सबसे बड़ी चुनौती है।

हमने कुछ टिप्स और ट्रिक्स इकट्ठे किए हैं जो न केवल संगठनों को यह समझने और स्वीकार करने में मदद करेंगे कि एक-एक बैठकें प्रतिभा विकास पर क्या प्रभाव डालती हैं, बल्कि प्रबंधकों को अपने कर्मचारियों के साथ बेहतर और अधिक उत्पादक एक-एक बैठकें आयोजित करने में भी सहायता करेंगे।

एक यदि आप पाँच या उससे कम कर्मचारियों की टीम का प्रबंधन करते हैं, तो साप्ताहिक एक-एक बैठकें निर्धारित करें। यदि आपकी टीम इससे बड़ी है, तो ये बैठकें अधिकतम पखवाड़े में एक बार हों।

दो। हर सप्ताह एक-से-एक बैठकें अपनी सर्वोच्च प्राथमिकता बनाएं। उन्हें नियमित रूप से रद्द या स्थगित न करें – सही हो या गलत, इससे कर्मचारियों को यह संदेश जाता है कि वे आपके लिए महत्वपूर्ण नहीं हैं। या तो अपनी एक-से-एक बैठकें हर सप्ताह एक ही दिन और समय पर रखें, या कर्मचारियों को एक सुविधाजनक समय चुनने के लिए स्मार्ट

 तीनएक-से-एक बैठकें आदर्श रूप से एक घंटे की होनी चाहिए (लेकिन 30 मिनट और 45 मिनट भी ठीक रहते हैं)। इन्हें 15 मिनट में निचोड़ने की कोशिश न करें। हालांकि लंच के दौरान टहलते हुए या लंच करते हुए एक-से-एक बैठक करना स्वीकार्य है, बशर्ते आपका ध्यान कहीं और न हो।

चार। कभी भी किसी कर्मचारी के साथ एक-से-एक बैठक में बिना इस योजना के कि आप क्या चर्चा करेंगे, न जाएँ। एजेंडा तय करना या तो प्रबंधक की जिम्मेदारी हो सकती है या यह कर्मचारी और प्रबंधक के बीच साझा जिम्मेदारी हो सकती है, लेकिन यह ज़रूरी घटना।

"एक सफल और समय-कुशल बैठक का रहस्य तैयारी में निहित है। एजेंडा बहुत लंबा नहीं होना चाहिए। अन्यथा, पहले मदों पर बहुत अधिक समय खर्च हो जाने और बाद की मदों को जल्दबाजी में निपटाने का खतरा रहता है," इम्पीरियल कॉलेज लंदन में संगठनात्मक व्यवहार और नेतृत्व के एसोसिएट प्रोफेसर डॉ. संकल्प चतुर्वेदी सलाह देते हैं।

पाँचकर्मचारी को बोलने दें। हाँ, यह महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने का एक प्रमुख अवसर है, लेकिन यह बैठक कर्मचारी की है, प्रबंधक की नहीं, और कर्मचारी को ही बातचीत का नेतृत्व करना चाहिए।

छः. सुनें, नोट्स लें और प्रश्न पूछें। भूमिका और विशिष्ट परियोजनाओं के विवरणों में खो जाने का प्रलोभन होता है, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक समय-समय पर अधिक महत्वपूर्ण प्रश्न भी पूछें। आप कैसे कर रहे हैं? क्या आप यहाँ खुश हैं? क्या कोई ऐसी बात है जिसमें मैं आपकी मदद कर सकता हूँ?

सातएक-एक बैठकें अधिक सफल होंगी यदि वे अतीत की बजाय भविष्य पर ध्यान केंद्रित करें – अतीत के प्रदर्शन के बजाय विकास, उन्नति और अवसरों पर। इसी तरह, यह आवश्यक है कि कर्मचारी की ताकत कहाँ है और उस ताकत का सर्वोत्तम उपयोग या किसी विशिष्ट कौशल समूह में सुधार कैसे किया जाए, इस पर ध्यान दिया जाए, न कि कमियों पर अटकने पर। प्रबंधकों को यह भी रेखांकित करना चाहिए कि किसी कर्मचारी की ताकत, विकास और प्रगति कंपनी की संस्कृति और उद्देश्यों के साथ कैसे मेल खाती है।

आठ। कर्मचारियों को काम करने का तरीका और वे क्या करते हैं, इस पर ध्यान दें। क्या दिन का कोई ऐसा समय होता है जब वे अधिक ऊर्जावान या उत्पादक होते हैं? क्या उन्हें घर से अधिक काम करने या अधिक लचीले समय-सारिणी से लाभ हो सकता है?

नौ। कभी-कभी यह बातचीत करना मुश्किल होता है, लेकिन टीम की गतिशीलता, अन्य सदस्यों के साथ संबंध और उनके सबसे फलदायी सहयोग के बारे में पूछने से न हिचकिचाएँ। बस वाटरकूलर गपशप में शामिल होने के प्रलोभन से बचें।

दसएक प्रबंधक जो सबसे महत्वपूर्ण प्रश्न पूछ सकता है, वे हैं: आपकी सबसे बड़ी बाधाएँ क्या हैं? क्या कोई ऐसी लगातार बाधा है जो आपको परेशान करती है? क्या मैं कहीं भी आपको अटके से बाहर निकलने में मदद कर सकता हूँ?

ग्यारह। अनिवार्य रूप से ऐसे समय आएँगे जब अटूट सकारात्मकता बनाए रखना संभव नहीं होगा। उदाहरण के लिए, कोई शिकायत दर्ज की गई हो या उनका किसी अन्य कर्मचारी से टकराव हो गया हो। इन बैठकों के दौरान, प्रबंधकों के पास कठिन बातचीत के लिए एक ढांचा होना चाहिए और कर्मचारी को डांटे गए स्कूल के बच्चे की तरह नहीं, बल्कि एक सक्रिय सहभागी की तरह महसूस होना चाहिए।

 पेंडलटन की प्रतिक्रिया प्रक्रिया यह एक अच्छा उदाहरण है कि यह कैसे हो सकता है:

सुनिश्चित करें कि कर्मचारी प्रतिक्रिया के लिए खुला हो।

कर्मचारी से स्थिति के संदर्भ को समझाने के लिए कहें।

कर्मचारी से पूछें कि उन्होंने क्या अच्छा किया।

फिर प्रबंधक बताते हैं कि उनकी राय में क्या ठीक रहा।

कर्मचारी से पूछें कि क्या सुधार किया जा सकता है।

फिर प्रबंधक कुछ सुधारों का सुझाव देता है।

कर्मचारी और प्रबंधक मिलकर एक सुधार योजना बनाते हैं।

एक-से-एक के बाद

यदि स्पष्ट एजेंडा तय करना और सफल बैठक आयोजित करना कर्मचारी जुड़ाव के लिए आवश्यक है, तो कर्मचारी-प्रबंधक एक-से-एक बैठक के बाद की कार्रवाई ही इस बैठक को किसी भी संगठन की प्रतिभा विकास प्रक्रिया की आधारशिला बनाती है।

पहला कदम है कि कर्मचारी के अल्पकालिक और दीर्घकालिक लक्ष्यों तथा विकास के अवसरों को कंपनी के विकल्पों के साथ संरेखित किया जाए। प्रबंधक और कर्मचारी दोनों को यह सहमति होनी चाहिए कि आगे कैसे बढ़ना है और प्रगति क्या होगी। इस विषय को सभी आगामी एक-से-एक बैठकों में पुनः उठाया जाना चाहिए।

यह अक्सर वह समय होता है जब प्रबंधकों को अपने अहंकार की जांच करनी चाहिए। सर्वश्रेष्ठ प्रबंधक यह पहचानते हैं कि उनके कर्मचारियों को क्या चाहिए – चाहे वह शिक्षा हो, मार्गदर्शन हो या कोचिंग – और स्वयं सब कुछ प्रदान करने के बजाय उसी के अनुसार व्यवस्था करते हैं।

अंत में, सभी एक-से-एक बैठकों के बाद एक लिखित सारांश और अगले कदम तैयार किए जाने चाहिए। इससे बातचीत को मजबूत करने में मदद मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि कर्मचारी और प्रबंधक दोनों ही जवाबदेह बने रहें।

समय लेने वाली प्रक्रिया?

यदि यह जटिल और विस्तृत लगता है, तो इसलिए क्योंकि इसे ऐसा ही होना चाहिए। पेरोल खाते के लिए तीस प्रतिशत और सत्तर प्रतिशत के बीच अधिकांश संगठनों में कर्मचारियों की लागत सबसे अधिक होती है। इसलिए अपने कार्यबल में समय निवेश करना भी सार्थक है।

हालाँकि, यदि आपको लाभ अधिक ठोस रूप में चाहिए, तो निम्नलिखित बातों का ध्यान रखें। औसतन, प्रबंधक खर्च करते हैं साल में चार हफ्ते कार्य प्रदर्शन मूल्यांकनों के कारण, जो हर साल एक महीने के लिए बाकी सारे काम ठप कर देते हैं।

हालाँकि, Adobe और GE जैसी कंपनियों ने पूरे वर्ष में अधिक बार और उच्च प्राथमिकता वाले एक-से-एक बैठकों को अपनाकर उन वार्षिक प्रदर्शन समीक्षाओं को सफलतापूर्वक समाप्त कर दिया है। इससे भारी वार्षिक कार्यभार से बचाव हुआ और परिणामस्वरूप Adobe में कर्मचारी टर्नओवर 30 प्रतिशत तक घट गया, जबकि रणनीति थी उत्पादकता में 500 प्रतिशत की वृद्धि का हिस्सा जीई में

अब, क्या यह आपकी टीम के साथ एक-एक करके बैठकें करने के लिए समय निकालने लायक लगता है?

यह जानने के लिए कि Doodle आपके संगठन में एक-से-एक बैठकों को सरल और सुव्यवस्थित बनाने में कैसे मदद कर सकता है, उत्पाद प्रदर्शन के लिए संपर्क करें।