द्वितीय तिमाही 2020 में बैठकों की स्थिति रिपोर्ट

क्या आप काम पर किसी एक सप्ताह के बारे में सोच सकते हैं जब आपके कैलेंडर में कम से कम 10 बैठकें बुक नहीं थीं?

हम निश्चित रूप से नहीं कर सकते। और ज्यादातर लोग भी नहीं कर सकते। 2000 से हर साल बैठकों में बिताया गया समय 10 प्रतिशत बढ़ गया है।

हमें संगठित रहने, दूसरों के साथ सहयोग करने, समूह परियोजनाओं को पूरा करने, नए व्यवसाय जीतने, ग्राहकों को सूचित और संलग्न रखने, प्रदर्शन की रिपोर्ट करने और भी बहुत कुछ के लिए बैठकों की आवश्यकता होती है। या इसे और स्पष्ट रूप से कहें तो: व्यवसाय बैठकों के बिना संचालित और विकसित नहीं हो सकते।

लेकिन 'मीटिंग पागलपन', 'मीटिंग पागलपन', 'समय की बर्बादी' और 'उत्पादकता का कातिल' जैसे वाक्यांश हर जगह दिख रहे हैं। आप जानते हैं हम किसकी बात कर रहे हैं: वे स्पष्ट दिशा के बिना बैठकें, खराब तरीके से संगठित हैं और इनमें बहुत अधिक लोग शामिल हैं।

"एक प्रभावी बैठक चलाना केवल एक कार्य पूरा करने या एक उपकरण का उपयोग करने जितना सरल है, यह सोचने में ही कई लोग गलती कर जाते हैं। बल्कि, इसके लिए एक समग्र दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है – बैठक के आकार, अवधि, सूचना अवधि और समय जैसे कारकों पर विचार करने से लेकर, प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने, समय बचाने और अंततः टीमों, सहकर्मियों और ग्राहकों को पूरी बैठक जीवनचक्र में अधिक सहयोगपूर्वक काम करने में सक्षम बनाने के लिए सही तकनीक को लागू करने तक। - रेनाटो प्रोफिको, सीईओ, Doodle

इस सप्ताह की शुरुआत में, हमने अपनी Q2 2020 स्टेट ऑफ मीटिंग्स रिपोर्ट लॉन्च की, जो 30 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा दुनिया भर में बुक की गई मीटिंग्स (व्यावसायिक और व्यक्तिगत) के विश्लेषण पर आधारित है। Doodle 2020 की दूसरी तिमाही के दौरान। जो हमने पाया वह चौंकाने वाला है और यह संगठनों को यह तय करने में अधिक रणनीतिक, डेटा-संचालित विकल्प बनाने में मदद कर सकता है कि बैठकों को कब और कैसे निर्धारित किया जाए ताकि वे यथासंभव केंद्रित और उत्पादक हों।

यहाँ हमारी Q2 2020 स्टेट ऑफ मीटिंग्स रिपोर्ट से मीटिंग के आँकड़ों का एक पूर्वावलोकन है।

बैठकें संक्षिप्त और सरल रखें (30 मिनट से कम)

अधिकांश पेशेवरों के लिए, एक घंटे की बैठकें आमतौर पर बैठक की डिफ़ॉल्ट लंबाई के रूप में देखी और उपयोग की जाती रही हैं। लेकिन हमारे प्लेटफ़ॉर्म के डेटा के अनुसार, अब ऐसा नहीं है। Q2 2020 में, सबसे लोकप्रिय बैठक की अवधि 30 मिनट (36 प्रतिशत) थी। दूसरी ओर, एक घंटे की बैठकें कहीं कम आम थीं (20 प्रतिशत)।

हमारे प्लेटफ़ॉर्म डेटा से यह भी पता चलता है कि Q2 2020 में 15 मिनट (31 प्रतिशत) बैठक की दूसरी सबसे आम लंबाई थी। इसका कारण यह हो सकता है कि आज के संगठनों में स्टैंड-अप मीटिंग्स अधिक लोकप्रिय हो गई हैं। इस प्रकार की बैठक आमतौर पर दैनिक रूप से होती है और इसमें प्रतिभागियों को खड़े रहने के लिए कहा जाता है, ताकि वे बातों को संक्षिप्त रखें। टीमें अक्सर स्टैंड-अप मीटिंग्स का उपयोग जल्दी से जानकारी साझा करने, प्रगति की रिपोर्ट करने और उन महत्वपूर्ण बिंदुओं को उठाने के लिए करती हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है।

15 मिनट की बैठक आयोजित करने का एक और कारण, विशेष रूप से के दौरान वर्तमान कोरोनावायरस महामारीयह कर्मचारियों की भावनात्मक जरूरतों की जाँच करने के लिए हो सकता है। बैठकों को 15 मिनट तक सीमित रखने से बातचीत अधिक आरामदायक होती है और अनुत्पादक बैठकों में समय बर्बाद होने की संभावना कम हो जाती है (जो बैठक प्रतिभागियों द्वारा अक्सर की जाने वाली शिकायत है)।

हमारे डेटा से पता चलता है कि कर्मचारी पारंपरिक शेड्यूलिंग प्रथाओं (यानी बैठक की अवधि को डिफ़ॉल्ट रूप से एक घंटे के लिए निर्धारित करना) का अंधाधुंध पालन नहीं कर रहे हैं। बल्कि, वे शेड्यूलिंग मानदंडों पर सवाल उठा रहे हैं और अपने दृष्टिकोण को फिर से समायोजित कर रहे हैं – यह सब अपने समय पर नियंत्रण वापस पाने के लिए। उनके कार्य जीवन में अधिक दक्षता लाना और अपने व्यवसाय के भीतर अधिक प्रभाव डालना।

छोटे समूह अधिक प्रभावशाली चर्चाओं को जन्म देते हैं।

जैसा कि गूगल के सह-संस्थापक लैरी पेज ने एक बार कहा था: "लोगों के छोटे समूह वास्तव में बहुत बड़ा प्रभाव डाल सकते हैं।" Q2 2020 के लिए हमारे प्लेटफ़ॉर्म डेटा को देखते हुए, हमने एक ऐसा रुझान देखा जो हमारे अपने डेटा का विश्लेषण करते समय लैरी पेज के दर्शन के अनुरूप है। लगभग आधी (44 प्रतिशत) समूह बैठकें चार से सात लोगों तक ही सीमित थीं। वहीं, 24 प्रतिशत समूह बैठकें और भी छोटी थीं, जिनमें कुल चार से पांच प्रतिभागी थे।

हमारा मानना है कि बैठक आयोजकों को यह तय करते समय कि किसे बैठक में आमंत्रित करना है, चयनात्मक और रणनीतिक होना चाहिए। केवल वे लोग जिन्हें सक्रिय रूप से योगदान करने की उम्मीद है, उन्हें ही बैठक में शामिल किया जाना चाहिए। लेकिन अक्सर हम देखते हैं कि आयोजक बड़ी संख्या में लोगों को बैठक में आमंत्रित करते हैं क्योंकि वे नहीं चाहते कि लोग प्रक्रिया से वंचित महसूस करें। लेकिन वास्तव में, समूह बैठक के प्रतिभागियों का एक बड़ा हिस्सा बैठक को भरने वाले ही साबित होते हैं, वे वास्तव में प्रक्रिया में सक्रिय भूमिका नहीं निभाते और बैठक के उद्देश्य/लक्ष्यों पर कोई प्रभाव नहीं डालते।

अमेरिकी लोग बैठकों से थोड़ी ज़्यादा ही प्यार करते हैं।

जब हमने Q2 2020 के लिए अपने प्लेटफ़ॉर्म डेटा को देखा, तो हमने देखा कि कामकाजी दिन में दोपहर 12:00 बजे को छोड़कर ऐसा कोई समय नहीं है जब अमेरिकियों की मीटिंग होने की संभावना कम हो, जब (सुबह 11:00 बजे के 10 प्रतिशत से) यह थोड़ा गिरकर 9 प्रतिशत हो गई थी। लेकिन फिर एक घंटे बाद, दोपहर 1:00 बजे, बैठकों का प्रतिशत बढ़कर 13 प्रतिशत हो जाता है। यह एक स्पष्ट पैटर्न दिखाता है: अमेरिकी हमेशा बैठक कर रहे होते हैं और हमेशा काम कर रहे होते हैं।

यदि अमेरिकी अपने कार्यदिवसों में बहुत अधिक बैठकों से ओवर-शेड्यूल कर रहे हैं, तो इससे सीधे तौर पर उनका काम पूरा करने की क्षमता प्रभावित हो सकती है, बड़े परियोजनाओं में देरी हो सकती है और उनका व्यक्तिगत प्रदर्शन प्रभावित हो सकता है। नतीजतन, वे 'खोए हुए समय' की भरपाई कार्यदिवस के बाहर काम करके करने की कोशिश करते हैं। इससे वे फिर से अधिक काम के बोझ, तनाव और थकान का शिकार हो जाते हैं।

संयुक्त राज्य अमेरिका, एक राष्ट्र के रूप में, अत्यधिक काम करने की संस्कृति का पर्याय बन गया है। के अनुसार अंतर्राष्ट्रीय श्रम संगठनअमेरिकी लोग ब्रिटिश कर्मचारियों की तुलना में प्रति वर्ष 260 घंटे अधिक काम करते हैं और फ्रांसीसी कर्मचारियों की तुलना में प्रति वर्ष 499 घंटे अधिक काम करते हैं। और जबकि कम से कम 134 देशों में प्रति सप्ताह काम के घंटों की सीमा निर्धारित करने वाले कानून मौजूद हैं, संयुक्त राज्य अमेरिका में ऐसा कोई कानून नहीं है।

के अनुसार अकाउंटटेम्प्स द्वारा अध्ययन, 44 प्रतिशत अमेरिकी पेशेवर सुबह-सुबह सबसे अधिक उत्पादक होते हैं और 31 प्रतिशत देर सुबह में। अध्ययन से यह भी पता चला कि कर्मचारियों को दोपहर में बैठकें निर्धारित करने से बचना चाहिए, क्योंकि केवल 2 प्रतिशत उत्तरदाताओं ने कहा कि वे दोपहर के भोजन के समय सबसे अधिक काम करते हैं। हालांकि, हमारे प्लेटफ़ॉर्म डेटा से पता चलता है कि अमेरिकी सुबह के अपने उत्पादकता 'फ्लो' का पूरा लाभ नहीं उठा रहे हैं। विशेष रूप से, 33 प्रतिशत अमेरिकी बैठकें सुबह 7:00 बजे से 11:00 बजे के बीच बुक की गईं। याद रखें, यह वही समय अवधि है जिसे अकाउंटटेम्प्स अध्ययन ने अमेरिकी पेशेवरों के लिए सबसे अधिक उत्पादक पाया था।

जर्मन बैठकें अधिकतर दोपहर के मध्य से देर तक होती हैं।

हमारे प्लेटफ़ॉर्म डेटा को देखने पर, हमने देखा कि आधे से अधिक (57 प्रतिशत) जर्मन बैठकें दोपहर के मध्य से देर तक, यानी दोपहर 12:00 बजे से शाम 6:00 बजे के बीच निर्धारित की गई थीं। इस निष्कर्ष से एक अनुमान यह निकाला जा सकता है कि सुबह के समय को गहन एकाग्रता, महत्वपूर्ण परियोजनाओं पर ध्यान और चरम उत्पादकता के लिए माना जाता है। इसलिए, जर्मन पेशेवर अपनी कार्यदिवस के दूसरे भाग में बैठकें रखना पसंद करते हैं ताकि वे सुबह के घंटों को 'गहन' कार्य करने और दिन के बाकी समय के लिए व्यवस्थित होने में बिता सकें।

मुझे यह देखकर काफी आश्चर्य हुआ कि Q2 2020 में बुक की गई जर्मन बैठकों में से 15 प्रतिशत शनिवार और रविवार को हुईं। इसके विपरीत, सप्ताहांत की बैठकें अमेरिका (7 प्रतिशत), यूके (8 प्रतिशत), फ्रांस (10 प्रतिशत) और स्विट्जरलैंड (12 प्रतिशत) में कम आम थीं।

सप्ताहांत की बैठकों के लिए उपलब्ध रहने की यह प्रवृत्ति महंगी पड़ सकती है। एक के रूप में गैलप सर्वेक्षण हाल ही में खुलासा हुआ है कि लगभग 4.1 मिलियन जर्मन श्रमिकों ने काम से संबंधित मानसिक या भावनात्मक तनाव का अनुभव किया। एक क्वार्ट्ज़ लेखTechniker Krankenkasse के मुख्य कार्यकारी अधिकारी, जो जर्मनी के प्रमुख सार्वजनिक स्वास्थ्य बीमा प्रदाताओं में से एक है, ने यह भी पुष्टि की कि जर्मनी में 'जीवनशैली संबंधी रोग' बढ़ रहे हैं, यह तथ्य देते हुए कि TK के ग्राहक औसतन एक साल में 15 दिनों से अधिक काम से अनुपस्थित रहते हैं।

ब्रिटिश कैलेंडरों में सुबह की बैठकों की कोई जगह नहीं है।

हमारे प्लेटफ़ॉर्म डेटा के अनुसार, यूके में दोपहर के बाद के घंटे बैठक के लिए प्रमुख समय हैं। विशेष रूप से, 24 प्रतिशत बैठकें दोपहर के भोजन के बाद, दोपहर 2:00 बजे से 4:00 बजे के बीच हुईं। जब हमने दिन के उस घंटे को देखा जब सबसे अधिक बैठकें हुईं, तो दोपहर 2:00 बजे (9 प्रतिशत) सभी अन्य समयों से ऊपर शीर्ष स्थान पर रहा। यह इस तथ्य के कारण हो सकता है कि दोपहर का भोजन करने के बाद ब्रिटिश पेशेवरों में ऊर्जा और प्रेरणा की लहर आती है। और इसलिए, वे उस नई ऊर्जा का लाभ उठाकर बैठकों में भाग लेने और चर्चा किए जा रहे परियोजनाओं में अपनी मदद, अंतर्दृष्टि और मूल्य प्रदान करने के लिए अधिक इच्छुक हो सकते हैं।

अपने अमेरिकी समकक्षों की तरह, ब्रिटिश कर्मचारी अपनी अधिकांश बैठकें सप्ताह के मध्य में रखना पसंद करते हैं, जिससे सोमवार को महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें पूरा करने के लिए अधिक समय बचता है। तो, ब्रिटिश कैलेंडर में कौन से दिन बैठकें भरने की अधिक संभावना रखते हैं? हमारे प्लेटफ़ॉर्म डेटा के आधार पर, उत्तर बुधवार (20 प्रतिशत) और गुरुवार (20 प्रतिशत) दोनों है।

यह भी रोचक है कि ब्रिटिशों के लिए सप्ताहांत में बैठकें अत्यंत असामान्य हैं, केवल 5 प्रतिशत शनिवार को और 3 प्रतिशत रविवार को होती हैं। ब्रिटिश लोग अधिकांशतः अपने निजी समय की रक्षा करते हैं और अपने सप्ताहांत में कटौती करने वाली बैठकों का आयोजन या उनमें भाग लेने की संभावना बहुत कम होती है।

अधिक मीटिंग आँकड़े प्राप्त करने के लिए, Q2 2020 स्टेट ऑफ मीटिंग्स रिपोर्ट डाउनलोड करें।