Rapport om mötesläget under andra kvartalet 2020

Kan du komma på en enda arbetsvecka då du inte hade minst 10 möten inbokade i din kalender?

Det kan vi verkligen inte. Och det kan inte de flesta heller. Den tid som läggs på möten har ökat med 10 procent varje år sedan år 2000.

Vi behöver möten för att hålla ordning, samarbeta med andra, genomföra grupprojekt, få in nya affärer, hålla kunderna informerade och engagerade, redovisa resultat och mycket mer. Eller låt oss uttrycka det tydligare: företag kan inte bedriva sin verksamhet och växa utan möten.

Men uttryck som ”mötesgalenskap”, ”mötesvanvett”, ”tidsslöseri” och ”produktivitetsdödare” har dykt upp överallt. Ni vet vad vi menar: de där möten som saknar en tydlig inriktning, är dåligt organiserade och omfattar alldeles för många personer.

”Många gör misstaget att tro att det räcker med att utföra en enda uppgift eller använda ett enda verktyg för att genomföra ett effektivt möte. Det kräver snarare ett helhetsperspektiv – från att beakta faktorer som mötets storlek, längd, kallelseperiod och tidpunkt, till att implementera rätt teknik för att optimera processer, spara tid och, i slutändan, göra det möjligt för team, kollegor och kunder att samarbeta bättre under hela mötets livscykel.” - Renato Profico, VD, Doodle

Tidigare i veckan publicerade vi vår rapport ”State of Meetings” för andra kvartalet 2020, som bygger på en analys av möten (både affärsmöten och privata möten) som bokats världen över av mer än 30 miljoner användare på Doodle under andra kvartalet 2020. Våra resultat är upplysande och kan hjälpa organisationer att fatta mer strategiska, datadrivna beslut om när och hur möten ska planeras, så att de blir så fokuserade och produktiva som möjligt.

Här följer en förhandsvisning av mötesstatistiken från vår rapport ”State of Meetings” för andra kvartalet 2020.

Se till att mötena är korta och koncisa (under 30 minuter)

För de flesta yrkesverksamma har möten på en timme vanligtvis betraktats och använts som standardlängd för möten. Men enligt data från vår plattform är detta kanske inte längre fallet. Under andra kvartalet 2020 var den vanligaste möteslängden 30 minuter (36 procent). Möten på en timme var däremot betydligt mindre vanliga (20 procent).

Våra plattformsdata visar också att 15 minuter (31 procent) var den näst vanligaste möteslängden under andra kvartalet 2020. Detta kan bero på att stand-up-möten har blivit allt vanligare i dagens organisationer. Denna typ av möte hålls vanligtvis dagligen och kräver att deltagarna står upp, vilket fungerar som en påminnelse om att hålla mötet kortfattat. Team använder ofta stand-up-möten för att snabbt utbyta information, rapportera om framsteg och lyfta fram viktiga frågor som kräver uppmärksamhet.

Ett annat skäl att hålla ett 15-minutersmöte, särskilt under den pågående coronapandemin, skulle kunna vara att ta reda på hur det står till med de anställdas känslomässiga behov. Genom att begränsa mötena till 15 minuter blir samtalen mer avslappnade och risken för att slösa tid på improduktiva möten minskar (ett vanligt klagomål från mötesdeltagarna).

Våra uppgifter tyder på att medarbetarna inte blint följer traditionella rutiner för schemaläggning (t.ex. att som standard sätta möteslängden till en timme). Istället ifrågasätter de normerna för schemaläggning och anpassar sitt tillvägagångssätt – allt för att återfå kontrollen över sin tid, att göra deras arbetsliv mer effektivt och få större genomslagskraft inom sin verksamhet.

Mindre grupper leder till mer givande diskussioner

Som Googles medgrundare Larry Page en gång sa: ”Små grupper av människor kan ha en verkligen enorm inverkan.” När vi granskade våra plattformsdata för andra kvartalet 2020 märkte vi en trend som stämmer överens med Larry Pages filosofi vid analysen av våra egna data. Nästan hälften (44 procent) av gruppmötena var begränsade till fyra till sju personer. Samtidigt var 24 procent av gruppmötena ännu mindre, med totalt fyra till fem deltagare.

Vi anser att mötesarrangörer bör vara selektiva och strategiska när de beslutar vem som ska bjudas in till möten. Endast de personer som aktivt kommer att bidra bör delta i mötena. Men ofta ser vi att arrangörer bjuder in ett stort antal personer till möten eftersom de inte vill att någon ska känna sig utestängd från processen. Men i verkligheten blir en stor del av deltagarna i gruppmötena bara ”utfyllnad”, de spelar inte någon aktiv roll i processen och påverkar inte mötets syfte eller mål.

Amerikanerna älskar möten lite för mycket

När vi granskade våra plattformsdata för andra kvartalet 2020 märkte vi att det inte finns någon tidpunkt under arbetsdagen då amerikanerna är mindre benägna att ha möten, med undantag för kl. 12.00, då andelen sjönk något till 9 procent (från 10 procent kl. 11.00). Men redan en timme senare, kl. 13.00, stiger andelen möten till 13 procent. Detta visar ett tydligt mönster: amerikanerna har alltid möten och arbetar alltid.

Om amerikanerna överbelastar sina arbetsdagar med alltför många möten kan detta direkt påverka deras förmåga att få arbetet gjort, orsaka förseningar i större projekt och påverka deras individuella prestationer. Som en följd av detta är det troligt att de försöker ta igen den ”förlorade tiden” genom att arbeta utanför arbetstiden. Det leder i sin tur till att de återigen blir överarbetade, stressade och utbrända.

USA har som nation blivit synonymt med en kultur präglad av överarbete. Enligt ILO, arbetar amerikaner 260 timmar mer per år än brittiska arbetstagare och 499 timmar mer per år än franska arbetstagare. Och medan minst 134 länder har lagar som begränsar antalet arbetstimmar per vecka, finns det inga sådana lagar i USA.

Enligt en undersökning av Accounttemps, 44 procent av de amerikanska yrkesverksamma är som mest produktiva tidigt på morgonen och 31 procent senare på förmiddagen. Studien visade också att anställda bör undvika att boka möten vid middagstid, eftersom endast 2 procent av de tillfrågade uppgav att de hinner med mest arbete vid lunchtid. Våra plattformsdata visar dock att amerikanerna inte utnyttjar sitt produktiva ”flöde” på morgnarna fullt ut. Framför allt bokades 33 procent av de amerikanska mötena mellan klockan 07.00 och 11.00 på morgonen. Kom ihåg att detta är samma tidsperiod som Accounttemps-studien fann vara den mest produktiva för amerikanska yrkesverksamma.

De flesta mötena i Tyskland äger rum under senare delen av eftermiddagen

När vi granskade data från vår plattform märkte vi att över hälften (57 procent) av de tyska mötena bokades under sen eftermiddag, mellan kl. 12.00 och 18.00. En slutsats som kan dras av detta är att förmiddagen ses som en tid för djupkoncentration, fokus på viktiga projekt och maximal produktivitet. Tyska yrkesverksamma föredrar alltså att schemalägga möten under den andra halvan av arbetsdagen, så att de kan ägna förmiddagen åt ”djuparbete” och att organisera sig inför resten av dagen.

Jag blev ganska förvånad över att 15 procent av de tyska möten som bokades under andra kvartalet 2020 ägde rum på lördagar och söndagar. Däremot var helgmöten mindre vanliga i USA (7 procent), Storbritannien (8 procent), Frankrike (10 procent) och Schweiz (12 procent).

Denna benägenhet att ställa upp på möten under helgerna kan komma att kosta dyrt. Som en Gallup-undersökning Enligt en nyligen publicerad rapport har så många som 4,1 miljoner tyska arbetstagare upplevt arbetsrelaterad psykisk eller känslomässig stress. I en Artikel i Quartz, verkställande direktören för Techniker Krankenkasse, en av Tysklands ledande offentliga sjukförsäkringsgivare, bekräftade också att ”livsstilssjukdomar” ökar i Tyskland och hänvisade till att TK:s kunder i genomsnitt är borta från arbetet mer än 15 dagar per år.

Morgonmöten hör inte hemma i brittiska kalendrar

Enligt data från vår plattform är mitten av eftermiddagen en populär tidpunkt för möten i Storbritannien. Framför allt ägde 24 procent av mötena rum efter lunch, mellan kl. 14.00 och 16.00. När vi tittade på vilken tid på dagen flest möten ägde rum hamnade kl. 14.00 på första plats (9 procent) före alla andra tidpunkter under dagen. Detta kan bero på att brittiska yrkesverksamma får en energikick och ökad motivation efter lunchen. Därför är de kanske mer benägna att dra nytta av den förnyade energin för att delta i möten och bidra med sin hjälp, sina insikter och sitt värde till de projekt som diskuteras.

Precis som sina amerikanska kollegor föredrar brittiska arbetstagare att lägga större delen av sina möten mitt i veckan, vilket ger dem mer tid på måndagar att koncentrera sig och slutföra viktiga uppgifter. Vilka dagar i den brittiska kalendern är det då mest sannolikt att mötena äger rum? Enligt data från vår plattform är svaret både onsdagar (20 procent) och torsdagar (20 procent).

Det är också intressant att konstatera att möten under helgen är mycket ovanliga för britterna, då endast 5 procent äger rum på lördagar och 3 procent på söndagar. Britterna värnar i allmänhet om sin fritid och det är högst osannolikt att de skulle anordna eller delta i möten som inkräktar på deras helger.

För att få mer statistik om möten kan du ladda ner rapporten ”State of Meetings” för andra kvartalet 2020.